Subscription Management für kontinuierliches Wachstum und einfache Skalierung

Der Begriff Subscription Management lässt es bereits vermuten: Hier geht es um die Verwaltung von Abonnements. Immer häufiger bieten Unternehmen verschiedene Produkte oder auch Dienstleistungen als Abonnement an. So verändern sich viele Geschäftsmodelle weg vom reinen Warenverkauf hin zum Angebot von Services.

Verband man früher Abonnements vor allem mit Zeitungen, Mobilfunkverträgen oder auch Fitnessstudiomitgliedschaften, sind heute in den unterschiedlichsten Bereichen entsprechende Geschäftsmodelle im Einsatz (beispielsweise Softwareangebote, Wartungsverträge von Maschinenherstellern, Streamingdienste, oder auch der Bereich eLearning). Abonnements sind also bereits im Alltag weit verbreitet.

Branchenübergreifend haben Unternehmen das Subscription Business als attraktives Geschäftsfeld für sich entdecken können. Doch Abonnements müssen auch entsprechend verwaltet werden. Das Subscription Management ist entscheidend für die Frage, ob das Geschäftsmodell Erfolg hat – oder nicht.

Subscription Management ist wichtig, um den besonderen Herausforderungen bei der Verwaltung von Abonnements gerecht zu werden. Beim Abschluss eines Abonnements wird in der Regel eine Leistung oder ein Produkt über eine bestimmte Zeitdauer hinweg gebucht. Häufig wird jedoch zunächst ein kostenfreier Testzeitraum gewährt. In der Verwaltung müssen also die Subscription Anbieter exakt die einzelnen Vertragsdaten berücksichtigen.

Damit verbunden sind wiederkehrende Zahlungen und Rechnungen. Ein Unternehmen, das Subscriptions anbietet, muss einen Abrechnungsprozess implementieren, der die speziellen Anforderungen erfüllen kann. So muss sichergestellt werden, dass die Zahlungen der Gebühren bzw. Mitgliedsbeiträge pünktlich erfolgt. Außerdem müssen Rechnungen erstellt und an die Kunden übermittelt werden. Hinzu kommt die Verwaltung offener Forderungen. Und natürlich benötigt die Buchhaltung detaillierte Daten: Wann wurden Umsätze erzielt und in welcher Höher?

Das Subscription Management steuert und verwaltet das Geschäftsmodell. So verliert das Unternehmen nicht den Überblick, hat genaue Kenntnisse zu den Abonnements und Abrechnungsdaten und kann mehr Wachstum generieren.

Eine große Herausforderung im Subscription Management ist die Masse an Verwaltungsaufgaben, die zu bewältigen ist. So müssen zahlreiche Transaktionen sicher und pünktlich erfolgen. Kunden- und Vertragsdaten werden verwaltet. Zudem müssen zahlreiche Rechnungen erstellt werden. Rechtssicherheit ist hierbei das oberste Gebot – und ist doch nicht einfach umzusetzen.

So ändern sich beispielsweise steuerliche Anforderungen regelmäßig. Und internationale Unterschiede erhöhen die Komplexität. In einigen Ländern ist beispielsweise die elektronische Rechnungsstellung im B2B-Bereich bereits Pflicht. Es müssen dann entsprechende Rechnungsformate eingehalten werden. In anderen Ländern ist dies noch nicht der Fall. Hier den Überblick zu bewahren und sicherzustellen, dass keine Fehler in der Rechnungsstellung gemacht werden, kann ein Unternehmen an seine Grenzen bringen.

Doch auch das Liquiditätsmanagement ist alles andere als einfach: Das Forderungsmanagement muss die Zahlungseingänge vieler Kunden monatlich überwachen. Zahlungserinnerungen und Mahnschreiben können zusätzlich viel Arbeit verursachen. Diese vielen Maßnahmen können manuell kaum noch gestemmt werden. Treten dann auch noch Fehler oder Ungereimtheiten auf, führt dies zu Unzufriedenheit sowohl beim Kunden als auch dem Unternehmen. Ein professionelles Subscription Management benötigt deshalb eine technologische Unterstützung, die den Herausforderungen gerecht wird.

Eine Subscription Management Software wird zur Abonnementverwaltung eingesetzt. Sie zeichnet sich dadurch aus, dass zahlreiche Prozesse automatisiert werden. Dennoch behält der Subscription Anbieter die volle Kontrolle über das Geschäftsmodell und kann zielgerichtet Wachstum generieren. Zudem werden Daten erstellt, die die Buchhaltung eines Unternehmens entlastet. Rechtssicherheit und hohe Sicherheitsstandards stärken dabei die Compliance.

