Subscription Management fĂŒr kontinuierliches Wachstum und einfache Skalierung

Automatisieren Sie Ihr Abo-Business und ĂŒbertreffen Sie Ihre Subscription-Umsatzziele – zuverlĂ€ssig und sicher.

 

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GoBD Zertifiziertes Unternehmen | billwerk GmbH
ZUGFeRD Standard | billwerk GmbH
PCI DSS geprĂŒftes Unternehmen | Unternehmen billwerk GmbH | Payment Card Industry Data Security Standard
EU DSGVO KonformitÀt | EU DSGVO zertifiziert

Made in Germany for European Subscription Business

Reduzieren Sie manuellen Aufwand & FehleranfÀlligkeit und verlassen Sie sich auf unsere State-of-the-Art Subscription Management-Lösung

Kundenbeziehungen durchgÀngig automatisiert & flexibel managen

✓ Flexibler und schnell anpassbarer Produktkatalog
✓ Automatisiertes Vertragsmanagement
✓ Self-Service Center fĂŒr Kunden
✓ Preisgestaltung und Konditions-Management
✓ Zertifizierte GoBD-KonformitĂ€t
✓ EuropĂ€ischer Datenschutz nach DSGVO
✓ Out-of-the-Box-Integrationen fĂŒr Recurring Payment
✓ FiBu-Integration inkl. automatisierter passiver Rechnungsabgrenzung
✓ Dynamische Produktstrategie
✓ Flexibles Plattform-Hosting
✓ Flexibler, automatisierter Mahn-Prozess
✓ Debitorenmanagement
✓ DurchgĂ€ngige Automatisierung aller an der Subscription beteiligter GeschĂ€ftsprozesse durch verlĂ€ssliche Benachrichtigungen an Drittsysteme

FĂŒhrende Unternehmen setzen schon heute auf den europĂ€ischen Subscription Management-MarktfĂŒhrer billwerk

Europa Map Blue
RTL + | billwerk Referenzkunde | Branche: Digitale Medien | Streaming | billwerk GmbH
Lexware Logo | billwerk Referenzkunde | Branche: SaaS
waipu.tv Logo | billwerk Referenzkunde | Branche: Streaming | Digitale Medien
Duden Learnattack Logo | billwerk Referenzkunde | Branche: e-Learning | Bildung
SevDesk Logo | billwerk Referenzkunde | Branche: SaaS | Buchhaltung
Hatz Diesel Logo | billwerk Referenzkunde | Branche: Industrie
Information DK Logo | billwerk Referenzkunde | Branche: Digitale Medien
EWE GO Logo | billwerk Referenzkunde | Branche: e-Mobility
PONS Logo | billwerk Referenzkunde | Branche: e-Learning | Bildung
Cornelsen Logo | billwerk Referenzkunde | Branche: e-Learning | Bildung
Bedrock und Salto Logo | billwerk Referenzkunde | Branche: Streaming
AniCura Logo | billwerk Referenzen | Branche: Gesundheit | Health
RTL + | billwerk Referenzkunde | Branche: Digitale Medien | Streaming | billwerk GmbH

“Bereits in kurzer Zeit konnten wir eine Vielzahl entscheidender Optimierungen an unseren Prozessen und den vertragsrelevanten Features sowie an den GeschĂ€fts- und Preismodellen an sich vornehmen.”

Ingo Voormanns, Senior Manager Paid-Services, RTL interactive GmbH, Mediengruppe RTL

Alles, was Sie brauchen, um Ihr Subscription Business zu automatisieren

Subscription Management Features

Subscription Lifecycle Management

Mit Subscription Lifecycle Management managen Sie ganz einfach und zuverlĂ€ssig Up- und Downgrades, VerlĂ€ngerungen, KĂŒndigungen, Pausierungen und mehr. Mit automatisierten E-Mails können Sie Ihre Kunden außerdem mit regelmĂ€ĂŸigen Updates auf dem Laufenden halten./span>

Customer Self-Service

Durch unseren Customer Self-Service können Kunden VertragsverĂ€nderungen einfach in ihrer WeboberflĂ€che durchfĂŒhren. Die VertrĂ€ge verĂ€ndern sich in billwerk automatisch. Durch unsere technischen Benachrichtigungen werden alle Drittsystem ĂŒber die Änderung informiert und der neue Vertragszustand kann vollautomatisiert abgebildet werden. Es entsteht kein manueller Aufwand mehr fĂŒr Mitarbeiter.

