Wiederkehrende Abrechnung: Wiederkehrende Rechnungen effektiv und fehlerfrei abrechnen

Kundenbindung und wiederkehrende Umsätze steigern

 

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GoBD Zertifiziertes Unternehmen | billwerk GmbH
ZUGFeRD Standard | billwerk GmbH
PCI DSS geprüftes Unternehmen | Unternehmen billwerk GmbH | Payment Card Industry Data Security Standard
EU DSGVO Konformität | EU DSGVO zertifiziert

Made in Germany for European Subscription Business

Minimieren Sie manuellen Aufwand & Fehleranfälligkeit und verlassen Sie sich auf unsere State-of-the-Art wiederkehrende Abrechnung-Lösung

Kundenbeziehungen durchgängig automatisiert & flexibel managen

Preisgestaltung und Konditions-Management
Zertifizierte GoBD-Konformität
Europäischer Datenschutz nach DSGVO
Anpassbare Abrechnungszyklen
Wiederkehrende Rechnungsstellung
Payment Service Provider bereits integriert
Globale dynamische Umsatzbesteuerung
Vorschussrechnungen und anteilige Zahlungen
Chargeback Management
Verbrauchsabrechnung / Metered Billing
Multi-decimal Pricing
E-Invoicing
Out-of-the-Box-Integrationen für Recurring Payment
FiBu-Integration inkl. automatisierter passiver Rechnungsabgrenzung
Flexibles Plattform-Hosting
Flexibler, automatisierter Mahn-Prozess
Durchgängige Automatisierung aller an der Subscription beteiligter Geschäftsprozesse durch verlässliche Benachrichtigungen an Drittsysteme

Führende Unternehmen setzen schon heute auf den europäischen Wiederkehrende Abrechnung-Marktführer billwerk

Europa Map Blue
RTL + | billwerk Referenzkunde | Branche: Digitale Medien | Streaming | billwerk GmbH
Lexware Logo | billwerk Referenzkunde | Branche: SaaS
waipu.tv Logo | billwerk Referenzkunde | Branche: Streaming | Digitale Medien
Duden Learnattack Logo | billwerk Referenzkunde | Branche: e-Learning | Bildung
SevDesk Logo | billwerk Referenzkunde | Branche: SaaS | Buchhaltung
Hatz Diesel Logo | billwerk Referenzkunde | Branche: Industrie
Information DK Logo | billwerk Referenzkunde | Branche: Digitale Medien
EWE GO Logo | billwerk Referenzkunde | Branche: e-Mobility
PONS Logo | billwerk Referenzkunde | Branche: e-Learning | Bildung
Cornelsen Logo | billwerk Referenzkunde | Branche: e-Learning | Bildung
Bedrock und Salto Logo | billwerk Referenzkunde | Branche: Streaming
AniCura Logo | billwerk Referenzen | Branche: Gesundheit | Health
waipu.tv Logo | billwerk Referenzkunde | Branche: Streaming | Digitale Medien

“Wir haben mit billwerk einen verlässlichen Partner für die Verwaltung und Abrechnung unseres Subscription-Models gefunden.”

Christian Storch, Head of Software Development, Exaring AG – waipu.tv

Alles, was Sie brauchen, um Ihren Umsatz und Ihre Kundenbindung zu steigern

Wiederkehrende Abrechnung Features

Anpassbare Abrechnungszyklen

Mit unserer Lösung für wiederkehrende Abrechnung können Sie ganz einfach individuelle und jederzeit anpassbare Abrechnungszyklen gestalten, die über die traditionellen monatlichen oder jährlichen Zyklen hinausgehen.

Wiederkehrende Rechnungsstellung

Automatisieren Sie die wiederkehrende Rechnungsstellung vollumfänglich unter Beachtung von DSGVO-Richtlinien und weiterer individueller Regulatorien.

