Recurring Billing

Wiederkehrende Abrechnungen

Subscription Businesses & Abo Gesch√§ftsmodelle automatisch abrechnen. Mit billwerk k√∂nnen Sie Recurring Billing-Prozesse periodisch, pro-ratiert oder verbrauchsbasiert ‚Äěmetered billing‚Äú automatisieren.

automatisch

billwerk √ľbernimmt und verbucht Zwischen- und Endabrechnungen

erfahren

Wir wissen, worauf bei der Finanzbuchhaltung in Deutschland zu achten ist.

global

Mit billwerk können Sie beliebig viele Kunden weltweit abrechnen

Automatisch abrechnen

Automatische wiederkehrende Abrechnung

billwerk rechnet automatisch f√ľr Sie ab: ob Set-up-Geb√ľhr oder Testphasen, ob Verbrauchsabrechnung, periodische Komponenten oder Add-ons.

Verbrauchsabrechnung (‚ÄúMetered Billing‚ÄĚ)

Datenvolumen, Service-Calls oder Hardwarelieferungen ‚Äď alles, was sich z√§hlen l√§sst, kann billwerk als ‚ÄěVerbrauch‚Äú abrechnen, zum Ende der laufenden Vertragsperiode oder sofort.

Pro-Ratierungen

Bei einer Vertragsperioden√§nderung, einem Upgrade oder einer sofortigen K√ľndigung √ľbernimmt billwerk automatisch die Zwischen- oder Endabrechnung bzw. die Pro-Ratierung

Rechnungen im Corporate Design stellen

billwerk erstellt wiederkehrende Rechnungen in Ihrem Corporate Design und stellt sie zuverl√§ssig zu ‚Äď per E-Mail, Postbrief oder zum Download in Ihrem Kundenportal.

Gutschriften

Manuelle Rechnung und Gutschrift

Entstehen Leistungen au√üerhalb des Abo-Vertrags, erstellen Sie Ihre Rechnungen oder Gutschriften einfach zwischendurch ‚Äď manuell oder per billwerk-API.

Automatische Gutschrift

F√ľhrt eine Abrechnung zu einem Guthaben auf Seiten des Kunden, wird automatisch eine Gutschrift erstellt.

Christian Storch | Exaring AG | waipu.tv | Case Study

‚ÄúWir haben mit billwerk einen verl√§sslichen Partner f√ľr die Verwaltung und Abrechnung unseres Subscription-Models gefunden.‚ÄĚ

Christian Storch
Head of Software Development, Exaring AG –¬† waipu.tv

Weltweit abrechnen

Steuerregeln

Sie fassen Steuers√§tze f√ľr verschiedene L√§nder in Steuerregeln zusammen, billwerk wendet sie automatisch in der Abrechnung an. Reverse-Charge-Verfahren f√ľr B2B-Kunden im EU-Ausland ist m√∂glich.

Sprachen und Währungen

Produkte und Rechnungen werden einfach in gew√ľnschte Sprachen √ľbersetzt, die Steuers√§tze automatisch eingef√ľgt. Die Preise f√ľr beliebige W√§hrungen k√∂nnen Sie festlegen

Finanzbuchhaltung

billwerk speichert sämtliche Abrechnungs- und Zahlungsdaten eines Vertragskontos. Ein Klick und sie werden mittels DATEV-Export an Ihre FiBu-Software ausgegeben. Optional: billwerk bucht auf Debitorenkonten und bildet passive Rechnungsabgrenzungsposten (PRAP).

Subscription Management & Recurring Billing mit billwerk

billwerk ist die Subscription Management & Recurring Billing-Software f√ľr Ihr Subscription Buisness. Testen Sie jetzt billwerk unverbindlich in vollem Umfang.

billwerk testen

Mehr √ľber Recurring Billing

Was ist Recurring Billing?

Recurring Billing Icon | billwerk

Man spricht von Recurring Billing wenn ein Händler bzw. Dienstleister (zusammengefasst Vendor) einem Kunden bestimmte Waren oder Dienstleistungen wiederkehrend in Rechnung stellt und diese abrechnet (vergleiche Recurring Payment bzw. Subscription Payment).

Zur Ausf√ľhrung von Recurring Billing-Ma√ünahmen ist es erforderlich, dass der Kunde dem Vendor im Voraus die Genehmigung erteilt, zuk√ľnftige wiederkehrende Geb√ľhren (Rechnungsbetr√§ge) einzuziehen (z.B. per Kreditkarte, SEPA-Lastschriftmandat oder PayPal). Dieser Vorgang wird so lange durchgef√ľhrt, bis der Kunde die Genehmigung wieder entzieht.

