Vertrauen durch Compliance Management
Digitale Hinweisgebersysteme für das Subscription Business
Von Dr. Thomas Altenbach
Besonders bei Geschäftsmodellen mit wiederkehrenden Rechnungen ist Vertrauen das „A&O“. Wenn die Kundenbeziehungen einmal zerstört sind, ist es schwer, diese Bindung zu reparieren oder wiederaufzubauen.
Entscheidend ist also ein Vertrauen der Kunden, Partner, Lieferanten und deren Mitarbeiter gegenüber dem Subscription-basierten Geschäftsmodell genauso wie das Vertrauen der Mitarbeiter innerhalb des Unternehmens. Dieses so entscheidende Vertrauen kann über ein durchdachtes Compliance Management und eine entsprechende Hinweisgeber Lösung gestärkt und gefördert werden.
Gastautor: Dr. Thomas Altenbach
Gründer und CEO von LegalTegrity
Mit Compliance Management Vertrauen aufbauen
Im exponentiell wachsenden Subscription-Markt in der DACH-Region (Quelle: billwerk Subscription Industry Report) handelt es sich häufig um moderne und innovative Geschäftsmodelle. Voraussetzung für Innovation ist eine offene Kultur, eine geforderte und geförderte Kultur für Feedback und Fehler (auch bekannt als „trial and error“).
Interessanterweise zeigt die Marktentwicklung, dass es nicht mehr nur die Startups sind, die den Subscription Markt wachsen lassen. Ganz im Gegenteil: immer mehr mittelständische und große Unternehmen arbeiten an Ihren Geschäftsmodellen und adaptieren ihre Strategie mit wiederkehrenden Umsätzen. Verständlich, denn der Druck aus dem Markt, ein innovatives Unternehmen zu sein, ist enorm.
Alle Subscription Businesses haben eins gemein: sie leben von der Annahme, dass ihnen Kunden lange und nachhaltig treu bleiben. Dafür braucht es nicht nur ein gutes Produkt und starke Kundenbeziehungen, sondern auch loyale Mitarbeiter, die daran interessiert sind, dass das Unternehmen organisch wächst, sich kontinuierlich verbessert und seinen guten Ruf wahrt.
Compliance in der Krise
Besonders der deutsche Mittelstand befindet sich mittendrin, in diesem Umbruch der digitalen Transformation und der einhergehenden Herausforderungen in Prozessen und Kultur. Ein wichtiger Teil der Herausforderungen, der häufig unterschätzt wird, ist das Thema Compliance.
Gerade in Krisenzeiten (wie die aktuelle Corona-Pandemie) und Phasen der Veränderung (Digitale Transformation) müssen Unternehmen Integrität, Compliance und Transparenz fördern, um nicht nur das Risiko von rechtswidrigem Verhalten im Unternehmen zu minimieren, sondern auch das Vertrauen innerhalb des Unternehmens (wieder)herzustellen (Quelle: weforum). Sonst steigt das Haftungsrisiko der Geschäftsleitung in nicht versicherbare Sphären.
Ist der gute Ruf erst ruiniert…
Es kostet bekanntlich viel Zeit und Mühe, sich als Unternehmen einen guten Ruf aufzubauen und das Vertrauen seiner Kunden zu gewinnen und zu behalten. Jedoch den Ruf zu verlieren – das kann innerhalb von Sekunden passieren. An keinem sind die Schlagzeilen von Unternehmensskandalen vorbeigegangen, von denen man immer wieder in den Medien mitbekommt. Unternehmen wie Facebook oder VW überleben so etwas. Aber für kleine und mittelständische Unternehmen kann das das Aus bedeuten. Das gilt natürlich genauso für Subscription Businesses bzw. gerade für jene. Warren Buffet hat einmal zu Recht darauf hingewiesen: “It takes 20 years to build a reputation and five minutes to ruin it. If you think about that, you’ll do things differently.”
Hinweisgeber-Lösungen für mehr Sicherheit
Hinweisgebersysteme, das Herzstück im Compliance Management
Jedes Unternehmen hat ganz individuelle Prozesse und Themen, bei denen potenziell etwas schieflaufen kann. Je nach Branche, Zielgruppe und Geschäftsmodell können die Probleme ganz unterschiedlich aussehen. Das bringt uns zu einem ganz wichtigen Punkt: die Mitarbeiter kennen ihr Unternehmen natürlich bestens und jeder Mitarbeiter kann ein Hinweisgeber sein (auch „Whistleblower“ genannt). Was, wenn dieser Hinweis aber nicht bei der Presse, sondern erst einmal im Unternehmen landet? Dann sind Hinweisgeber „Pulsmesser im Betrieb“.
Sie wissen ganz genau, wo es gut läuft oder wo ein Unternehmen ggf. nachbessern muss. Unregelmäßigkeiten kommen durch Nutzung von Meldekanälen ans Licht und das Unternehmen kann aktiv gegensteuern, bevor ein rufschädigender Skandal in der Presse landet. (Quelle: FAZ-Artikel vom 21.02.2021) Aus diesem Grund handelt es sich beim Herzstück des Compliance Managements im Unternehmen um Hinweisgebersysteme, die Hinweisgebern anonymes Melden ermöglichen und dem Unternehmen viel Geld sparen . Hinweisgeben ist eine Chance für Unternehmen und Mitarbeiter gleichermaßen.
