Recurring Billing

Wiederkehrende Abrechnungen

Subscription Businesses & Abo Geschäftsmodelle automatisch abrechnen. Mit billwerk können Sie Recurring Billing-Prozesse periodisch, pro-ratiert oder verbrauchsbasiert „metered billing“ automatisieren.

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billwerk übernimmt und verbucht Zwischen- und Endabrechnungen

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Wir wissen, worauf bei der Finanzbuchhaltung in Deutschland zu achten ist.

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Mit billwerk können Sie beliebig viele Kunden weltweit abrechnen

Automatisch abrechnen

Automatische wiederkehrende Abrechnung

billwerk rechnet automatisch für Sie ab: ob Set-up-Gebühr oder Testphasen, ob Verbrauchsabrechnung, periodische Komponenten oder Add-ons.

Verbrauchsabrechnung (“Metered Billing”)

Datenvolumen, Service-Calls oder Hardwarelieferungen – alles, was sich zählen lässt, kann billwerk als „Verbrauch“ abrechnen, zum Ende der laufenden Vertragsperiode oder sofort.

Pro-Ratierungen

Bei einer Vertragsperiodenänderung, einem Upgrade oder einer sofortigen Kündigung übernimmt billwerk automatisch die Zwischen- oder Endabrechnung bzw. die Pro-Ratierung

Rechnungen im Corporate Design stellen

billwerk erstellt wiederkehrende Rechnungen in Ihrem Corporate Design und stellt sie zuverlässig zu – per E-Mail, Postbrief oder zum Download in Ihrem Kundenportal.

Gutschriften

Manuelle Rechnung und Gutschrift

Entstehen Leistungen außerhalb des Abo-Vertrags, erstellen Sie Ihre Rechnungen oder Gutschriften einfach zwischendurch – manuell oder per billwerk-API.

Automatische Gutschrift

Führt eine Abrechnung zu einem Guthaben auf Seiten des Kunden, wird automatisch eine Gutschrift erstellt.

Christian Storch | Exaring AG | waipu.tv | Case Study

“Wir haben mit billwerk einen verlässlichen Partner für die Verwaltung und Abrechnung unseres Subscription-Models gefunden.”

Christian Storch
Head of Software Development, Exaring AG –  waipu.tv

Weltweit abrechnen

Steuerregeln

Sie fassen Steuersätze für verschiedene Länder in Steuerregeln zusammen, billwerk wendet sie automatisch in der Abrechnung an. Reverse-Charge-Verfahren für B2B-Kunden im EU-Ausland ist möglich.

Sprachen und Währungen

Produkte und Rechnungen werden einfach in gewünschte Sprachen übersetzt, die Steuersätze automatisch eingefügt. Die Preise für beliebige Währungen können Sie festlegen

Finanzbuchhaltung

billwerk speichert sämtliche Abrechnungs- und Zahlungsdaten eines Vertragskontos. Ein Klick und sie werden mittels DATEV-Export an Ihre FiBu-Software ausgegeben. Optional: billwerk bucht auf Debitorenkonten und bildet passive Rechnungsabgrenzungsposten (PRAP).

Subscription Management & Recurring Billing mit billwerk

billwerk ist die Subscription Management & Recurring Billing-Software für Ihr Subscription Buisness. Testen Sie jetzt billwerk unverbindlich in vollem Umfang.

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Mehr über Recurring Billing

Was ist Recurring Billing?

Recurring Billing Icon | billwerk

Man spricht von Recurring Billing wenn ein Händler bzw. Dienstleister (zusammengefasst Vendor) einem Kunden bestimmte Waren oder Dienstleistungen wiederkehrend in Rechnung stellt und diese abrechnet (vergleiche Recurring Payment bzw. Subscription Payment).

Zur Ausführung von Recurring Billing-Maßnahmen ist es erforderlich, dass der Kunde dem Vendor im Voraus die Genehmigung erteilt, zukünftige wiederkehrende Gebühren (Rechnungsbeträge) einzuziehen (z.B. per Kreditkarte, SEPA-Lastschriftmandat oder PayPal). Dieser Vorgang wird so lange durchgeführt, bis der Kunde die Genehmigung wieder entzieht.