Dazu bietet sich jedes Produkt und jede Dienstleistung an, das/die dazu geeignet ist, regelmäßig abonniert oder gemietet zu werden. Dabei ist es irrelevant, ob die Preise/Tarifoptionen (oder eine Kombination aus beidem) gleich bleiben oder variieren.

Welche Arten von Recurring Billing gibt es?

Wiederkehrende Rechnungen treten in unterschiedlichen Arten und vielerlei Branchen auf. Zu den h√§ufigsten Formen wiederkehrender Rechnungen geh√∂ren Abonnements und Mitgliedsbeitr√§ge. Typische Beispiele sind u.a. Handy-Rechnungen, Mitgliedsbeitr√§ge f√ľr Fitnessstudios, Stromrechnungen, Zeitschriftenabonnements oder auch Software-as-a-Service, Internet-Service-Provider und viele mehr.

Was sind Vorteile von Recurring Billing f√ľr Kunden?

F√ľr Kunden bringt Abo- und Recurring Billing verschiedene Vorteile. Unter anderem h√∂here Liquidit√§t und mehr Komfort. Mehr Komfort deshalb, weil die Bestellaufgabe, sowie die Angabe der Bezahldaten und die Autorisierung zur wiederkehrenden Abrechnung lediglich einmalig erteilt werden muss. H√∂here Liquidit√§t, da sich die Kosten f√ľr ein Produkt oder eine Dienstleistung oft √ľber Monate oder gar Jahre verteilen.

Beispiel: F√ľr die Adobe Creative Suite mussten Kreative in der Vergangenheit je nach Versions-Umfang bis zu 3.500 Euro einmalig pro Lizenz bezahlen. Der Betrag wurde sofort f√§llig. F√ľr ein Versions-Update wurden nochmals bis zu 1.000 Euro f√§llig. Heute zahlen Subscriber f√ľr die Adobe Creative Cloud monatlich um die 70 Euro (840 Euro pro Jahr) pro Lizenz. Sie k√∂nnen jederzeit k√ľndigen.

Welche Vorteile hat Recurring Billing f√ľr H√§ndler und Dienstleister?

Nicht nur Kunden profitieren von Abo-Modellen, auch die Vendors gewinnen damit. Sie bekommen mehr Einblicke in das Kundenverhalten und haben die M√∂glichkeit ihre Marketing- und Sales-Aktionen anzupassen. Zudem haben Unternehmen durch Recurring Billing verl√§ssliche Umsatzstr√∂me. Anders als bei Einmal-K√§ufen k√∂nnen Unternehmen langfristig planen. Aber auch ein breiteres spezifischeres Produktsortiment ist dank wiederkehrender Rechnungen m√∂glich. So kann man Kunden automatisch Produktupdates oder Wartungsvertr√§ge anbieten und diese einfach abwickeln. Lizenzumf√§nge sind erweiterbar und die Kundenloyalit√§t steigt. Gleichzeitig sinken die Einstiegsh√ľrden: potenzielle Kunden sind eher bereit ein Produkt im Rahmen einer monatlichen Zahlung auszuprobieren, als gleich den vollen Produktumfang k√§uflich zu erwerben. Auch sind Up- und Downgrades flexibel m√∂glich, so kann das Produkt bzw. die Dienstleistung immer an die Kundenbed√ľrfnisse angepasst werden.

F√ľr wen ist Recurring Billing geeignet?

Recurring Billing als Gesch√§ftsmodell eignet sich f√ľr jedes Unternehmen, das wiederkehrende Rechnungen an seine Kunden ausstellt ‚Äď unabh√§ngig von der Gr√∂√üe. Die Digitalisierung erm√∂glicht einer Vielzahl an Branchen die Anwendung. Dazu z√§hlen etwa die SaaS Industrie, Hosting & IaaS, Digital Media, E-Publishing, E-Commerce, Health & Online und nat√ľrlich Streaming Media. Auch E-Learning-Plattformen und Smart Services profitieren.

Aber nicht nur neue, digitale Produkte oder Dienstleistungen lassen sich mit einer entsprechenden Plattform verrechnen. Auch etablierte Branchen wie die Lebensmittel- und Getr√§nkeindustrie, der Personenverkehr (mit Monats- und Jahreskarten) oder Fitnessstudios k√∂nnen die Zahlungen automatisieren und somit die eigenen betrieblichen Prozesse vereinfachen. F√ľr ein jedes Unternehmen, dass seine Ums√§tze mittels Recurring Billing erzielt, bietet sich eine Recurring Billing-Software an.

Was ist eine Recurring Billing-Software?