Modularer Produktkatalog mit Addons

Sie können in billwerk Grundpakete frei mit Addon-Produkten kombinieren oder Ihren Produktkatalog sogar komplett modular gestalten. Upsells können sowohl mit empfohlenen als auch mit obligatorischen Addons angebunden werden.

Trial Management

Verwalten Sie Trials und und unerwartete EventualitÀten unkompliziert. So können Sie beispielsweise TestzeitrÀume anpassen und verlÀngern. Auch das Automatisieren von Mails am Ende von TestzeitrÀumen können Sie ganz einfach automatisieren. Hierzu zÀhlen beispielweise Erinnerungs-E-Mails oder das Anbieten von kostenlosen oder bezahlten TestzeitrÀumen. Bei einem Upselling kann die bestehende Trialphase im neuen Produkt unverÀndert fortgesetzt werden.

FiBu und Steuerregeln

In der Finanzbuchhaltung kann die passive Rechnungsabgrenzung fĂŒr Leistungen in der Zukunft bei LaufzeitvertrĂ€gen automatisiert gebildet und und wieder aufgelöst werden.

Subscription Order Management

Mit Subscription Order Management können Sie wiederkehrende Bestellungen automatisiert managen. Optimieren Sie AblÀufe in Ihrem E-Commerce-System und erzeugen, planen und verwalten Sie automatisch Abonnementbestellungen.

Automatische E-Mails

Automatischer Versand von Event-getriggerten E-Mails ist problemlos möglich, z.B. bei VersandbestÀtigungen nach Produktbestellungen.

Produktfamilien und Produktpakete

Sie können Produktfamilien ganz einfach und passgenau auf Ihr Business definieren und Produktpakete festlegen.

Preise

Mit einer vollumfÀnglichen Subscription Management-Plattform gelingt Ihnen einfach eine flexible Preisgestaltung und das Festlegen von Produktkomponenten.

Rabatte und Coupons

Sie können prozentuale Rabatte und Coupons fĂŒr jeden Kunden ganz einfach erstellen und verwalten.

Subscription Management | Produkt-Features | billwerk Subscription Hub | billwerk GmbH

Mit billwerk helfen wir Ihnen:

  • Aufwand und Kosten Ihrer Prozesse zu reduzieren
  • Fehlerquoten zu minimieren, und das
  • unter Einhaltung aller regulatorischen Vorschriften
  • VertrĂ€ge, wiederkehrende Rechnungen & Zahlungen und einmalige sowie regelmĂ€ĂŸige Zusatzleistungen zu automatisieren
  • WettbewerbsfĂ€higkeit zu steigern
  • die MarkteinfĂŒhrungszeit fĂŒr neue Produkte zu verkĂŒrzen
  • den CLV zu optimieren und die Churn Rate zu senken
  • KundenloyalitĂ€t dauerhaft zu steigern

Optimieren Sie jetzt Ihr Subscription Business mit billwerk Subscription Management

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Mehr ĂŒber Subscription Management

Was ist Subscription Management?

Der Begriff Subscription Management lÀsst es bereits vermuten: Hier geht es um die Verwaltung von Abonnements. Immer hÀufiger bieten Unternehmen verschiedene Produkte oder auch Dienstleistungen als Abonnement an. So verÀndern sich viele GeschÀftsmodelle weg vom reinen Warenverkauf hin zum Angebot von Services.

Verband man frĂŒher Abonnements vor allem mit Zeitungen, MobilfunkvertrĂ€gen oder auch Fitnessstudiomitgliedschaften, sind heute in den unterschiedlichsten Bereichen entsprechende GeschĂ€ftsmodelle im Einsatz (beispielsweise Softwareangebote, WartungsvertrĂ€ge von Maschinenherstellern, Streamingdienste, oder auch der Bereich eLearning). Abonnements sind also bereits im Alltag weit verbreitet.