Dazu bietet sich jedes Produkt und jede Dienstleistung an, das/die dazu geeignet ist, regelmäßig abonniert oder gemietet zu werden. Dabei ist es irrelevant, ob die Preise/Tarifoptionen (oder eine Kombination aus beidem) gleich bleiben oder variieren.

Welche Arten von Recurring Billing gibt es?

Wiederkehrende Rechnungen treten in unterschiedlichen Arten und vielerlei Branchen auf. Zu den häufigsten Formen wiederkehrender Rechnungen gehören Abonnements und Mitgliedsbeiträge. Typische Beispiele sind u.a. Handy-Rechnungen, Mitgliedsbeiträge für Fitnessstudios, Stromrechnungen, Zeitschriftenabonnements oder auch Software-as-a-Service, Internet-Service-Provider und viele mehr.

Was sind Vorteile von Recurring Billing für Kunden?

Für Kunden bringt Abo- und Recurring Billing verschiedene Vorteile. Unter anderem höhere Liquidität und mehr Komfort. Mehr Komfort deshalb, weil die Bestellaufgabe, sowie die Angabe der Bezahldaten und die Autorisierung zur wiederkehrenden Abrechnung lediglich einmalig erteilt werden muss. Höhere Liquidität, da sich die Kosten für ein Produkt oder eine Dienstleistung oft über Monate oder gar Jahre verteilen.

Beispiel: Für die Adobe Creative Suite mussten Kreative in der Vergangenheit je nach Versions-Umfang bis zu 3.500 Euro einmalig pro Lizenz bezahlen. Der Betrag wurde sofort fällig. Für ein Versions-Update wurden nochmals bis zu 1.000 Euro fällig. Heute zahlen Subscriber für die Adobe Creative Cloud monatlich um die 70 Euro (840 Euro pro Jahr) pro Lizenz. Sie können jederzeit kündigen.

Welche Vorteile hat Recurring Billing für Händler und Dienstleister?

Nicht nur Kunden profitieren von Abo-Modellen, auch die Vendors gewinnen damit. Sie bekommen mehr Einblicke in das Kundenverhalten und haben die Möglichkeit ihre Marketing- und Sales-Aktionen anzupassen. Zudem haben Unternehmen durch Recurring Billing verlässliche Umsatzströme. Anders als bei Einmal-Käufen können Unternehmen langfristig planen. Aber auch ein breiteres spezifischeres Produktsortiment ist dank wiederkehrender Rechnungen möglich. So kann man Kunden automatisch Produktupdates oder Wartungsverträge anbieten und diese einfach abwickeln. Lizenzumfänge sind erweiterbar und die Kundenloyalität steigt. Gleichzeitig sinken die Einstiegshürden: potenzielle Kunden sind eher bereit ein Produkt im Rahmen einer monatlichen Zahlung auszuprobieren, als gleich den vollen Produktumfang käuflich zu erwerben. Auch sind Up- und Downgrades flexibel möglich, so kann das Produkt bzw. die Dienstleistung immer an die Kundenbedürfnisse angepasst werden.

Für wen ist Recurring Billing geeignet?

Recurring Billing als Geschäftsmodell eignet sich für jedes Unternehmen, das wiederkehrende Rechnungen an seine Kunden ausstellt – unabhängig von der Größe. Die Digitalisierung ermöglicht einer Vielzahl an Branchen die Anwendung. Dazu zählen etwa die SaaS Industrie, Hosting & IaaS, Digital Media, E-Publishing, E-Commerce, Health & Online und natürlich Streaming Media. Auch E-Learning-Plattformen und Smart Services profitieren.

Aber nicht nur neue, digitale Produkte oder Dienstleistungen lassen sich mit einer entsprechenden Plattform verrechnen. Auch etablierte Branchen wie die Lebensmittel- und Getränkeindustrie, der Personenverkehr (mit Monats- und Jahreskarten) oder Fitnessstudios können die Zahlungen automatisieren und somit die eigenen betrieblichen Prozesse vereinfachen. Für ein jedes Unternehmen, dass seine Umsätze mittels Recurring Billing erzielt, bietet sich eine Recurring Billing-Software an.

Was ist eine Recurring Billing-Software?