Eine Recurring Billing-Software ist eine Fakturierungs- und Zahlungssoftware. Sie umfasst alle notwendigen Anwendungen, um die Rechnungslegung zu automatisieren, Zahlungsverzug zu vermeiden und vor allem Prozesse seitens des Vendors wie auch des Kunden zu vereinfachen. Zudem verf√ľgt sie √ľber umfangreiche M√∂glichkeiten, diverseste KPIs √ľbersichtlich darzustellen.

Was ist eine cloudbasierte Recurring Billing-Software?

Im Gegensatz zu propriet√§ren Anwendungen speichern cloudbasierte Softwarel√∂sungen die Daten online ‚Äď jederzeit abrufbar. Insbesondere gro√üe Unternehmen mit mehreren Standorten profitieren davon, dass alle Daten in Echtzeit an jedem Ort (jeder Niederlassung) verf√ľgbar sind. Selbstverst√§ndlich sind alle Daten mittels modernsten Sicherheitsstandards vor Verlust, aber auch vor dem Zugriff unberechtigter Personen gesch√ľtzt.

Was sind die Herausforderungen bei Recurring Billing?

Wiederkehrende Zahlungen stellen Unternehmen vor gro√üe Herausforderungen, insbesondere, wenn deren Anzahl steigt. Die Flut an Daten und Informationen ist manuell kaum zu √ľberblicken. Es werden zus√§tzliche Mitarbeiter ben√∂tigt, um Prozesse abzuwickeln und alle notwendigen KPIs im Blick zu behalten. Das Abgleichen von Rechnungen und die Verwaltung offener Posten (inklusive Mahnverfahren) braucht seine Zeit. Auch die Navigation durch internationale Bankverfahren ist zeitintensiv, Zahlungsausf√§lle (etwa aufgrund ge√§nderter Adress- oder Kontodaten) und fehlerhafte Buchungen wirken sich negativ auf das Gesch√§ft aus. Daher ist es ab einer gewissen Unternehmensgr√∂√üe absolut unerl√§sslich, wiederkehrende Rechnungen mittels Software automatisiert abzuwickeln.

Wie funktioniert eine Recurring Billing-Software?

Sobald ein Kunde ein Produkt oder eine Dienstleistung abonniert hat, stellt die Recurring Billing-Software sicher, dass die wiederkehrenden Zahlungen termintreu und sicher verarbeitet werden. Dazu werden entsprechende Gateways verwendet. Sobald die Transaktion autorisiert und verarbeitet ist, kann sie an die Buchhaltung und das Berichtswesen weitergeleitet werden, um eine detailgetreue Umsatzrealisierung zu erm√∂glichen. Eine Kundenhistorie (jederzeit einsehbar) gibt Aufschluss √ľber alle Buchungen jedes einzelnen Kunden. So sind etwa offene Zahlungen, Mahnungen und andere Unregelm√§√üigkeiten einsehbar. Die Software erkennt diese automatisch und mahnt mehrstufig, ohne dass sich Mitarbeiter manuell darum k√ľmmern m√ľssen. Der Vendor hat aber die vollst√§ndige Kontrolle dar√ľber, wann Rechnungen versandt werden und welche Benachrichtigungen an Kunden gesendet werden, um eine rechtzeitige Zahlung zu gew√§hrleisten.

6 Vorteile von einer Recurring Billing-Software

Der Einsatz von Software, um wiederkehrende Rechnungen zu managen, bietet Unternehmen zahlreiche Vorteile:

  • Verbessertes Datenmanagement: Ein hochwertiges Recurring Billing-System erleichtert das Erfassen, Verwalten, Abrufen und Analysieren von Rechnungsdaten. Als zentraler Ort zum Speichern von Daten erm√∂glicht es dazu, Kundenbeziehungen flexibel zu managen. Dar√ľber hinaus erm√∂glicht es bei Bedarf die √úbertragung von Daten an andere Systeme wie MES- und ERP.
  • Mehr Transparenz: Einer der wichtigsten Vorteile von Recurring Billing-Software ist die verbesserte Sichtbarkeit interner Abl√§ufe. Anwender behalten den √úberblick und k√∂nnen relevante Informationen zielgenau anzeigen lassen.
  • Verbesserte Effizienz: Wer sich nicht mehr manuell um Rechnungen und Mahnungen k√ľmmern muss, hat mehr Zeit sich um das Kerngesch√§ft zu k√ľmmern. Vor allem in Zeiten steigender digitaler Vernetzung, erh√∂hten globalen Konkurrenzkampfes und sich stetig ver√§ndernder Kundenanforderungen ist dies von Vorteil.
  • Erh√∂hte Benutzerfreundlichkeit: Recurring Billing-Software erm√∂glicht es Unternehmen und ihren Mitarbeitern Rechnungen automatisch zu verschicken, bei Zahlungsverzug automatisiert zu mahnen und dabei stets alle Tasks im Blick zu behalten.
  • DSGVO-Konformit√§t: Datenschutz ist eines der zentralen Themen im Management von Kundendaten. Noch viel zu oft agieren Unternehmen in rechtlichen Grauzonen oder tr√ľben Gew√§ssern. Die eigenen Kompetenzen oder ein richtiger Umgang mit sensiblen Daten ist oftmals nicht klar verst√§ndlich. Recurring Billing-Software nimmt Unternehmen diese Herausforderung ab und sorgt mit gepr√ľfter Konformit√§t f√ľr Rechtssicherheit.
  • Vereinfachte Kundenakquise: Probeabonnements k√∂nnen dazu beitragen, den Bekanntheitsgrad aber auch die Ums√§tze zu steigern. Ohne eine automatisierte Recurring Billing-L√∂sung ist dies in der Praxis kaum abbildbar. Der Status eines jeden Probeabonnements muss manuell getrackt und der Zugang nach Ablauf der Probezeit beendet werden. Werden Zahlungen automatisiert fakturiert, besteht dieses Problem nicht. Falls Kunden sich im Anschluss f√ľr eine kostenpflichtige Nutzung entscheiden, erfolgen wiederkehrende Rechnungen automatisiert und ohne Aufwand der Mitarbeiter.

Welche sind die Hauptfunktionen einer Recurring Billing-Software?

Mit Funktionen wie diesen können Recurring Billing-Systeme Unternehmen helfen, viel Zeit und Geld zu sparen:

  • Rechnungsstellung: Rechnungen f√ľr wiederkehrende Zahlungen k√∂nnen alle Arten von Geb√ľhren anzeigen, einschlie√ülich anstehender oder offener Zahlungen, Zinsen oder Steuern. Dabei erzeugen Recurring Billing-Plattformen eine √ľbersichtliche Historie entlang der kompletten Customer Journey. Dar√ľber hinaus ist die Fakturierungs-Funktion in der Lage, die Erstellung, Planung und Versendung von Rechnungen zu automatisieren. Kunden haben zudem die M√∂glichkeit, √ľber ein Self-Service Portal u.a. Up- und Downgrades oder Daten√§nderungen vorzunehmen.
  • Mahnwesen: Die Funktion des Mahnwesens ist ein essenzieller Bestandteil einer Recurring Billing Software. Sie hilft dem Vendor, mit fehlgeschlagenen Zahlungen (z.B. geplatzten Schecks oder abgelehnten Kreditkarten) umzugehen. M√ľhsame und zeitaufw√§ndige Tasks wie die wiederholte Abbuchung der Zahlung und die Kommunikation mit dem Kunden werden automatisiert. Dabei sind State of the Art-Abrechnungssysteme in der Lage, automatisiert formularbasierte E-Mails zu versenden, um Kunden √ľber Zahlungsausf√§lle, Preisanpassungen aber auch n√§chste Schritte zu informieren.
  • Produktkatalog: Eine Software, die wiederkehrende Rechnungen verarbeitet, hat vor allem ein Ziel: Prozesse zu vereinfachen und Kapazit√§ten freizumachen. F√ľr jedes Produkt gibt es einen eigenen Preisplan, Zusatzleistungen, Geb√ľhren, oder W√§hrungen, was die Sache noch komplexer macht. Ein Produktkatalog hilft dabei alle Produktlinien und Pl√§ne zentral zu verwalten und neue Produkte bzw. Dienstleistungen schneller auf den Markt zu bringen.
  • Analytics & Reporting: Jedes Unternehmen √ľberwacht wichtige Kennzahlen wie zum Beispiel den (monatlichen) Umsatz, die Abwanderungsrate und die Kundenakquisitionskosten. Insbesondere Abonnementdaten erlauben aussagekr√§ftige Analysen, die sich zur Ausrichtung eines Unternehmens nutzen lassen. Ergonomische, individuell anpassbare Dashboards liefern √ľbersichtlich sowie detailliert alle notwendigen Informationen. So lassen sich Ums√§tze aus verschiedenen Blickwinkeln wie Produkt, Vertrieb, Marketing, Finanzen und Kundenbindung analysieren und entsprechende Handlungsempfehlungen ableiten.

