eInvoicing-Pack für EU-Länder

Mit dem Begriff eInvoicing ist die elektronische Rechnungsstellung gemeint. Der englische Begriff „Electronic Invoicing“ meint auf Deutsch die elektronische Fakturierung.

Früher wurden Rechnungen meist ausgedruckt, in einen Briefumschlag gesteckt und an den Kunden per Post versandt. Doch von diesem Prozess haben sich bereits viele Unternehmen verabschiedet. Der frühere Workflow war sowohl zu langwierig als auch kostenintensiv. Der Trend geht stattdessen zur elektronischen Rechnungsstellung: Papier-, Druck- und Portokosten fallen bei eInvoicing überhaupt nicht erst an.

Zudem hinterfragen Unternehmen immer öfter den eigenen Ressourcenverbrauch. Papier wird vermehrt zur Mangelware. Schon allein aus Nachhaltigkeitsgründen verzichten immer mehr Unternehmen auf Briefsendungen, wenn es nicht dringend erforderlich ist.

Im Zusammenhang mit Abo-Geschäftsmodellen müssen zahlreiche Rechnungen erstellt und versandt werden. Vor allem bei Recurring Billing, also den wiederkehrenden Abrechnungen, bauen viele Unternehmen daher auf einen automatisierten Prozess. Ein Electronic Invoicing System kann dies leisten.

Bei der elektronischen Rechnungsstellung erhält der Rechnungsempfänger seine Rechnung als elektronisches Dokument. Dabei sind verschiedene Formate denkbar, beispielsweise XRechnung oder ZUGFeRD. Wichtig ist, dass es sich um eine ordnungsgemäße Rechnung handelt. Die digitale Rechnungsstellung wird in der EU vorangetrieben. Innerhalb der EU gibt es jedoch unterschiedliche rechtliche Anforderungen an eine ordnungsgemäße Rechnung.

In einigen EU-Ländern ist E-Invoicing im B2B-Bereich bereits verpflichtend. So beispielsweise in Italien oder auch Ungarn. In anderen Ländern werden entsprechende Verpflichtungen gerade eingeführt (zum Beispiel Frankreich). In Deutschland ist eInvoicing bisher nur bei der Rechnungsstellung an öffentliche Auftraggeber verpflichtend. Ansonsten können Unternehmen zwischen elektronischer Rechnungsstellung oder der Rechnung in Papierform wählen.

Bei eInvoicing wird die Rechnung im elektronischen Format übermittelt. Hierbei kommen verschiedene Verfahren infrage: Die Rechnung kann beispielsweise per E-Mail, als im Anhang übersandte Datei, durch EDI (Datenaustausch) oder als Datei zum Download in einem Kundenportal zur Verfügung gestellt werden.

Bei wiederkehrenden Abrechnungen bieten Softwarelösungen Automatisierungshilfen an. So können Rechnungen automatisch erstellt, geplant und übermittelt werden.

Wichtig dabei ist, dass der Prozess rechtskonform umgesetzt wird. Auch elektronische Rechnungen müssen den Grundsätzen ordnungsgemäßer Buchführung entsprechen. Und insbesondere steuerliche Regelungen und Datenschutzanforderungen müssen eingehalten werden. Außerdem muss die Rechnungsübermittlung sicher erfolgen.

In einigen EU-Ländern ist eInvoicing bereits verpflichtend. Unternehmen, die auch grenzüberschreitend tätig werden, müssen sich deshalb mit den verschiedenen Regelungen in der EU auseinandersetzen. Von Staat zu Staat können sich die Regelungen stark unterscheiden, beispielsweise welche Währungen, Steuersätze oder Rechnungsformate zur Anwendung kommen müssen. Das sorgt im Abrechnungsprozess entsprechend für Verunsicherung.

In Deutschland ist eInvoicing bisher nur verpflichtend, wenn es um die Rechnungsstellung an öffentliche Auftraggeber des Bundes geht. In diesem Fall muss die Rechnung in elektronischer Form gestellt werden.

Aber Achtung: Die Bundesregierung hat bereits im Koalitionsvertrag angekündigt, Umsatzsteuerbetrug stärker bekämpfen zu wollen. Deshalb soll ein elektronisches Meldesystem bundesweit einheitlich eingeführt werden, das für die Erstellung, Prüfung und Weiterleitung von Rechnungen zu verwenden ist. Hier sind also Neuregelungen zu erwarten. Unternehmen, die ihren Rechnungsstellungsprozess durch den Einsatz moderner Softwarelösungen bereits jetzt umstellen, sind bestens auf mögliche Reformen vorbereitet.

eInvoicing kommt für alle Unternehmen infrage. Wer heute die elektronische Rechnungsstellung etabliert spart Zeit, Kosten und manuellen Aufwand. Innerhalb der EU unterscheiden sich die Regelungen bisher stark. Während in einigen Ländern (wie Italien) eInvoicing bereits obligatorisch ist im B2B-Bereich, sind andere Länder gerade erst dabei, entsprechende Systeme zu etablieren.

