Debitoren-Management

Automatische Prozesse

Vom Entstehen einer Forderung bis zum Zahlungseingang – mit billwerk verläuft das Debitoren-Management automatisch. Durch die Automatisierung bleibt der Zeitraum zwischen erbrachter Leistung und Rechnungsstellung minimal. Und Zahlungseskalation und Mahnungsstufen verlaufen individuell wie Sie es festlegen

Zahlungseskalation

Richten Sie die Stufen der Zahlungseskalation zum Beispiel nach Ihrer Zielgruppe aus: Benachrichtigungen des Kunden, Einschränkung des Services oder eine Sperrung des Accounts.

Mehrstufiges Mahnwesen

billwerk listet sämtliche offene Forderungen pro Rechnung in Zahlungserinnerungen und Mahnungen auf. Wurden die fälligen Forderungen beglichen, endet die Zahlungseskalation automatisch.

Offene-Posten-Verwaltung

Erleichterung für den Jahresabschluss: billwerk verwaltet offene Posten und addiert sie automatisch, sodass sie in ruhenden Konten gebucht werden können und die Bücher komplettiert sind.

Rücklastschriften und Charge-Backs

billwerk erkennt automatisch Rücklastschriften und Kreditkarten-Chargebacks.

Reverse-Charge-Verfahren

Vereinfachung für Merchants: Nettoentgelte in Rechnung zu stellen ist für B2B-Kunden im europäischen Ausland möglich.

Automatische Benachrichtigungen

 

  • Das Zahlungsmittel eines Kunden (oder deren Autorisierung) läuft aus? Webhooks informieren Sie als Händler automatisch 30 Tage zuvor, sodass Sie proaktiv reagieren können.

 

  • In diesem Fall können Sie den Kunden beim nächsten Log-in darauf hinweisen oder ihn anderweitig informieren. Sie vermeiden eine Zahlungseskalation durch eine ungültige Kreditkarte – das Abonnement läuft ungestört weiter.

 

  • Die Zahlungseskalation von billwerk erleichtert Ihnen das Tracking überfälliger Zahlungen. Sie können zum Beispiel festlegen, nach wie vielen Tagen der Überfälligkeit Ihr System über Webhooks informiert wird.

 

  • Sie entscheiden, wie eine Zahlungseskalation verläuft, z. B. durch eigene Benachrichtigungen des Kunden, eingeschränkte/gesperrte Leistungen.

Subscription Management und Recurring Payment mit billwerk

billwerk ist die Subscription Management & Recurring Billing-Software für Ihr Subscription Business. Die intelligente Art Debitoren-Management zu automatisieren.

 

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Christian StorchHead of Software Development, EXARING AG

Wir haben mit billwerk einen verlässlichen Partner für die Verwaltung und Abrechnung unseres Subscription-Models gefunden.

GoBD Zertifiziertes Unternehmen | billwerk GmbH
ZUGFeRD Standard | billwerk GmbH
PCI DSS geprüftes Unternehmen | Unternehmen billwerk GmbH | Payment Card Industry Data Security Standard
EU DSGVO Konformität | EU DSGVO zertifiziert

Made in Germany for European Subscription Business

Mehr über Debitoren-Management

Was ist Debitoren-Management?

Debitoren-Management bezeichnet den Prozess vom Entstehen einer Forderung bis zum Zahlungseingang und bildet diesen bestenfalls automatisiert ab. Das Debitoren-Management ist damit im Rechnungswesen das Pendant zum Kreditorenmanagement. Während dieses dafür verantwortlich ist, die eigenen Verbindlichkeiten termingerecht zu begleichen, ist das Debitoren-Management dafür zuständig, dass alle Ausgangsrechnungen in der vereinbarten Abrechnungsperiode ausgeglichen werden.

Welche Aufgaben gehören zum Debitoren-Management?

  • Zielführendes Debitoren-Management startet mit Anlage und Pflege eines Kundenkontos bei der Lieferung einer Ware oder Dienstleistung.
  • Das liefernde Unternehmen geht in Vorleistung und hat – um Forderungsausfälle zu vermeiden – bestenfalls schon vorher die Kundenbonität geklärt.
  • Mit Kreditvergabe sollten geeignete Kreditkonditionen festgelegt werden, um die Kosten der Kreditvergabe unter Kontrolle zu halten.
  • Nach Lieferung eine möglichst zeitnahe Erstellung und Einbuchung von Rechnungen und Zahlungseingängen sowie die Überwachung von Fälligkeiten.
  • Bei Zahlungsverzug ein möglichst automatisierter Anstoß zum Mahnverfahren.

Wie funktioniert das Debitoren-Management ?

Im Debitoren-Management werden Debitoren angelegt, Rechnungen erfasst und versendet, die entsprechenden Forderungen überwacht und zur Not mittels Mahnwesen oder gar Inkassounternehmen eingetrieben.

Warum ist das Debitoren-Management wichtig?