Eine Recurring Billing-Software ist eine Fakturierungs- und Zahlungssoftware. Sie umfasst alle notwendigen Anwendungen, um die Rechnungslegung zu automatisieren, Zahlungsverzug zu vermeiden und vor allem Prozesse seitens des Vendors wie auch des Kunden zu vereinfachen. Zudem verfügt sie über umfangreiche Möglichkeiten, diverseste KPIs übersichtlich darzustellen.

Was ist eine cloudbasierte Recurring Billing-Software?

Im Gegensatz zu proprietären Anwendungen speichern cloudbasierte Softwarelösungen die Daten online – jederzeit abrufbar. Insbesondere große Unternehmen mit mehreren Standorten profitieren davon, dass alle Daten in Echtzeit an jedem Ort (jeder Niederlassung) verfügbar sind. Selbstverständlich sind alle Daten mittels modernsten Sicherheitsstandards vor Verlust, aber auch vor dem Zugriff unberechtigter Personen geschützt.

Was sind die Herausforderungen bei Recurring Billing?

Wiederkehrende Zahlungen stellen Unternehmen vor große Herausforderungen, insbesondere, wenn deren Anzahl steigt. Die Flut an Daten und Informationen ist manuell kaum zu überblicken. Es werden zusätzliche Mitarbeiter benötigt, um Prozesse abzuwickeln und alle notwendigen KPIs im Blick zu behalten. Das Abgleichen von Rechnungen und die Verwaltung offener Posten (inklusive Mahnverfahren) braucht seine Zeit. Auch die Navigation durch internationale Bankverfahren ist zeitintensiv, Zahlungsausfälle (etwa aufgrund geänderter Adress- oder Kontodaten) und fehlerhafte Buchungen wirken sich negativ auf das Geschäft aus. Daher ist es ab einer gewissen Unternehmensgröße absolut unerlässlich, wiederkehrende Rechnungen mittels Software automatisiert abzuwickeln.

Wie funktioniert eine Recurring Billing-Software?

Sobald ein Kunde ein Produkt oder eine Dienstleistung abonniert hat, stellt die Recurring Billing-Software sicher, dass die wiederkehrenden Zahlungen termintreu und sicher verarbeitet werden. Dazu werden entsprechende Gateways verwendet. Sobald die Transaktion autorisiert und verarbeitet ist, kann sie an die Buchhaltung und das Berichtswesen weitergeleitet werden, um eine detailgetreue Umsatzrealisierung zu ermöglichen. Eine Kundenhistorie (jederzeit einsehbar) gibt Aufschluss über alle Buchungen jedes einzelnen Kunden. So sind etwa offene Zahlungen, Mahnungen und andere Unregelmäßigkeiten einsehbar. Die Software erkennt diese automatisch und mahnt mehrstufig, ohne dass sich Mitarbeiter manuell darum kümmern müssen. Der Vendor hat aber die vollständige Kontrolle darüber, wann Rechnungen versandt werden und welche Benachrichtigungen an Kunden gesendet werden, um eine rechtzeitige Zahlung zu gewährleisten.

6 Vorteile von einer Recurring Billing-Software

Der Einsatz von Software, um wiederkehrende Rechnungen zu managen, bietet Unternehmen zahlreiche Vorteile:

  • Verbessertes Datenmanagement: Ein hochwertiges Recurring Billing-System erleichtert das Erfassen, Verwalten, Abrufen und Analysieren von Rechnungsdaten. Als zentraler Ort zum Speichern von Daten ermöglicht es dazu, Kundenbeziehungen flexibel zu managen. Darüber hinaus ermöglicht es bei Bedarf die Übertragung von Daten an andere Systeme wie MES- und ERP.
  • Mehr Transparenz: Einer der wichtigsten Vorteile von Recurring Billing-Software ist die verbesserte Sichtbarkeit interner Abläufe. Anwender behalten den Überblick und können relevante Informationen zielgenau anzeigen lassen.
  • Verbesserte Effizienz: Wer sich nicht mehr manuell um Rechnungen und Mahnungen kümmern muss, hat mehr Zeit sich um das Kerngeschäft zu kümmern. Vor allem in Zeiten steigender digitaler Vernetzung, erhöhten globalen Konkurrenzkampfes und sich stetig verändernder Kundenanforderungen ist dies von Vorteil.
  • Erhöhte Benutzerfreundlichkeit: Recurring Billing-Software ermöglicht es Unternehmen und ihren Mitarbeitern Rechnungen automatisch zu verschicken, bei Zahlungsverzug automatisiert zu mahnen und dabei stets alle Tasks im Blick zu behalten.
  • DSGVO-Konformität: Datenschutz ist eines der zentralen Themen im Management von Kundendaten. Noch viel zu oft agieren Unternehmen in rechtlichen Grauzonen oder trüben Gewässern. Die eigenen Kompetenzen oder ein richtiger Umgang mit sensiblen Daten ist oftmals nicht klar verständlich. Recurring Billing-Software nimmt Unternehmen diese Herausforderung ab und sorgt mit geprüfter Konformität für Rechtssicherheit.
  • Vereinfachte Kundenakquise: Probeabonnements können dazu beitragen, den Bekanntheitsgrad aber auch die Umsätze zu steigern. Ohne eine automatisierte Recurring Billing-Lösung ist dies in der Praxis kaum abbildbar. Der Status eines jeden Probeabonnements muss manuell getrackt und der Zugang nach Ablauf der Probezeit beendet werden. Werden Zahlungen automatisiert fakturiert, besteht dieses Problem nicht. Falls Kunden sich im Anschluss für eine kostenpflichtige Nutzung entscheiden, erfolgen wiederkehrende Rechnungen automatisiert und ohne Aufwand der Mitarbeiter.

Welche sind die Hauptfunktionen einer Recurring Billing-Software?

Mit Funktionen wie diesen können Recurring Billing-Systeme Unternehmen helfen, viel Zeit und Geld zu sparen:

  • Rechnungsstellung: Rechnungen für wiederkehrende Zahlungen können alle Arten von Gebühren anzeigen, einschließlich anstehender oder offener Zahlungen, Zinsen oder Steuern. Dabei erzeugen Recurring Billing-Plattformen eine übersichtliche Historie entlang der kompletten Customer Journey. Darüber hinaus ist die Fakturierungs-Funktion in der Lage, die Erstellung, Planung und Versendung von Rechnungen zu automatisieren. Kunden haben zudem die Möglichkeit, über ein Self-Service Portal u.a. Up- und Downgrades oder Datenänderungen vorzunehmen.
  • Mahnwesen: Die Funktion des Mahnwesens ist ein essenzieller Bestandteil einer Recurring Billing Software. Sie hilft dem Vendor, mit fehlgeschlagenen Zahlungen (z.B. geplatzten Schecks oder abgelehnten Kreditkarten) umzugehen. Mühsame und zeitaufwändige Tasks wie die wiederholte Abbuchung der Zahlung und die Kommunikation mit dem Kunden werden automatisiert. Dabei sind State of the Art-Abrechnungssysteme in der Lage, automatisiert formularbasierte E-Mails zu versenden, um Kunden über Zahlungsausfälle, Preisanpassungen aber auch nächste Schritte zu informieren.
  • Produktkatalog: Eine Software, die wiederkehrende Rechnungen verarbeitet, hat vor allem ein Ziel: Prozesse zu vereinfachen und Kapazitäten freizumachen. Für jedes Produkt gibt es einen eigenen Preisplan, Zusatzleistungen, Gebühren, oder Währungen, was die Sache noch komplexer macht. Ein Produktkatalog hilft dabei alle Produktlinien und Pläne zentral zu verwalten und neue Produkte bzw. Dienstleistungen schneller auf den Markt zu bringen.
  • Analytics & Reporting: Jedes Unternehmen überwacht wichtige Kennzahlen wie zum Beispiel den (monatlichen) Umsatz, die Abwanderungsrate und die Kundenakquisitionskosten. Insbesondere Abonnementdaten erlauben aussagekräftige Analysen, die sich zur Ausrichtung eines Unternehmens nutzen lassen. Ergonomische, individuell anpassbare Dashboards liefern übersichtlich sowie detailliert alle notwendigen Informationen. So lassen sich Umsätze aus verschiedenen Blickwinkeln wie Produkt, Vertrieb, Marketing, Finanzen und Kundenbindung analysieren und entsprechende Handlungsempfehlungen ableiten.