Die Pflicht zur elektronischen Rechnungsstellung an öffentliche Auftraggeber des Bundes ist in Deutschland bereits umgesetzt. Unternehmen müssen die Rechnung elektronisch an entsprechende Rechnungseingangsplattformen übermitteln. Doch in den Bereichen B2B und B2C ist die elektronische Rechnungsstellung noch nicht zwingend. Allerdings ist damit zu rechnen, dass auch in Deutschland entsprechende Reformen angestrebt werden.

Es gibt verschiedene Formate, die in Deutschland bei eInvoicing momentan im Einsatz sind. So beispielsweise die Formate XRechnung oder auch ZUGFeRD (Abkürzung für: Zentraler User Guide des Forums elektronische Rechnung Deutschland).

Was ist der Unterschied? Bei ZUGFeRD handelt es sich um ein hybrides Format. Es besteht sowohl aus einem menschenlesbaren PDF-Teil als auch einem maschinenlesbaren XML-Teil. XRechnungen wiederum sind reine XML-Dateien.

Übrigens: International findet man häufig den Begriff „Factur-X“. So beispielsweise in Frankreich. Dieses Modell ist vergleichbar mit ZUGFeRD.

• Zeitersparnis: Elektronische Rechnungen beschleunigen den kompletten Abrechnungsprozess. So werden Umsätze zeitnah generiert und das gesamte Unternehmen gestärkt. Prozesse werden automatisiert und viele manuelle Tätigkeiten fallen komplett weg.
• Weniger Kosten: Der elektronische Rechnungsversand ist wesentlich günstiger als der Versand von Papierrechnungen. Bedenkt man beispielsweise, wie enorm die Kosten für Papier in den vergangenen Monaten gestiegen sind, so ist allein aus ressourcentechnischen Gründen der digitale Prozess günstiger und nachhaltiger.
• Analysemöglichkeiten: Elektronische Rechnungsdaten lassen sich besser auswerten. Damit behalten Unternehmen den Überblick. Es lassen sich beispielsweise für jeden Kunden in der Historie die verschiedenen Abrechnungsdaten einsehen. Unternehmen können damit ihren Kundenservice dank maximaler Transparenz erheblich optimieren.
• Verbessertes Forderungsmanagement: Moderne Softwarelösungen bieten (neben der Rechnungserstellung und dem Versand der Rechnungen) auch die Möglichkeit, offene Zahlungen zu überwachen. Mit einem automatisierten Mahnwesen können Unternehmen ihr Forderungsmanagement effizient gestalten.
• Weniger fehleranfällig und rechtskonform: In den EU-Staaten kommen beispielsweise unterschiedliche Steuersätze zur Anwendung. Hier den Überblick zu behalten, ist für Unternehmen, die international agieren, eine enorme Herausforderung. Eine gute Softwarelösung, die eInvoicing anbietet, setzt die gesetzlichen Anforderungen um. Dazu gehören beispielsweise die Regeln der DSGVO, des Umsatzsteuerrechts oder auch die GoBD. So sind Unternehmen auch rechtlich auf der sicheren Seite und werden entlastet.

Der digitale Fortschritt ist nicht aufzuhalten. Immer mehr Finanzprozesse werden digitalisiert. Gerade im Rechnungswesen haben viele Unternehmen früh erkannt, welches Potenzial eInvoicing hat. Sowohl für Rechnungsempfänger als auch Rechnungsaussteller ergeben sich durch eInvoicing Automatisierungsmöglichkeiten.

Umsatzsteuerbetrug richtet in Deutschland leider immer noch massive Schäden an. So gehen Schätzungen davon aus, dass allein bei der Umsatzsteuer jährlich Straftaten und Betrugsfälle in Milliardenhöhe vorfallen. Wenn Rechnungen zentral und über eine Meldesystem versandt werden, kann die Finanzverwaltung direkte Kontrollen durchführen. Viele EU-Länder haben deshalb bereits entsprechende Rechnungsplattformen etabliert oder führen dies gerade ein.

Momentan ist eInvoicing in Deutschland lediglich bei der Rechnungsstellung an öffentliche Auftraggeber verpflichtend. Doch in anderen EU-Ländern ist eInvoicing teilweise bereits verpflichtend (beispielsweise Italien und Ungarn). Und immer mehr Länder wollen eInvoicing vorantreiben. In Frankreich wird die elektronische Rechnungsstellung beispielsweise schrittweise verpflichtend eingeführt. Darauf müssen sich Unternehmen, die auch in Frankreich Umsätze ausführen, entsprechend einstellen.