BranchenĂŒbergreifend haben Unternehmen das Subscription Business als attraktives GeschĂ€ftsfeld fĂŒr sich entdecken können. Doch Abonnements mĂŒssen auch entsprechend verwaltet werden. Das Subscription Management ist entscheidend fĂŒr die Frage, ob das GeschĂ€ftsmodell Erfolg hat – oder nicht.

Warum ist Subscription Management wichtig?

Subscription Management ist wichtig, um den besonderen Herausforderungen bei der Verwaltung von Abonnements gerecht zu werden. Beim Abschluss eines Abonnements wird in der Regel eine Leistung oder ein Produkt ĂŒber eine bestimmte Zeitdauer hinweg gebucht. HĂ€ufig wird jedoch zunĂ€chst ein kostenfreier Testzeitraum gewĂ€hrt. In der Verwaltung mĂŒssen also die Subscription Anbieter exakt die einzelnen Vertragsdaten berĂŒcksichtigen.

Damit verbunden sind wiederkehrende Zahlungen und Rechnungen. Ein Unternehmen, das Subscriptions anbietet, muss einen Abrechnungsprozess implementieren, der die speziellen Anforderungen erfĂŒllen kann. So muss sichergestellt werden, dass die Zahlungen der GebĂŒhren bzw. MitgliedsbeitrĂ€ge pĂŒnktlich erfolgt. Außerdem mĂŒssen Rechnungen erstellt und an die Kunden ĂŒbermittelt werden. Hinzu kommt die Verwaltung offener Forderungen. Und natĂŒrlich benötigt die Buchhaltung detaillierte Daten: Wann wurden UmsĂ€tze erzielt und in welcher Höher?

Das Subscription Management steuert und verwaltet das GeschĂ€ftsmodell. So verliert das Unternehmen nicht den Überblick, hat genaue Kenntnisse zu den Abonnements und Abrechnungsdaten und kann mehr Wachstum generieren.

Was sind die Herausforderungen bei Subscription Management?

Eine große Herausforderung im Subscription Management ist die Masse an Verwaltungsaufgaben, die zu bewĂ€ltigen ist. So mĂŒssen zahlreiche Transaktionen sicher und pĂŒnktlich erfolgen. Kunden- und Vertragsdaten werden verwaltet. Zudem mĂŒssen zahlreiche Rechnungen erstellt werden. Rechtssicherheit ist hierbei das oberste Gebot – und ist doch nicht einfach umzusetzen.

So Ă€ndern sich beispielsweise steuerliche Anforderungen regelmĂ€ĂŸig. Und internationale Unterschiede erhöhen die KomplexitĂ€t. In einigen LĂ€ndern ist beispielsweise die elektronische Rechnungsstellung im B2B-Bereich bereits Pflicht. Es mĂŒssen dann entsprechende Rechnungsformate eingehalten werden. In anderen LĂ€ndern ist dies noch nicht der Fall. Hier den Überblick zu bewahren und sicherzustellen, dass keine Fehler in der Rechnungsstellung gemacht werden, kann ein Unternehmen an seine Grenzen bringen.

Doch auch das LiquiditĂ€tsmanagement ist alles andere als einfach: Das Forderungsmanagement muss die ZahlungseingĂ€nge vieler Kunden monatlich ĂŒberwachen. Zahlungserinnerungen und Mahnschreiben können zusĂ€tzlich viel Arbeit verursachen. Diese vielen Maßnahmen können manuell kaum noch gestemmt werden. Treten dann auch noch Fehler oder Ungereimtheiten auf, fĂŒhrt dies zu Unzufriedenheit sowohl beim Kunden als auch dem Unternehmen. Ein professionelles Subscription Management benötigt deshalb eine technologische UnterstĂŒtzung, die den Herausforderungen gerecht wird.

Was ist eine Subscription Management Software?