  • Effektives Debitoren-Management bildet den Vorgang mit dem Kunden (Debitor) vollumfänglich ab, schafft Transparenz bei den Forderungen und sichert die Liquidität des Unternehmens.
  • Debitoren-Management zählt nicht zum Kerngeschäft und wird deshalb von Startups oder Ideen-getriebenen Unternehmern gerne vernachlässigt.
  • Funktionierendes Debitoren-Management ist aber ein essentielles Basic für Bestand und Ausbau jeglicher unternehmerischen Idee.

Was ist eine Debitorenmanagement-Software?

Eine Debitorenmanagement-Software hilft dabei, die ausstehenden Forderungen eines Unternehmens zu verwalten. Dabei automatisiert sie nicht nur den gesamten Prozess des Debitoren- und Forderungsmanagements, sondern bietet auch maximale Transparenz zu offenen Posten der Kunden. Für Abogeschäfte bedeutet die Integration einer Debitorenmanagement-Software Zeit- und Kostenersparnis auf allen Ebenen.

Welche Vorteile hat ein automatisiertes Debitoren-Management?

Sie können sich auf das Kerngeschäft konzentrieren, also das Produkt, die Dienstleistung oder die Wahrung des geschäftlichen Wettbewerbsvorteils. Das Rechnungswesen zählt in aller Regel nicht dazu, wird aber im Besonderen von Startups, Gründern und KMU gerne nebenbei intern erledigt –mit einer „Der-Kunde-wird-schon-zahlen“-Mentalität und bisweilen dramatischen Folgen.

Aber auch große Unternehmen profitieren von Debitorenmanagement-Automatisierung, denn genau dieser Bereich ist hauptverantwortlich für die eigene Liquidität. Vor allem Subscription-Unternehmen können diesen Aufwand aufgrund der Vielzahl an monatlichen Rechnungen meist nicht mit herkömmlichen Methoden leisten.

Somit ergeben sich zwei nicht zu unterschätzende Vorteile: Sinkende Personal- und Sachkosten, bei geringerer Forderungsausfallquote.

Welche Bedeutung hat Debitoren-Management für die Subscription Economy?

Die hohen Anforderungen der Subscription Economy an ein zuverlässiges Rechnungswesen bringen selbst Payment Service Provider (PSP) wie Payone oder GoCardless an ihre Grenzen.

billwerk hat deshalb eine spezielle Subscription Management und Recurring Billing Software entwickelt, die (mit integrierten Partnerlösungen) das Debitoren-Management auch bei der anspruchsvollen Abonnementverwaltung effektiv und sauber abbildet.

Ihre 7 billwerk-Vorteile auf einen Blick:

  • Zielgruppenspezifische Zahlungseskalation
  • Tracking überfälliger Zahlungen
  • Mehrstufiges Mahnwesen
  • Komplettierte Offene-Posten-Verwaltung
  • Automatisierte Rücklastschriften und Charge-Backs
  • Internationalisiertes Reverse-Charge-Verfahren
  • Automatische Webhook-Benachrichtigung

Was ist das Ziel von Debitoren-Management?

Ein effizientes Debitoren-Management sorgt dafür, dass alle Ausgangsrechnungen fristgerecht ausgeglichen werden. Einher geht damit die Verbesserung des Cashflows, die Reduktion der Forderungsausfälle, die Erhöhung der Liquidität.

Was sind die häufigsten Herausforderungen beim Debitoren-Management ?

Debitoren-Management ist eine aufwändige, meist personalintensive Arbeit. Subscription-Unternehmen können diesen Aufwand aufgrund der Vielzahl an monatlichen Rechnungen meist nicht mit herkömmlichen Methoden leisten.

Mit dem Ziel, Kosten und Aufwand deutlich zu reduzieren sowie Wachstum und Skalierbarkeit zu erzielen, hilft billwerk auch bei der Debitorenmanagement-Automatisierung alle wiederkehrenden Geschäftsprozesse zuverlässig und unter Einhaltung der regulatorischen Vorgaben der EU.

Warum Sie das Debitoren-Management automatisieren sollten?

Mit der Automatisierung wichtiger wiederkehrender Geschäftsprozesse – wie das Debitoren-Management – können Kosten und Aufwand deutlich reduziert sowie Wachstum und Skalierbarkeit erzielt werden. Mit billwerk gelingt das zuverlässig und unter Einhaltung der regulatorischen Vorgaben der EU – initial, kontinuierlich und fortlaufend.

Was ist der Unterschied zwischen Debitoren-Management und Forderungsmanagement?

Der Begriff “Debitoren-Management” wird gerne synonym mit dem Wort “Forderungsmanagement” verwendet. Während im  Forderungsmanagements die Regeln und Konditionen für Lieferantenkredite festgelegt sind, sorgt das Debitoren-Management dafür, dass Forderungen, Gutschriften und Zahlungseingänge ordnungsgemäß erfasst und auch tatsächlich realisiert werden. Debitoren-Management wie Forderungsmanagement haben damit das gleiche Ziel: Zahlungsausfälle zu vermeiden und die Liquidität des Unternehmens zu sichern.