Eine elektronische Rechnung ist einer Papierrechnung gleichgestellt. In Deutschland wurde das gesetzlich mit dem Steuervereinfachungsgesetz 2011 umgesetzt.

Bei eInvoicing muss jedoch ebenfalls sichergestellt werden, dass die umsatzsteuerrechtlichen Anforderungen an eine Rechnung erfüllt werden. Das ist sowohl für den Rechnungsaussteller von großer Bedeutung als auch für Rechnungsempfänger – vor allem im B2B-Bereich. Voraussetzung für den Vorsteuerabzug ist schließlich das Vorliegen einer ordnungsgemäßen Rechnung.

Immer mehr Unternehmen sind nicht nur in Deutschland tätig. Bei Kunden im Ausland müssen jedoch länderspezifische gesetzliche Regelungen beachtet werden. Unternehmen müssen deshalb sicherstellen, dass sie die EU-Regularien kennen und umsetzen.

Mit einer eInvoicing Software können Rechnungen elektronisch erstellt werden. Doch nicht nur das: Die Rechnung kann auch direkt verbucht und an den Kunden übermittelt werden bzw. alternativ im Kundenkonto zur Verfügung gestellt werden.

Ob ZUGFeRD, XRechnung oder andere europäische eInvoicing-Formate: Eine eInvoicing Software unterstützt die gängigen Standards und setzt die geltenden Steuerregeln zuverlässig um.

Die Handschrift des Rechnungsausstellers bleibt erkennbar: Die Rechnungen können dabei in der Regel im Corporate Design des Unternehmens erstellt werden.

Eine eInvoicing Plattform erstellt, bucht, und versendet Rechnungen. Sie ist in der Lage, die Prozesse mit verschiedenen Schnittstellen zu gestalten. So können beispielsweise Rechnungen an die Meldeplattformen der verschiedenen EU-Staaten, in denen eInvoicing bereits umfangreich im Einsatz ist, übermittelt werden.

Bei der Wahl des eInvoicing-Anbieters ist vor allem wichtig, dass dieser in der Softwarelösung die verschiedenen Regelungen zur Rechnungsstellung der verschiedenen EU-Staaten umsetzt. Die regulatorischen Vorgaben der EU sollten zuverlässig und kontinuierlich eingehalten werden. Dazu gehört, dass der eInvoicing Provider immer auf dem aktuellen Stand ist, was beispielsweise neue Entwicklungen im elektronischen Rechnungsversand angeht. Der Prozess muss auch den Grundsätzen ordnungsgemäßer Buchführung entsprechen. Aufbewahrungspflichten müssen eingehalten werden.

Zudem sollte darauf geachtet werden, dass sich die Software einfach in die eigene IT-Landschaft integrieren lässt und möglichst viele Prozesse automatisiert werden können.

Wenn ein Unternehmen eInvoicing etablieren will, stellen sich viele Fragen: Wie lässt sich das technisch umsetzen? Welche Formate werden benötigt?

Eine Softwarelösung muss die verschiedenen eInvoicing-Standards der jeweiligen EU-Länder, in denen der elektronische Rechnungsversand verpflichtend ist, erfüllen. Dabei muss die Rechnung auch an die jeweiligen Plattformen übermittelt werden.

Beim technischen Betriebsmodell kommen verschiedene Varianten infrage. Gängig sind insbesondere Public SaaS, Private SaaS oder On-Premise.

Die Bundesrepublik Deutschland soll digitaler werden. Die Ampelkoalition hat bereits in dem Koalitionsvertrag 2021 angekündigt: „Wir werden weiterhin den Umsatzsteuerbetrug bekämpfen. Dieser Weg soll in Zusammenarbeit mit den Ländern intensiviert werden. Wir werden schnellstmöglich ein elektronisches Meldesystem bundesweit einheitlich einführen, das für die Erstellung, Prüfung und Weiterleitung von Rechnungen verwendet wird.“

Was heißt das? Es ist denkbar, dass die Bundesregierung auch im B2B-Bereich eInvoicing zur Pflicht machen wird, so wie es auch bereits in anderen EU-Ländern praktiziert wird. Vor allem im Bereich der wiederkehrenden Abrechnungen wird der Automatisierungsbedarf dann umso dringlicher. Für Unternehmen hieße das, dass sie eine Software benötigen, welche die Anforderungen auch entsprechend erfüllen kann. Unternehmen, die ihre Rechnungsstellungsprozesse bereits jetzt umstellen, sind schneller in der Lage auf neue Reformen zu reagieren.