Eine Subscription Management Software wird zur Abonnementverwaltung eingesetzt. Sie zeichnet sich dadurch aus, dass zahlreiche Prozesse automatisiert werden. Dennoch behĂ€lt der Subscription Anbieter die volle Kontrolle ĂŒber das GeschĂ€ftsmodell und kann zielgerichtet Wachstum generieren. Zudem werden Daten erstellt, die die Buchhaltung eines Unternehmens entlastet. Rechtssicherheit und hohe Sicherheitsstandards stĂ€rken dabei die Compliance.

Wie funktioniert eine Subscription Management Software?

Eine Subscription Management Software begleitet sÀmtliche Prozesse der Abonnementverwaltung. Wenn also ein Abonnementvertrag abgeschlossen wird, werden sofort die wesentlichen Vertragsdaten erfasst, wie beispielsweise:

  • Welches Produkt/welche Leistung wurde abonniert?
  • Wie lange lĂ€uft der Vertrag?
  • Startet das kostenpflichtige Abonnement sofort oder bekommt der Kunde beispielsweise zunĂ€chst einen Gratismonat?
  • Wann erfolgt die Zahlung und in welchem Intervall (monatlich, quartalsweise, jĂ€hrlich)?
  • Welche Zahlungsvariante wurde gewĂ€hlt (z. B. PayPal)?

Die Software kann all diese Daten verarbeiten und die Zahlungstransaktionen entsprechend planen. Auch die gĂ€ngigen Zahlungsanbieter sind im Idealfall bereits integriert. Rechnungen werden automatisch erstellt und ĂŒbermittelt. Dabei werden die gĂ€ngigen Rechnungsformate unterstĂŒtzt und rechtliche Anforderungen erfĂŒllt. Bei der Übermittlung der Rechnungen kann zwischen verschiedenen Wegen gewĂ€hlt werden (zum Beispiel per Post, E-Mail, zum Herunterladen im Account).

Die Compliance kann auf diese Weise gewĂ€hrleistet werden. Offene Zahlungen werden ĂŒberwacht – ggf. können Mahnungen automatisch versandt werden.

Warum eine Software zum Subscription Management in einem Unternehmen einsetzen?

Eine Subscription Management Software bringt verschiedene Vorteile mit sich. So beispielsweise Folgende:

  • Automatisierte Prozesse
  • Transparente Datenverwaltung
  • PĂŒnktliche Zahlungstransaktionen und somit LiquiditĂ€tssicherung
  • Erstellen von Rechnungen und Rechnungsversand
  • Rechtssicherheit
  • Entlastung der Finanzbuchhaltung
  • Analysemöglichkeiten

Subscription Provider profitieren also insbesondere von der Automatisierung in der Aboverwaltung. Je mehr Prozesse automatisiert werden, desto mehr Zeit bleibt fĂŒr das eigentliche GeschĂ€ft. Zudem behalten Unternehmen und Kunden den Überblick zu den einzelnen Vertragsdaten.

Ein weiterer Pluspunkt ist die Steuerung der wiederkehrenden Zahlungen und der Rechnungsstellung. So werden regelmĂ€ĂŸig UmsĂ€tze erzielt und die FiBu entlastet. Rechtliche Vorgaben werden automatisch beachtet. Zudem kann sich die LiquiditĂ€tsplanung die Daten zunutze machen. Auch Analyse- und Reportingmöglichkeiten sind gegeben.

Welche sind die Hauptfunktionen einer Subscription Management Software?

Die wichtigsten Subscription Management Software Features sind:

Automatisierung: Mit einer Subscription Management Software wird das GeschÀftsmodell professionell und auf der Basis einer hohen Automatisierung gesteuert.

Einfache Verwaltung: Abo-VerĂ€nderungen werden problemlos und vollautomatisiert umgesetzt, wie beispielsweise Up- und Downgrades, VertragsverlĂ€ngerungen, Vertragspausen oder auch KĂŒndigungen. Auch TestzeitrĂ€ume, wie beispielsweise ein Gratismonat, können unkompliziert verwaltet werden.

Kommunikation: Automatisierte E-Mails optimieren die Kundenkommunikation. So wird beispielsweise auf das Ende des Testzeitraums hingewiesen oder auch interessante Updateinformationen ĂŒbermittelt. Dabei werden DSGVO-Anforderungen beachtet.