Eine Subscription Management Software begleitet sämtliche Prozesse der Abonnementverwaltung. Wenn also ein Abonnementvertrag abgeschlossen wird, werden sofort die wesentlichen Vertragsdaten erfasst, wie beispielsweise:

• Welches Produkt/welche Leistung wurde abonniert?
• Wie lange läuft der Vertrag?
• Startet das kostenpflichtige Abonnement sofort oder bekommt der Kunde beispielsweise zunächst einen Gratismonat?
• Wann erfolgt die Zahlung und in welchem Intervall (monatlich, quartalsweise, jährlich)?
• Welche Zahlungsvariante wurde gewählt (z. B. PayPal)?

Die Software kann all diese Daten verarbeiten und die Zahlungstransaktionen entsprechend planen. Auch die gängigen Zahlungsanbieter sind im Idealfall bereits integriert. Rechnungen werden automatisch erstellt und übermittelt. Dabei werden die gängigen Rechnungsformate unterstützt und rechtliche Anforderungen erfüllt. Bei der Übermittlung der Rechnungen kann zwischen verschiedenen Wegen gewählt werden (zum Beispiel per Post, E-Mail, zum Herunterladen im Account).

Die Compliance kann auf diese Weise gewährleistet werden. Offene Zahlungen werden überwacht – ggf. können Mahnungen automatisch versandt werden.

Eine Subscription Management Software bringt verschiedene Vorteile mit sich. So beispielsweise Folgende:

• Automatisierte Prozesse
• Transparente Datenverwaltung
• Pünktliche Zahlungstransaktionen und somit Liquiditätssicherung
• Erstellen von Rechnungen und Rechnungsversand
• Rechtssicherheit
• Entlastung der Finanzbuchhaltung
• Analysemöglichkeiten

Subscription Provider profitieren also insbesondere von der Automatisierung in der Aboverwaltung. Je mehr Prozesse automatisiert werden, desto mehr Zeit bleibt für das eigentliche Geschäft. Zudem behalten Unternehmen und Kunden den Überblick zu den einzelnen Vertragsdaten.

Ein weiterer Pluspunkt ist die Steuerung der wiederkehrenden Zahlungen und der Rechnungsstellung. So werden regelmäßig Umsätze erzielt und die FiBu entlastet. Rechtliche Vorgaben werden automatisch beachtet. Zudem kann sich die Liquiditätsplanung die Daten zunutze machen. Auch Analyse- und Reportingmöglichkeiten sind gegeben.

Die wichtigsten Subscription Management Software Features sind:

Automatisierung: Mit einer Subscription Management Software wird das Geschäftsmodell professionell und auf der Basis einer hohen Automatisierung gesteuert.

Einfache Verwaltung: Abo-Veränderungen werden problemlos und vollautomatisiert umgesetzt, wie beispielsweise Up- und Downgrades, Vertragsverlängerungen, Vertragspausen oder auch Kündigungen. Auch Testzeiträume, wie beispielsweise ein Gratismonat, können unkompliziert verwaltet werden.

Kommunikation: Automatisierte E-Mails optimieren die Kundenkommunikation. So wird beispielsweise auf das Ende des Testzeitraums hingewiesen oder auch interessante Updateinformationen übermittelt. Dabei werden DSGVO-Anforderungen beachtet.

Produktverwaltung und Preisgestaltung: Das Produktportfolio kann jederzeit angepasst und auch Preise flexibel gestaltet werden. Dabei können beispielsweise auch Rabattaktionen einfach umgesetzt werden.

Rechnungsstellung: Wiederkehrende Abrechnungen profitieren von automatisierten Lösungen. So werden Rechnungen automatisch erstellt und übermittelt – weltweit! Dabei berücksichtigt die Software unterschiedliche Währungen, Steuersätze, Rechnungsstandards u.v.m. automatisch.

Entlastung der FiBu: Die Finanzbuchhaltung wird durch die automatisierten Prozesse erheblich entlastet. Zudem werden Finanz- und Analysedaten generiert, die das Finanzmanagement unterstützen.

Liquiditätskontrolle: Zahlungstransaktionen werden automatisch überwacht. So bleiben Unternehmen auch im Liquiditätsmanagement auf der sicheren Seite. Ein vollautomatisiertes Mahnwesen ergänzt das Forderungsmanagement.

Subscription Management ist für alle Unternehmen geeignet, die entsprechende Services anbieten. Dies gilt unabhängig von Unternehmensgröße oder Branche. Besonders häufig kommt Subscription Management bereits in der Software-as-a-Service (SaaS)-Industrie vor. Diese Branche war in Deutschland Vorreiter für Abo-Geschäftsmodelle und benötigte entsprechend früh bereits ein SaaS Subscription Management Tool. Mittlerweile sind SaaS Subscription Management Plattformen unverzichtbar.

Das Abo-Geschäftsmodell erobert immer mehr Industrien. So bringen auch Branchen, wie beispielsweise Hosting & IaaS, IoT, Digitale Media, E-Publishing, E-commerce, Health & Online Fitness, Mobility as a Service, Streaming Media, E-Learning, Industrie 4.0, Smart Services, IIoT, EaaS, Infrastructure as a Service, Verlagswesen / Verlagsbranche ein automated Subscription Management zum Einsatz.

