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Lexware automatisiert Wachstum mit billwerk

“Bei der Analyse unterschiedlicher Subskriptionsmanagement-Systeme war es uns wichtig, einen Anbieter zu finden, der ein GoBD Testat für buchhalterisch konsolidierende Vorsysteme vorweisen konnte und hier war billwerk der einzige Anbieter, den wir gefunden haben.”

Case Study

lexoffice by Haufe Lexware

Wie war die Ausgangssituation? Welche Herausforderungen galt es zu meistern?

Als Marktführer für Desktop Buchhaltungs- und Fakturierungslösungen für KMU haben wir bei Lexware bereits 2012 erkannt, dass Software-as-a-Service Geschäftsmodelle gepaart mit den Möglichkeiten von Cloud Technologien ganz neue Freiheitsgrade im Lösungsangebot für Kunden bieten und disruptives Potential in sich bergen. Deshalb sind wir seit 2013 mit lexoffice am Markt, um auch in der Cloudwelt unsere Marktführerschaft im KMU Segment zu verteidigen und auszubauen. Unsere Desktopprodukte verkaufen sich weiterhin exzellent, gleichzeitig sehen wir, dass wir mit unserer lexoffice SaaS Lösung Kundengruppen erschließen können, die wir vorher nicht erreicht haben; Stichwort „automagic“. lexoffice ist in der Konzeption nicht einfach nur eine technische Übersetzung unserer Desktop-Lösungen in die Cloud, sondern wir hatten von Anfang an den Anspruch, Buchhaltung komplett zu automatisieren und so diese Pflichtaufgabe auch für Menschen ohne jegliche Buchhaltungserfahrung leistbar zu machen.

Unsere Kernherausforderung ist dabei, tradierte Denkschema zu durchbrechen. Das gilt sowohl für die Produktentwicklung, als auch für die Geschäftsmodellierung. Hier schätzen wir es sehr, mit billwerk ein spezialisiertes Subscription Management System verfügbar zu haben, weil wir so neue Geschäfts- und Preismodelle sehr schnell technisch abbilden und im Markt testen können, ohne Anpassungen in unserem Konzern-ERP System vornehmen zu müssen.

Welche möglichen Lösungswege haben Sie zur Bewältigung der technischen / infrastrukturellen Herausforderung in Betracht gezogen?

Mit Blick auf Subscription Management haben wir zum Marktstart von lexoffice auf eine Eigenentwicklung gesetzt. Das lag nahe, weil wir mit lexoffice ja selbst eine GoBD konforme Fakturierungslösung anbieten. „Eat your own dogfood“ würden die Amerikaner sagen. Allerdings hat sich über die Zeit herausgestellt, dass wir immer wieder in Priorisierungsprobleme gelaufen sind, weil wir entscheiden mussten, ob wir Features für unsere Kunden oder Features zur Abrechnung unserer Kunden entwickeln wollen. Zudem sind die Anforderungen an die Automatisierung unseres eigenen Order-to-Cash Prozesses sehr anders, als die von Klein- und Kleinstunternehmern.

Parallel hat sich seit etwas 2015 Subscription Management zu einem eigenen Marktsegment entwickelt. Da lag es für uns Mitte 2017 nahe, unsere ursprüngliche „Make“ Entscheidung neu zu überdenken.

Wie unterschied sich der Lösungsansatz mit billwerk von den anderen? Warum haben Sie sich letztendlich dazu entschieden, die Herausforderung mit billwerk zu meistern?

Bei der Analyse unterschiedlicher Subscription Management Systeme war es uns wichtig, einen Anbieter zu finden, der ein GoBD Testat für buchhalterisch konsolidierende Vorsysteme vorweisen konnte und hier war billwerk der einzige Anbieter, den wir gefunden haben. Der Grund dafür ist ganz einfach: Wir nutzen die buchhalterische Konsolidierungsfunktion von billwerk, d.h. wir führen hier für all unsere lexoffice Kunden eine GoBD konforme Nebenbuchhaltung. Am Monats- und Jahresende übernehmen wir dann lediglich die konsolidierten Bestände auf Sammelkonten in unser Konzern ERP. Das hat zwei Vorteile: Erstens handelt es sich hier lediglich um eine Handvoll Zahlen, die wir händisch aus billwerk in unser ERP übernehmen. D.h. wir konnten uns die Implementierung einer aufwändigen Schnittstelle sparen. Zweitens und noch viel wichtiger: Wir können durch diese konsolidierende Buchhaltung in billwerk komplett darauf verzichten, die Geschäftsmodelle in unserem Konzern ERP abzubilden. Das ist wichtig, weil genau diese Abbildung sehr aufwändig und damit langsam ist. Wir testen kontinuierlich unterschiedliche Monetarisierungs- und Pricingstrategien. Daher ist Geschwindigkeit in der Realisierung für uns sehr wichtig.