An dieser Stelle muss die Schleife wieder zurück zum Eingangsthema Vertrauen und Kultur gebracht werden, denn entsprechende Tools, beispielsweise digitale Hinweisgebersysteme tragen erst dann Früchte, wenn sie auch wirklich genutzt werden. Dafür muss ein jedes Unternehmen im Rahmen seines Compliance Managements das Ziel haben mit seinen Maßnahmen, aktiv zum Thema Hinweisgeben aufzuklären, Prozesse transparent zu machen und Speak-Up-Kultur zu fördern.
Erfahren Sie mehr über billwerk & starten Sie jetzt Ihr Subscription Business
Mit billwerk Subscription Management & Recurring Billing automatisieren Sie nahezu alle Geschäftsprozesse Ihres Subscription Business.
Handlungsbedarf: die EU-Hinweisgeber-Richtlinie
Unabhängig von der offensichtlichen Relevanz von digitalen Hinweisgebersystemen für den nachhaltigen Erfolg von Subscription-Businesses, besteht tatsächlich auch akuter Handlungsbedarf aufgrund der neuen EU-Hinweisgeber-Richtlinie, die für alle Unternehmen in Europa ab 50 Mitarbeiter gilt. Bis Dezember 2021 müssen alle europäischen Mitgliedsstaaten die Richtlinie in ein nationales Gesetz übersetzt haben.
Die Hinweisgeberrichtlinie verpflichtet die betroffenen Unternehmen, ihren Mitarbeitern einen anonymen Meldekanal (wie ein Compliance Management System) zur Verfügung zu stellen, über den sie schriftlich und mündlich interne Fehlverhalten melden können.
Mehr über Dr. Thomas Altenbach
Thomas ist Gründer und CEO von LegalTegrity. Neben seiner Tätigkeit für das LegalTech Startup ist Thomas Rechtsanwalt in der Wirtschaftskanzlei AC Tischendorf in Frankfurt a.M. Zuvor war er langjährig bei der Deutschen Bank AG und der Daimler AG in deren Rechts- und Compliance-Abteilungen in unterschiedlichen Leitungsfunktionen tätig. Thomas zählt als Compliance-Spezialist zu den führenden Beratern für die Themen Compliance und Unternehmenshaftung, Konzeptionierung und Einführung von Compliance-Management-Systemen, Kartellrechts-Compliance und Implementierung von Legal-Tech-Tools mit künstlicher Intelligenz.
Die Frage „Was brauchen wir eigentlich wirklich?“ hörte Thomas von vielen kleinen und mittleren Unternehmen, die unsicher waren, wie sie effizient die Compliance-Auflagen von Konzernen oder der öffentlichen Hand erfüllen können. Als Anwalt in internationalen Konzernen und Berater mittelständischer Unternehmen wurde er zu einem der gefragtesten Compliance-Spezialisten.
In zahlreichen Unternehmen konnte er persönlich erleben, wie die Einführung einer Hinweisgeber-Lösung zur Erhöhung der Transparenz und Senkung von Verstößen beitrug. Seine Kunden schätzen an ihm den Fokus auf passende, einfache und umsetzbare Lösungen.
Mehr über LegalTegrity
LegalTegrity ist die digitale Hinweisgeber-Lösung für kleine und mittelständische Unternehmen. Das Legal Tech Unternehmen mit Sitz in Frankfurt wurde vom Compliance-Profi Dr. Thomas Altenbach (CEO), der Organisationsentwicklungs-Spezialistin Pia Michel (COO) und Maraja Fistanic, MBA (CMO), Expertin für Marketing in der Rechtsbranche, gegründet. Das Software-as-a-Service-Produkt ist als Plug & Play-Lösung sofort nach der Buchung ohne aufwändige IT-Integration verfügbar und in seiner Funktionalität und Preisgestaltung auf den Mittelstand ausgerichtet. Die Anwendung zum Schutz von Hinweisgeber:innen liegt EU-DSGVO-konform und sicher in der Deutschen Telekom Cloud. Sie ist sehr benutzerfreundlich sowie mehrsprachig gestaltet und garantiert hundertprozentige Anonymität. LegalTegrity kann von jedem Gerät mit Internetzugang genutzt werden. Die SaaS-Lösung ist auch als White-Label Option verfügbar.
Hinweisgeber:innen können Unternehmen dabei unterstützen, interne Missstände aufzudecken, Risiken zu minimieren sowie Strafzahlungen und Sanktionen zu vermeiden. Sie tragen demnach nicht nur zum Schutz des Unternehmens vor finanziellen Schäden durch Compliance-Vorfälle bei, sondern beugen auch den Reputationsverlust des betroffenen Unternehmens vor.
Arbeitgeber, die LegalTegritys Softwarelösung zum Schutz von Hinweisgeber:innen nutzen, setzen damit ein Zeichen für eine von Integrität und Transparenz geprägte Arbeitskultur. Arbeitnehmer:innen müssen keine Angst mehr vor möglichen Repressionen haben, wenn sie Fehlverhalten einfach anonym online melden können. Das steigert umgekehrt für den Arbeitgeber die Chance, dass Fehlverhalten schneller und häufiger gemeldet wird und Schaden vom Unternehmen abgehalten wird. Beides macht das Unternehmen als Arbeitgeber attraktiver und sichert nachhaltigen Unternehmenserfolg.