Produktverwaltung und Preisgestaltung: Das Produktportfolio kann jederzeit angepasst und auch Preise flexibel gestaltet werden. Dabei können beispielsweise auch Rabattaktionen einfach umgesetzt werden.

Rechnungsstellung: Wiederkehrende Abrechnungen profitieren von automatisierten Lösungen. So werden Rechnungen automatisch erstellt und ĂŒbermittelt – weltweit! Dabei berĂŒcksichtigt die Software unterschiedliche WĂ€hrungen, SteuersĂ€tze, Rechnungsstandards u.v.m. automatisch.

Entlastung der FiBu: Die Finanzbuchhaltung wird durch die automatisierten Prozesse erheblich entlastet. Zudem werden Finanz- und Analysedaten generiert, die das Finanzmanagement unterstĂŒtzen.

LiquiditĂ€tskontrolle: Zahlungstransaktionen werden automatisch ĂŒberwacht. So bleiben Unternehmen auch im LiquiditĂ€tsmanagement auf der sicheren Seite. Ein vollautomatisiertes Mahnwesen ergĂ€nzt das Forderungsmanagement.

FĂŒr wen ist Subscription Management geeignet?

Subscription Management ist fĂŒr alle Unternehmen geeignet, die entsprechende Services anbieten. Dies gilt unabhĂ€ngig von UnternehmensgrĂ¶ĂŸe oder Branche. Besonders hĂ€ufig kommt Subscription Management bereits in der Software-as-a-Service (SaaS)-Industrie vor. Diese Branche war in Deutschland Vorreiter fĂŒr Abo-GeschĂ€ftsmodelle und benötigte entsprechend frĂŒh bereits ein SaaS Subscription Management Tool. Mittlerweile sind SaaS Subscription Management Plattformen unverzichtbar.

Das Abo-GeschĂ€ftsmodell erobert immer mehr Industrien. So bringen auch Branchen, wie beispielsweise Hosting & IaaS, IoT, Digitale Media, E-Publishing, E-commerce, Health & Online Fitness, Mobility as a Service, Streaming Media, E-Learning, Industrie 4.0, Smart Services, IIoT, EaaS, Infrastructure as a Service, Verlagswesen / Verlagsbranche ein automated Subscription Management zum Einsatz.

Subscription Management fĂŒr Enterprise (und mittelstĂ€ndische Unternehmen)

Viele Enterprise Companies schreiten in der digitalen Transformation voran. Vor allem der Finanzbereich ist dabei in vielen Unternehmen im Fokus. Hier lassen sich zahlreiche manuelle TĂ€tigkeiten durch Automatisierungslösungen ersetzen. Doch so attraktiv der Einsatz moderner Technologien ist: Erfolgsentscheidend ist, dass diese sich ĂŒberhaupt in das bestehende ERP- und CRM-System integrieren lassen. Dies gilt auch fĂŒr ein Enterprise Subscription Management System.

Was ist eine cloudbasierte Subscription Management -Software?

Eine cloudbasierte Subscription Management Software ist komplett online verfĂŒgbar. Das heißt, es kann von ĂŒberall und jederzeit auf sĂ€mtliche Daten zugegriffen werden. Eine Online Subscription Management Software ermöglicht ein sehr flexibles Arbeiten mit den Tools. Zudem gewĂ€hrleisten hohe Sicherheitsstandards, dass es zu keinem Datenverlust oder Datenmissbrauch kommt. Die Aboverwaltung entwickelt sich auf diese Weise zum rein digitalen Subscription Management.

Cloudbasierte Subscription Management Plattformen mit starker REST API und den Ready-to-Use-Integrationen bringen den Vorteil mit sich, dass sie sich direkt und ĂŒber Drittsysteme in nahezu jede IT-Landschaft integrieren lassen.

Was ist eine Open Source Subscription Management -Software?