Recurring Billing f√ľr Enterprise (und mittelst√§ndische) Unternehmen

Mit steigender Unternehmensgr√∂√üe nimmt immer die Komplexit√§t zu ‚Äď aber oftmals auch der Grad an Digitalisierung und Automatisierung. Eine Vielzahl an unterschiedlichen Softwarel√∂sungen interagiert miteinander und sorgt so daf√ľr, dass die betrieblichen Prozesse reibungslos ablaufen. ERP- und CRM-Systeme, Marketing-Automatisierung und/oder Arbeitsmanagement-Software wachsen zu einem sensiblen Konstrukt heran. Agilit√§t und Flexibilit√§t sowie Konnektivit√§t und Schnittstellenvielfalt sind entscheidend, etablierte und vor allem ausgereifte L√∂sungen notwendig. Insbesondere im Zusammenspiel mit ERP- und CRM-Systemen erm√∂glichen Recurring Billing-Solutions ihren Nutzern das eigene Potenzial auszusch√∂pfen.

Inhouse Lösungen oder Recurring Billing -Software?

Inhouse L√∂sungen bieten Recurring Billing Providern den Vorteil, dass die Kompetenzen im Unternehmen liegen und die Wege f√ľr Abstimmungen kurz sind. Die vollst√§ndige Kontrolle √ľber den Entwicklungsprozess ohne Abh√§ngigkeiten von externen Anbietern ist ebenfalls ein Argument daf√ľr, die Recurring Billing-Software inhouse zu entwickeln.

Dem stehen aber auch viele Nachteile gegen√ľber. Zum einen wird eine kontinuierliche Verbesserung schwierig, da branchenweite Erfahrungen und Vergleiche fehlen. Weiterentwicklungen sind kosten- und ressourcenintensiv, es fehlen h√§ufig die Mittel oder die Manpower, um Projekte umzusetzen oder Verbesserungen anzusto√üen. Neue Module zu entwickeln oder das eigene Business zu skalieren ist dann oftmals eine gewaltige Herausforderung. Hinzu kommen die Kosten f√ľr die Implementierung und Wartung der IT-Infrastruktur. Diese fallen auch an, wenn die Recurring Billing-Software nicht erweitert wird. Es gibt keinen Support, der bei Problemen, etwa Serverausf√§llen, schnell helfen kann oder vor Datenverlusten sch√ľtzt. Auch bieten Inhouse selten einen State-of-the-Art Standard.

Moderne Recurring Billing-Solutions √ľberzeugen vor allem durch ihren hohen Reifegrad und ein umfangreiches Funktionsangebot. Gerade in puncto Kompatibilit√§t mit anderen Softwaresystemen, Skalierbarkeit aber auch Ergonomie bieten auf dem Markt erh√§ltliche Recurring Billing-Plattformen dem Anwender mehr M√∂glichkeiten und h√∂here Standards. State of the Art-Security, robuste und performante Strukturen sowie eine kontinuierliche Weiterentwicklung ausgerichtet auf die Anforderungen des Marktes sind dabei die entscheidenden Vorteile.

Auf was sollte man bei der Auswahl von Recurring Billing-Software achten?

Eine gut integrierte Recurring Billing-Plattform verf√ľgt √ľber einen hohen Grad an Automatisierung. Sie erlaubt es Unternehmen wiederkehrende und dynamische Subscription Services zu fakturieren und abzurechnen. Ein hochwertiges Recurring Billing-System zeichnet sich durch einen konsequenten API First Ansatz aus, ist in der Lage In-App-K√§ufe mit Apple oder Google zu verarbeiten und Kundenbeziehungen in Echtzeit zu managen. Generell sollte die Software die notwendige Flexibilit√§t bieten, um unterschiedliche Zahlungsmethoden und mehrstufige Preismodelle abzubilden. Alle Daten werden dabei sicher erfasst, analysiert und kontextualisiert, um daraus eine Basis f√ľr Gesch√§ftsentscheidungen zu schaffen.

Die wichtigsten Kriterien abseits der Anwendungen sind eine intuitive Bedienoberfläche, die eine schnelle Einarbeitung und eine unkomplizierte Anwendung ermöglicht. Auch der umfassende Support seitens des Herstellers während des gesamten Produktlebenszyklus ist ein entscheidendes Kriterium bei der Auswahl einer guten Recurring Billing-Solution.

Worin unterscheiden sich Recurring Billing und Subscription Billing?

Bei Supscription Billing handelt es sich um ein Zahlungsmodell, bei dem Unternehmen nach einem bestimmten Zeitplan (z.B. einmal im Monat, einmal im Quartal, jährlich usw.) verrechnen. Subscription Payments sind also laut Definition das gleiche wie Recurring Billing und die Begriffe sind daher synonym zu verwenden.