Viele Enterprise Companies schreiten in der digitalen Transformation voran. Vor allem der Finanzbereich ist dabei in vielen Unternehmen im Fokus. Hier lassen sich zahlreiche manuelle Tätigkeiten durch Automatisierungslösungen ersetzen. Doch so attraktiv der Einsatz moderner Technologien ist: Erfolgsentscheidend ist, dass diese sich überhaupt in das bestehende ERP- und CRM-System integrieren lassen. Dies gilt auch für ein Enterprise Subscription Management System.

Eine cloudbasierte Subscription Management Software ist komplett online verfügbar. Das heißt, es kann von überall und jederzeit auf sämtliche Daten zugegriffen werden. Eine Online Subscription Management Software ermöglicht ein sehr flexibles Arbeiten mit den Tools. Zudem gewährleisten hohe Sicherheitsstandards, dass es zu keinem Datenverlust oder Datenmissbrauch kommt. Die Aboverwaltung entwickelt sich auf diese Weise zum rein digitalen Subscription Management.

Cloudbasierte Subscription Management Plattformen mit starker REST API und den Ready-to-Use-Integrationen bringen den Vorteil mit sich, dass sie sich direkt und über Drittsysteme in nahezu jede IT-Landschaft integrieren lassen.

Eine Open-Source-Software zeichnet sich dadurch aus, dass sie kollaborativ ist. Sie wird also durch die Gemeinschaft entwickelt. Open-Source-Software wird dezentral entwickelt und stützt sich auf Peer-Reviews und Gemeinschaftsproduktion. Diese Software ist oft billiger, flexibler und langlebiger als proprietäre Produkte, da sie in Gemeinschaften und nicht von einem einzelnen Programmierer oder Unternehmen entwickelt wird.

Viele Unternehmen setzen bei ihren Softwaresystemen In-house Solutions für bestimmte Bereiche ein. Würde sich das nicht auch bei der Abonnementverwaltung anbieten?

Das Geschäftsmodell eines Unternehmens zeichnet sich durch Individualität aus. Entsprechend individuelle Lösungen suchen auch Subscription Anbieter häufig. Doch aufgrund der Komplexität des Geschäftsmodells – insbesondere im Bereich der Verwaltung – ist es hier nicht einfach, rechtssichere und automatisierte Tools zum Einsatz zu bringen.

Eine etablierte Subscription Management Software kann als Komplettlösung sofort zum Einsatz kommen. Der (im Idealfall mehrsprachige) Support stellt sicher, dass die Integration gelingt und steht auch bei möglichen Problemen zur Verfügung. Bei einer Inhouse-Lösung ist dies nicht vorhanden. Zudem punktet eine professionelle Softwarelösung mit Erfahrung, hohen Sicherheitsstandards und Rechtssicherheit.

Ein hoher Automatisierungsgrad optimiert die Prozesse. So erhalten Unternehmen eine kostengünstige, verlässliche und effektive Lösung. Eine gute Softwarelösung ist hier in verschiedenen Betriebsarten verfügbar: Mit Public SaaS, Private SaaS & On-Premise können Unternehmen zwischen drei gängigen Betriebsarten wählen.

Subscription Management Tools zeichnen sich insbesondere durch die Automatisierung von Prozessen aus. Manuelle Tätigkeiten werden reduziert, sodass sich die Subscription Anbieter auf das eigentliche Tagesgeschäft fokussieren können.

Wichtig ist, dass sich die Tools gut mit dem bereits vorhandenen IT-System verknüpfen lassen. Der Aufwand sollte hier überschaubar sein und technische Stolpersteine ausgeschlossen werden.

Bei den Subscription Management Tools ist es außerdem wichtig, dass diese fortlaufend aktualisiert werden. Insbesondere im Billing-Bereich ändern sich die rechtlichen Anforderungen immer wieder. Bei grenzüberschreitenden Fällen sind die Rechtsfragen umso komplexer. Eine professionelle Subscription Management Software ist mit den gängigen Standards vertraut und setzt selbstverständlich Anforderungen, wie beispielsweise in Deutschland durch die DSGVO, GoBD, fehlerfrei um.

Wenn ein Geschäftsmodell überzeugt und immer mehr Neukunden gewinnen kann, dann ist das einerseits für das Unternehmen eine sehr positive Entwicklung. Auf der anderen Seite steigt jedoch auch die Anzahl der wiederkehrenden Prozesse. Eine Software-Lösung, die einen hohen Grad an Automatisierung vorweisen kann, hilft Unternehmen insbesondere in Wachstumsphasen. So kann das Geschäftsmodell ein neues Level erreichen, ohne dass die Verwaltungsaufgaben überhand nehmen.