Eine Open-Source-Software zeichnet sich dadurch aus, dass sie kollaborativ ist. Sie wird also durch die Gemeinschaft entwickelt. Open-Source-Software wird dezentral entwickelt und stĂŒtzt sich auf Peer-Reviews und Gemeinschaftsproduktion. Diese Software ist oft billiger, flexibler und langlebiger als proprietĂ€re Produkte, da sie in Gemeinschaften und nicht von einem einzelnen Programmierer oder Unternehmen entwickelt wird.

In-house Solutions oder Subscription Management -Software?

Viele Unternehmen setzen bei ihren Softwaresystemen In-house Solutions fĂŒr bestimmte Bereiche ein. WĂŒrde sich das nicht auch bei der Abonnementverwaltung anbieten?

Das GeschĂ€ftsmodell eines Unternehmens zeichnet sich durch IndividualitĂ€t aus. Entsprechend individuelle Lösungen suchen auch Subscription Anbieter hĂ€ufig. Doch aufgrund der KomplexitĂ€t des GeschĂ€ftsmodells – insbesondere im Bereich der Verwaltung – ist es hier nicht einfach, rechtssichere und automatisierte Tools zum Einsatz zu bringen.

Eine etablierte Subscription Management Software kann als Komplettlösung sofort zum Einsatz kommen. Der (im Idealfall mehrsprachige) Support stellt sicher, dass die Integration gelingt und steht auch bei möglichen Problemen zur VerfĂŒgung. Bei einer Inhouse-Lösung ist dies nicht vorhanden. Zudem punktet eine professionelle Softwarelösung mit Erfahrung, hohen Sicherheitsstandards und Rechtssicherheit.

Ein hoher Automatisierungsgrad optimiert die Prozesse. So erhalten Unternehmen eine kostengĂŒnstige, verlĂ€ssliche und effektive Lösung. Eine gute Softwarelösung ist hier in verschiedenen Betriebsarten verfĂŒgbar: Mit Public SaaS, Private SaaS & On-Premise können Unternehmen zwischen drei gĂ€ngigen Betriebsarten wĂ€hlen.

Auf was sollten Sie bei der Auswahl eines Subscription Management Tools achten?

Subscription Management Tools zeichnen sich insbesondere durch die Automatisierung von Prozessen aus. Manuelle TÀtigkeiten werden reduziert, sodass sich die Subscription Anbieter auf das eigentliche TagesgeschÀft fokussieren können.

Wichtig ist, dass sich die Tools gut mit dem bereits vorhandenen IT-System verknĂŒpfen lassen. Der Aufwand sollte hier ĂŒberschaubar sein und technische Stolpersteine ausgeschlossen werden.

Bei den Subscription Management Tools ist es außerdem wichtig, dass diese fortlaufend aktualisiert werden. Insbesondere im Billing-Bereich Ă€ndern sich die rechtlichen Anforderungen immer wieder. Bei grenzĂŒberschreitenden FĂ€llen sind die Rechtsfragen umso komplexer. Eine professionelle Subscription Management Software ist mit den gĂ€ngigen Standards vertraut und setzt selbstverstĂ€ndlich Anforderungen, wie beispielsweise in Deutschland durch die DSGVO, GoBD, fehlerfrei um.

Wie hilft die richtige Subscription Management Software Ihnen, Ihr Unternehmen zu skalieren?

Wenn ein GeschĂ€ftsmodell ĂŒberzeugt und immer mehr Neukunden gewinnen kann, dann ist das einerseits fĂŒr das Unternehmen eine sehr positive Entwicklung. Auf der anderen Seite steigt jedoch auch die Anzahl der wiederkehrenden Prozesse. Eine Software-Lösung, die einen hohen Grad an Automatisierung vorweisen kann, hilft Unternehmen insbesondere in Wachstumsphasen. So kann das GeschĂ€ftsmodell ein neues Level erreichen, ohne dass die Verwaltungsaufgaben ĂŒberhand nehmen.

Hilft Ihnen Ihre Subscription Management-Lösung dabei, wiederkehrende GeschÀftsprozesse zuverlÀssig zu automatisieren und Ihr GeschÀftsmodell effizient zu skalieren? Machen Sie den Check!