Payment Service Provider

billwerk hat die gängigsten Payment Service Provider in Europa für wiederkehrende Rechnungen integriert. Sie sind ohne weiteres Zutun einsatzbereit.

Die Kombination aus billwerk und Reepay ermöglicht alles mit einem Anbieter und einem einzigen Ansprechpartner.

Globale dynamische Umsatzbesteuerung

Weltweit abrechnen: Durch die Integration von Avalara ist eine globale dynamische Umsatzbesteuerung problemlos und einfach möglich.

Vorschussrechnungen und anteilige Zahlungen

Planen Sie Rechnungen benutzerdefiniert ein, indem Sie Rechnungen eine bestimmte vorab festgelegte Anzahl von Tagen vor dem Verlängerungsdatum des Abonnements erstellen. Passen Sie außerdem Rechnungsbeträge an, um Upgrades/Downgrades in der Mitte des Zyklus zu berücksichtigen.

Chargeback Management

Rufen Sie automatisch Informationen über Streitfälle ab und verwenden Sie das Chargeback Management, um Änderungen an den Abos oder aber dem Rechnungsstatus vorzunehmen. Weiterhin können auch Gutschriften ohne manuellen Aufwand ganz einfach erstellt werden.

Verbrachstabrechnung / Metered Billing

Stellen Sie Ihren Kunden nur das in Rechnung, was sie auch wirklich verbrauchen – addieren Sie Überschreitungen zur Grundgebühr oder ziehen Sie nicht genutzte Ressourcen vom Betrag ab. Auch Gutschriften sind problemlos möglich.

Multi-decimal Pricing

Mit mehrstelliger Preisdarstellung müssen Stückpreise oder Produktnutzung nicht auf- oder abgerundet werden. So verbessert sich die Genauigkeit Ihrer verbrauchs- oder volumenbasierten Abrechnung.

E-Invoicing

E-Invoicing via billwerk wird unterstützt durch ZUGFeRD, xRechnung sowie andere europäische E-Invoicing-Formate.

Subscription Management | Produkt-Features | billwerk Subscription Hub | billwerk GmbH

Mit billwerk helfen wir Ihnen:

  • Aufwand und Kosten Ihrer Prozesse zu reduzieren
  • Fehlerquoten zu minimieren, und das
  • unter Einhaltung aller regulatorischen Vorschriften
  • wiederkehrende Rechnungen & Zahlungen und einmalige sowie regelmäßige Zusatzleistungen zu automatisieren
  • Wettbewerbsfähigkeit zu steigern
  • die Markteinführungszeit für neue Produkte zu verkürzen
  • den CLV zu optimieren und die Churn Rate zu senken
  • Kundenloyalität dauerhaft zu steigern

Optimieren Sie jetzt Ihr Subscription Business mit billwerk Subscription Management

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Mehr über Wiederkehrende Abrechnung

Was sind wiederkehrende Abrechnungen?

Wiederkehrende Abrechnungen sind die wiederholten oder regelmäßigen Zahlungen, die meist in gleichen Abständen auftreten. In der Regel sind das Abrechnungen, die Abonnementunternehmen von den Karten oder Konten ihrer Nutzer erheben. So bezieht sich die wiederkehrende Abrechnung auf geplante, regelmäßige, automatisierte Zahlungen, die für das Abonnement einer Dienstleistung oder eines Produkts anfallen.

Das System der wiederkehrenden Abrechnungen sorgt für einen stetigen Fluss vorhersehbarer, zeitnaher Einnahmen für das Unternehmen und bieten den Kunden eine einfache Möglichkeit, für Produkte und Dienstleistungen zu bezahlen, die sie regelmäßig kaufen und nutzen.

Welche Arten von wiederkehrenden Abrechnungen gibt es?

Wiederkehrende Rechnungen können in zwei Kategorien unterteilt werden: Feste, oder variable (=unregelmäßig) wiederkehrende Abrechnung.