Wie hat die Integration (operativ, strukturell, zeitlich, etc.) von billwerk und die Transformation der Organisation im Zusammenhang mit der Lösung funktioniert?

Start des Transformationsprojekts war im Herbst 2017, für das ein dediziertes Team bei lexoffice zuständig war. Wir haben in diesem Team zunächst daran gearbeitet, eine Weiche in unsere Systeme einzubauen, um Neukunden über billwerk abrechnen zu können, während Bestandskunden vorerst noch über unser Altsystem fakturiert wurden. Im weiteren Verlauf haben wir dann zunächst in kleinen, später in großen Schritten Bestandskunden umgestellt. Das alles ist für unsere Kunden vollkommen transparent passiert.

Parallel hatten wir für die Zeit der Migration einen wöchentliche Jour Fixe mit billwerk Mitarbeitern. Das war sehr hilfreich für die Abstimmung und den Wissenstransfer. An einigen Stellen hat auch billwerk in diesem Zuge seine Systeme angepasst und weiterentwickelt. Wir hatten und haben hier von Beginn an ein sehr gutes, partnerschaftliches Verhältnis auf allen Arbeitsebenen zu unseren billwerk Kontakten aufbauen können.

Wie funktioniert die Lösung heute (Metriken)? Wie lautet ihr Fazit?

Heute kann ich sagen, dass wir mit der Integration sehr zufrieden sind. Technisch haben wir eine sehr stabile und resiliente Infrastruktur. Und in der Modellierung neuer Geschäfts- und Preismodelle haben wir nun Möglichkeiten, die wir in unsere alte Lösung nicht oder nur mit erheblich größerem, Aufwand hätten einbauen können. So können wir nun tatsächlich sehr schnell neue Preis- und Geschäftsmodelle ausprobieren.

Haben Sie für andere CIOs/Projektverantwortliche, die ebenfalls vor einer ähnlichen Herausforderung stehen noch einen hilfreichen Tipp?

Mein erster Tipp: Überlegen Sie mit Blick auf Ihr eigenes Konzern-ERP, wie tief Sie integrieren müssen. Wir sind mit der händischen Übernahme „konsolidierter Buchhaltungsdaten“ in unser Konzern ERP sehr gut gefahren, weil wir so Freiheitsgrade in der schnellen Weiterentwicklung unserer Geschäftsmodelle gewinnen und gleichzeitig Zeit und Geld für die ERP Integration sparen konnten.

Auch wichtig: Ein dediziertes Team, das sich in Vollzeit der Datenmigration widmen kann. Letzter Tipp: Über die Zeit haben sich in unserem Altsystem bei uns Sonderfälle z.B. aus historischen Rabattaktionen etc. angesammelt. Das waren eine Menge interessanter „Vertragskonstellationen“, die wir in Gänze erst während der Datenmigration entdeckt haben. Hier war es gut, dass wir zunächst in kleinen Schritten Kundendaten migriert haben und dabei lernen konnten.

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Lexware ist ein Unternehmen der Haufe Gruppe, die zu den innovativsten Medien- und Softwarehäusern der Branchen Recht, Wirtschaft und Steuern gehört. 2013 ging Lexware mit lexoffice an den Markt, um auch in der Cloudwelt die Marktführerschaft für Buchhaltungs- und Fakturierungslösungen im KMU Segment zu verteidigen und auszubauen. Mit über 1.200 Mitarbeitern bei Haufe-Lexware und über eine Million Kunden ist Lexware führend im Bereich der kaufmännischen Software.

Dr. Carsten BlockChief Product Owner lexoffice, Haufe Group

Bei der Analyse unterschiedlicher Subskriptionsmanagement-Systeme war es uns wichtig, einen Anbieter zu finden, der ein GoBD Testat für buchhalterisch konsolidierende Vorsysteme vorweisen konnte und hier war billwerk der einzige Anbieter, den wir gefunden haben. Durch diese konsolidierende Buchhaltung in billwerk können wir komplett darauf verzichten, die Geschäftsmodelle in unserem Konzern ERP abzubilden.

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Ein Auszug: SaaS (Software-as-a-Service) / B2B

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