Recurring Billing für Enterprise (und mittelständische) Unternehmen

Mit steigender Unternehmensgröße nimmt immer die Komplexität zu – aber oftmals auch der Grad an Digitalisierung und Automatisierung. Eine Vielzahl an unterschiedlichen Softwarelösungen interagiert miteinander und sorgt so dafür, dass die betrieblichen Prozesse reibungslos ablaufen. ERP- und CRM-Systeme, Marketing-Automatisierung und/oder Arbeitsmanagement-Software wachsen zu einem sensiblen Konstrukt heran. Agilität und Flexibilität sowie Konnektivität und Schnittstellenvielfalt sind entscheidend, etablierte und vor allem ausgereifte Lösungen notwendig. Insbesondere im Zusammenspiel mit ERP- und CRM-Systemen ermöglichen Recurring Billing-Solutions ihren Nutzern das eigene Potenzial auszuschöpfen.

Inhouse Lösungen oder Recurring Billing -Software?

Inhouse Lösungen bieten Recurring Billing Providern den Vorteil, dass die Kompetenzen im Unternehmen liegen und die Wege für Abstimmungen kurz sind. Die vollständige Kontrolle über den Entwicklungsprozess ohne Abhängigkeiten von externen Anbietern ist ebenfalls ein Argument dafür, die Recurring Billing-Software inhouse zu entwickeln.

Dem stehen aber auch viele Nachteile gegenüber. Zum einen wird eine kontinuierliche Verbesserung schwierig, da branchenweite Erfahrungen und Vergleiche fehlen. Weiterentwicklungen sind kosten- und ressourcenintensiv, es fehlen häufig die Mittel oder die Manpower, um Projekte umzusetzen oder Verbesserungen anzustoßen. Neue Module zu entwickeln oder das eigene Business zu skalieren ist dann oftmals eine gewaltige Herausforderung. Hinzu kommen die Kosten für die Implementierung und Wartung der IT-Infrastruktur. Diese fallen auch an, wenn die Recurring Billing-Software nicht erweitert wird. Es gibt keinen Support, der bei Problemen, etwa Serverausfällen, schnell helfen kann oder vor Datenverlusten schützt. Auch bieten Inhouse selten einen State-of-the-Art Standard.

Moderne Recurring Billing-Solutions überzeugen vor allem durch ihren hohen Reifegrad und ein umfangreiches Funktionsangebot. Gerade in puncto Kompatibilität mit anderen Softwaresystemen, Skalierbarkeit aber auch Ergonomie bieten auf dem Markt erhältliche Recurring Billing-Plattformen dem Anwender mehr Möglichkeiten und höhere Standards. State of the Art-Security, robuste und performante Strukturen sowie eine kontinuierliche Weiterentwicklung ausgerichtet auf die Anforderungen des Marktes sind dabei die entscheidenden Vorteile.

Auf was sollte man bei der Auswahl von Recurring Billing-Software achten?

Eine gut integrierte Recurring Billing-Plattform verfügt über einen hohen Grad an Automatisierung. Sie erlaubt es Unternehmen wiederkehrende und dynamische Subscription Services zu fakturieren und abzurechnen. Ein hochwertiges Recurring Billing-System zeichnet sich durch einen konsequenten API First Ansatz aus, ist in der Lage In-App-Käufe mit Apple oder Google zu verarbeiten und Kundenbeziehungen in Echtzeit zu managen. Generell sollte die Software die notwendige Flexibilität bieten, um unterschiedliche Zahlungsmethoden und mehrstufige Preismodelle abzubilden. Alle Daten werden dabei sicher erfasst, analysiert und kontextualisiert, um daraus eine Basis für Geschäftsentscheidungen zu schaffen.

Die wichtigsten Kriterien abseits der Anwendungen sind eine intuitive Bedienoberfläche, die eine schnelle Einarbeitung und eine unkomplizierte Anwendung ermöglicht. Auch der umfassende Support seitens des Herstellers während des gesamten Produktlebenszyklus ist ein entscheidendes Kriterium bei der Auswahl einer guten Recurring Billing-Solution.

Worin unterscheiden sich Recurring Billing und Subscription Billing?

Bei Supscription Billing handelt es sich um ein Zahlungsmodell, bei dem Unternehmen nach einem bestimmten Zeitplan (z.B. einmal im Monat, einmal im Quartal, jährlich usw.) verrechnen. Subscription Payments sind also laut Definition das gleiche wie Recurring Billing und die Begriffe sind daher synonym zu verwenden.