Bei der festen Abrechnung wird in jedem Zahlungszyklus derselbe Betrag vom Konto oder der Karte des Kunden eingezogen – zum immergleichen Datum. Feste wiederkehrende Rechnungen eignen sich am besten für Unternehmen, die Dienstleistungen und Produkte zu einem festen Preis anbieten.

Dem gegenüber stehen variable wiederkehrende Rechnungen. Dabei kann sich der vom Kunden eingezogene Betrag in jedem Zahlungszyklus ändern. Das passiert, wenn etwa unterschiedliche Menge eines Produkts erworben werden oder sich Umstände einer Dienstleistung ändern, aus welchen Gründen auch immer. Die Nutzung des Produkts durch den Kunden wird nachverfolgt, um für jeden Zyklus eine neue, individuelle Rechnung zu erstellen.

Wie funktioniert das wiederkehrende Abrechnungs-Modell?

Software für wiederkehrende Rechnungen wird von vielen abonnementbasierten Unternehmen verwendet, um die Verwaltung von wiederkehrenden Rechnungen und Zahlungen zu unterstützen. Der Prozess folgt dabei folgenden Schritten:

  • Ein Kunde wählt den Modus für Abo-Zahlungen oder ein Abonnementprodukt aus.
  • Anschließend füllt der Kunde ein Formular aus, um ein Konto zu erstellen. Im gleichen Zuge gibt er seine Konto- oder Kartendaten ein. Diese werden dann vollständig gesichert und seitens des Zahlungsgateways gespeichert.
  • Wenn die Überprüfung erfolgreich ist, beginnen die Abbuchungen des Abonnements. Der Zahlungszyklus verlängert sich dann fortlaufend (z. B. monatlich), bis der Kunde beschließt, ihn zu beenden.

Oftmals wird dabei eine Kündigungsfrist vereinbart, um flexibel zu bleiben. Gleichzeitig besteht aber auch die Möglichkeit, zusätzliche Produktumfänge oder Services hinzu zubuchen.

Was sind Vorteile von wiederkehrender Abrechnung für Kunden?

Flexibilität wird immer wichtiger. Abo-Rechnungen ermöglichen es den Verbrauchern, eine auf ihr Budget und ihre Bedürfnisse abgestimmte Wahl zu treffen. Sie bezahlen nur für das, was sie wirklich brauchen und auch nur, solange sie es brauchen. Durch diese Unabhängigkeit fühlen sich die Kunden wohl und bleiben dem Unternehmen gegenüber positiv gestimmt.

Die Zahlungsautomatisierung ermöglicht es den ihnen, ihren Einkauf ohne unnötige Ablenkungen zu genießen und verbessert das Kundenerlebnis. Nicht bei jeder Nutzung bzw. bei jedem Kauf müssen Zahlungsmodalitäten manuell eingegeben werden. Die Kunden müssen ihre Daten nur einmal eingeben, was Entscheidungshürden beseitigt und zu weiteren Ausgaben anregt. Zudem können sie ohne zeitliche Einschränkung auf die Dienste zugreifen – 24 Stunden am Tag, sieben Tage die Woche. In einigen Fällen erhalten sie den Service sofort.

Welche Vorteile hat wiederkehrende Abrechnung für Händler und Dienstleister?

Für Händler vereinfachen die durch wiederkehrende Abrechnungen erzielten, vorhersehbaren und zuverlässige Einnahmen vielerlei Aspekte ihrer Geschäftstätigkeit. Zyklische, wiederkehrende Abrechnungen ermöglichen genauere Prognosen darüber, wie viel Umsatz das eigene Unternehmen in einem bestimmten Zeitraum in der Zukunft machen wird, was eine gewisse Planungssicherheit darstellt. Mit genauen Prognosen können sie fundierte Wachstumsentscheidungen treffen und smart in Vertrieb und Marketing investieren, ohne Angst vor überhöhten Ausgaben zu haben. Ein beständiger und regelmäßiger Cashflow kann Unternehmen auch aus der Vertriebs- und Marketing-Tretmühle befreien.

Sie können sich mehr darauf konzentrieren, bestehende Kunden zu halten und ihnen den bestmöglichen Service zu bieten, anstatt Zeit und Energie darauf zu verwenden, potenzielle Kunden zu akquirieren, die vielleicht nur einmalig kaufen. Die Flexibilität der Abo-Abrechnung zieht eher Kunden an, als wenn sie für einen vollen Produktumfang bezahlen müssen. Aber auch ein breiteres Produktsortiment ist dank Abonnement-Rechnungen möglich. So kann man Kunden automatisch Produktupdates oder Wartungsverträge anbieten und diese einfach abwickeln.

Was sind die Herausforderungen bei wiederkehrender Abrechnung?

Die Gefahr ist groß, bei wiederkehrenden Abrechnungen den Überblick zu verlieren. Die Menge an Daten ist gewaltig und ab einer bestimmten Anzahl an Kunden und zyklischen Zahlungen ist dies manuell nicht mehr abbildbar. Kommt es bei Abo-Zahlungen etwa zu Zahlungsausfällen, weil die Karte abgelaufen ist, nicht genügend Geld vorhanden ist oder die Kartendaten nicht korrekt sind, bleibt dies (lange) unbemerkt. Auch die Benachrichtigung der Kunden kann mühsam und zeitintensiv werden, insbesondere wenn der Kundenstamm wächst.

Weiterhin ist die Zahlungssicherheit in jedem Unternehmen von entscheidender Bedeutung und die wiederkehrende Rechnungsstellung bildet da keine Ausnahme. Der Schutz der sensiblen Zahlungsdaten der Kunden vor digitalem Betrug ist eine große Verantwortung. Wer dieser Verantwortung nicht nachkommt, läuft Gefahr einen großen Schaden zu nehmen – sowohl finanziell wie auch Image-technisch. Ein effizientes System für wiederkehrende Abrechnungen löst diese Herausforderungen in der Praxis.

Für wen ist das Modell wiederkehrender Abrechnungen geeignet?

Die wiederkehrende Rechnungsstellung ist für Unternehmen mit Abo-Geschäftsmodellen essentiell. Sie wird weiterhin von immer mehr Branchen akzeptiert und angenommen. Zu den Unternehmen, die wiederkehrende Abrechnungen verwenden, gehören Fitnessstudios, monatliche Geschenkboxen oder (Print-) Medien, etwa das klassische Zeitschriften-Abonnement. Insbesondere für Softwareprodukte (SaaS), Streaming-Dienste und andere digitale Produkte bietet sich dieses Geschäftsmodell an.

Was ist eine wiederkehrende Abrechnungs-Software?

Eine wiederkehrende Abrechnungs-Software umfasst alle notwendigen Anwendungen, um die Rechnungslegung zu automatisieren. Alles, was Händler und Unternehmen andernfalls manuell machen müssen, von der Rechnungslegung bis zu Mahnverfahren, übernimmt das System automatisiert. Zudem verfügt sie über umfangreiche Möglichkeiten, diverse KPIs übersichtlich darzustellen und Informationen zu zukünftigen Geschäftsentwicklungen zur Verfügung zu stellen. Eine integrierte Kundenhistorie zeigt den Unternehmen alle Buchungen jedes einzelnen Kunden an.

Was ist eine cloudbasierte wiederkehrende Abrechnungs-Software?

Anders als proprietäre Anwendungen speichern cloudbasierte Softwarelösungen die Daten – wie der Name schon sagt – in der Cloud. Das macht den Austausch zwischen den Mitarbeitern aber auch mehreren Standorten einfacher. Sie sind jederzeit abrufbar, auch wenn sich die Mitarbeiter nicht vor Ort befinden. Insbesondere großen Unternehmen mit mehreren Standorten oder Mitarbeitern, die hauptsächlich remote arbeiten, kommt dies zugute. Nebenbei sinken auch noch die Kosten, da die eigene Infrastruktur nicht belastet wird, Kosten für Server etc. fallen weg. Moderne Tools und Mechanismen sorgen dabei für lückenlose Daten- und Anlagensicherheit.

Welche sind die Hauptfunktionen einer wiederkehrenden Abrechnungs-Software?

Um die Hauptziele (Kosten reduzieren, Effizienz steigern) zu erreichen, verfügen Lösungen für wiederkehrende Abrechnungen über vielfältige Funktionen.

  • Rechnungsstellung: Das System versendet Rechnungen oder Mahnungen manuell zum Stichtag, zuverlässig und planbar. Kunden können alle Zahlungen über ein elektronisches Portal abwickeln. Rechnungen für wiederkehrende Abrechnungen weisen alle Arten von Gebühren auf, einschließlich anstehender oder offener Zahlungen, Zinsen oder Steuern. Entlang der kompletten Customer Journey entsteht so eine übersichtliche Historie.
  • Mahnwesen: Das Mahnwesen ist eine Funktion, die essenziell für Software wiederkehrender Abrechnungen ist. Auch wenn in einer idealen Welt alle Zahlungen problemlos erfolgen, ist dies in der Realität nicht der Fall. Geplatzte Schecks, abgelaufene oder abgelehnte Kreditkarten, mangelnde Kontodeckung oder eine Änderung der Daten führt zu nicht ausgeführten Abbuchungen. Diese nachzuverfolgen und zu lösen ist zeitaufwändig, wird aber von der Mahnfunktion der Software automatisiert. Ohne manuelles Zutun werden formularbasierte E-Mails versendet, um Kunden über Zahlungsausfälle oder Preisanpassungen zu informieren und offene Probleme zu lösen.
  • Analytics & Reporting: Wer erfolgreich sein will, kommt nicht umher, wichtige Kennzahlen wie zum Beispiel den (monatlichen) Umsatz, die Abwanderungsrate (Churn) und die Kosten, die für die Gewinnung neuer Kunden anfallen, zu überwachen. Sie geben einen vollen Überblick über die Geschäftsentwicklung. Das manuell zu tun ist aber gerade bei steigenden Abonnentenzahlen kaum möglich. Daher liefern wiederkehrende Abrechnungs-Solutions ergonomische und anpassbare Dashboards, die den Anwender detailliert über die wichtigsten Entwicklungen (auf Wunsch auch alle weiteren) informieren.
  • Produktkatalog: Eine Software, die wiederkehrende Abrechnungen sorgt mit einem integrierten Produktkatalog dafür, alle Produktlinien und Services zentral abzubilden. Neue Produkte bzw. Dienstleistungen lassen sich schneller auf den Markt bringen. Das Potenzial für Cross- und Upselling steigt.

5 Vorteile einer wiederkehrenden Abrechnung-Software

Die wiederkehrende Rechnungsstellung per Software wird aufgrund der Vorteile, die sie sowohl den Kunden als auch den Geschäftsinhabern bietet, inzwischen häufig genutzt. Vor allem bietet sie diese Vorteile:

  • Zeitersparnis für Kunden und Unternehmer: Bei einem System für wiederkehrende Rechnungen müssen sich die Kunden lediglich einmalig anmelden und ihre Zahlungsinformationen angeben, wobei der Unternehmer automatisch für die von ihm erbrachten Dienstleistungen bezahlt wird. Dieser Mechanismus entlastet die Kunden von der Aufgabe, sich zu vergewissern, dass die Rechnung in jedem Zyklus bezahlt wird. Für die Unternehmen bedeutet die wiederkehrende Rechnungsstellung eine erhebliche Verringerung des Risikos von Zahlungsverzögerungen und Zahlungsausfällen, was wiederum Zeit bei der Nachverfolgung spart, da die Kundenkonten in jedem Zyklus automatisch und pünktlich belastet werden.
  • Vorhersehbarer Cashflow für das Unternehmen: Die wiederkehrende Rechnungsstellung sorgt für einen konstanten und zuverlässigen Cashflow für ein Unternehmen. So kann der Vendor die Einnahmen, die in einem bestimmten Zeitraum erzielt werden, besser vorhersagen und basierend darauf Planungen für die Zukunft anstellen. Investitionen, benötigte Mitarbeiter, die Entwicklung neuer Produkte – alles basiert darauf.
  • Vereinfachte Kundenakquise: Probeabonnements können dazu beitragen, den Bekanntheitsgrad des Unternehmens und in der Folge auch die Umsätze sowie die Kundenakquise zu steigern. Eine wiederkehrende Abrechnungs-Software trackt dabei automatisiert den Status eines jeden Probeabonnements und beendet automatisch den Zugang nach Ablauf der Probezeit. Manuell wäre dies nicht abbildbar. Falls Kunden sich im Anschluss für eine kostenpflichtige Nutzung entscheiden, erfolgen die wiederkehrenden Rechnungen automatisiert und ohne zusätzlichen manuellen Aufwand.
  • DSGVO-Konformität: Datenschutz ist fundamental beim Management von Kundendaten. Verfehlungen können, egal ob absichtlich oder nicht, erhebliche Strafen nach sich ziehen. Eine wiederkehrende Rechnungs-Software unterstützt Unternehmen bei dieser Herausforderung erheblich und sorgt mit geprüfter Konformität für Rechtssicherheit.
  • Usability: Auch in Sachen Anwenderfreundlichkeit hat eine Plattform für wiederkehrende Abrechnungen Vorteile. Die Nutzer bzw. Kunden hinterlegen einmalig dauerhaft ihre Daten. Sowohl Kunden als auch Unternehmen müssen sich nicht mehr um die Zahlungsabwicklung kümmern und können Kundenbeziehungen durchgängig automatisiert und flexibel managen. So bleiben mehr Kapazitäten für Kernaufgaben.

Inhouse Solutions oder wiederkehrende Abrechnungs-Software?

Natürlich lassen sich Systeme für wiederkehrende Abrechnungen inhouse entwickeln. Gerade für kleine Unternehmen mit einem niedrigen Kundenstamm, einer überschaubaren Anzahl an Rechnungen und daraus resultierend wenig Anforderungen, kann das sinnvoll sein. Der Vorteil des Unternehmens: die Kompetenzen liegen im Unternehmen¸ die Wege für Abstimmungen sind kurz. Änderungen lassen sich flexibel und wunschgetreu vornehmen, ohne dabei zu viel Zeit zu verlieren.

Allerdings bleibt dabei auch eine Menge Potenzial auf dem Weg, denn Anbieter von wiederkehrender Abrechnungs-Software sind auf genau Systeme spezialisierte. Sie verfügen über das notwendige Know-how und die Ressourcen, um moderne und vor allem skalierbare Lösungen aufzusetzen. Fast alle gewünschten Funktionen lassen sich out of the box abdecken, gegebenenfalls gewünschte Sonderanwendungen hinzukonfigurieren. Es fallen keine Kosten für die Implementierung und Wartung der IT-Infrastruktur an, bei Problemen kümmert sich der Support des Anbieters darum. Laufende Updates gewährleisten stets die notwendige Flexibilität und vor allem auch Sicherheit.

State of the Art-Security mit robusten und performanten Strukturen sind dabei die entscheidenden Vorteile, von denen Unternehmen profitieren. Insellösungen werden vermieden und trotz der hohen Schnittstellenvielfalt geht der Vendor keinen Kompromiss in Sachen Sicherheit ein.