SaaS Billing

Wiederkehrende Abrechnungen für Ihr SaaS Business zuverlässig managen

  •  Skalieren Sie Ihr Subscription Business
  •  Wiederkehrende Prozesse bis zu 100% automatisieren
  •  100% DSGVO und GoBD konform
GoBD Zertifiziertes Unternehmen | billwerk GmbH
ZUGFeRD Standard | billwerk GmbH
PCI DSS geprüftes Unternehmen | Unternehmen billwerk GmbH | Payment Card Industry Data Security Standard
EU DSGVO Konformität | EU DSGVO zertifiziert

Made in Germany for European Subscription Business

Führende Unternehmen setzen schon heute auf den europäischen SaaS Billing-Marktführer billwerk

RTL | RTL + | billwerk Referenz-Kunde | Branche: Digitale Medien | Streaming
Lexware | billwerk Referenzkunde | Branche: SaaS
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billwerk Subscription Process HUB

Die Subscription Management Software und SaaS Billing Lösung für Ihr SaaS Business. billwerk erfüllt Europäische Standards nach EU-DSGVO und GoBD und ist in das Ökosystem führender Drittanbieter integriert. Mit der starken REST API und den Ready-to-use-Integrationen zu den wichtigsten Payment Providern sind Sie sofort startklar.

Billwerk subscription process hub2022

*Bei den hier als Integrationen aufgeführten Plattformen und Software-Services handelt es sich um Beispiele, die sich in billwerk integrieren lassen. Bitte fragt auch nach unseren Standard-Konnektoren.

Benefits für Ihr SaaS Billing

Zahlungsarten für Recurring Payment
SEPA-Lastschrift, Zahlung auf Rechnung, Kreditkartenzahlung, PayPal und mehr.

Dynamische Produktstrategie
Schnelles Go To Market durch flexible und schnell anpassbare Produkte und Serviceangebote.

Weltweit abrechnen
Alle Währungen, alle Steuersätze bereits voreingestellt.

Zertifizierte GoBD-Konformität
von unabhängigen Wirtschaftsprüfern bestätigt.

Deutscher Datenschutz nach DSGVO
nach strengem deutschen Standard & Server-Standort in Deutschland.

Betriebsarten
Eine Plattform, drei Betriebsarten. Public SaaS, Private SaaS & On-Premise. 

FiBu-Integration
Einfache, persistente Übergabe Ihrer Finanzdaten in das Finanzmanagement.

Erstklassiger Support
Auf Deutsch und Englisch im Pre-Sales und beim Onboarding.

Überzeugt? Sprechen Sie mit unseren Experten und erfahren Sie, wie Sie mit billwerk SaaS Billing automatisieren können.

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Mehr über SaaS Billing

Was ist SaaS Billing?

Software as a Service (SaaS) ist mittlerweile ein weit verbreitetes Geschäftsmodell. Hier werden Softwareanwendungen von einem Provider gehosted und dem Endnutzer über das Internet zur Nutzung angeboten. Der Nutzer erwirbt also nicht die Software selbst, sondern lediglich ein (zeitlich befristetes) Nutzungsrecht. In der Regel können Kunden über eine Browseranwendung das Angebot nutzen. Die Software selbst wird vom Provider verwaltet und auch aktualisiert. Der Provider erbringt also eine Dienstleistung und stellt eine Software zur Nutzung zur Verfügung. Der Kunde wiederum bezahlt für die Nutzung ein Entgelt. Das Entgelt kann beispielsweise monatlich, quartalsweise oder jährlich zu bezahlen sein. Es handelt sich hier um wiederkehrende Zahlungen, die an den Provider zu leisten sind.

Doch auch wenn beispielsweise monatlich immer der gleiche Betrag zu bezahlen ist, so muss dennoch ein Abrechnungsprozess erfolgen. Und hier kommt der Begriff „SaaS Billing“ ins Spiel. Mit SaaS Billing ist die Abrechnung wiederkehrender Umsätze im Bereich SaaS gemeint. Der Prozess kann durch den Einsatz von Softwarelösungen automatisiert werden.

Wie funktioniert SaaS Billing?

Bei der Nutzung von „Software as a Service (SaaS)“ handelt es sich regelmäßig um ein Abonnement. Der Nutzer wählt also aus den verfügbaren Optionen das entsprechende Servicepaket aus und abonniert dieses. Bereits mit Vertragsabschluss kommt das SaaS Billing zum Einsatz. Die Kundendaten werden verarbeitet und der Abrechnungsprozess eingeleitet. Entscheidend für den kompletten Prozess sind die Vertragsbedingungen. Also beispielsweise:

– Welches Softwarepaket wurde ausgewählt?
– Gibt es eine kostenlose Probephase (zum Beispiel: Der erste Monat ist gratis, erst danach wird die Nutzung kostenpflichtig)?
– Welches Abrechnungsintervall ist anzuwenden?
– Welche Zahlungsmethode wurde hinterlegt (zum Beispiel Paypal, Kreditkarte, SEPA-Lastschrift)?

In einer modernen Softwarelösung für SaaS Billing erfolgt der komplette Abrechnungsprozess automatisch. Für den Nutzer reduziert sich der manuelle Aufwand bei der Rechnungsstellung hierdurch erheblich.
Vor allem Probleme bei den Zahlungstransaktionen haben in der Vergangenheit häufig zu einem erheblichen Aufwand im Rechnungswesen gesorgt. Doch wer heute moderne Technologien nutzt, profitiert beispielsweise bei Rücklastschriften oder Abbrüchen bei der Kreditkartenzahlung von der direkten Verarbeitung durch eine SaaS Billing Software.

Warum ist SaaS Billing wichtig?

Das Geschäftsmodell Software as a Service (SaaS) hat zur Folge, dass der Anbieter wiederkehrende Umsätze generiert. Diese Umsätze müssen abgerechnet werden. Die Abrechnung von wiederkehrenden Zahlungen bringt zwar einerseits viel Aufwand mit sich. Doch andererseits handelt es sich um „sichere Einnahmen“ für das Unternehmen. Das Unternehmen kann mit den zu erwartenden Zahlungen planen. Das stärkt die eigene Unternehmensliquidität.

Doch damit die wiederkehrenden Zahlungen auch tatsächlich beim Unternehmen eingehen, wird ein professioneller Abrechnungsprozess benötigt. Der SaaS Billing-Prozess muss nicht nur sicherstellen, dass die Leistungen zeitnah und fehlerfrei in Rechnung gestellt werden. Auch Fälligkeitstermine und Zahlungseingänge müssen überwacht werden. Bleiben Zahlungen aus, muss auch entsprechend ein Mahnwesen aktiv werden. SaaS-Anbieter müssen also eine Strategie erarbeiten, wie die Verwaltung möglichst effizient gelingt. Ohne eine automatisierte Lösung hätten Unternehmen hier einen kaum bewältigbaren Aufwand im Rechnungswesen. SaaS Provider benötigen deshalb ein professionelles Abrechnungssystem. Eine SaaS Billing Solution kann entscheidend zum Erfolg beitragen.

Was sind die häufigsten Herausforderungen bei SaaS Billing?

Eine große Herausforderung bei SaaS Billing ist die große Masse an Verwaltungsaufgaben. So muss nicht nur die Abrechnung korrekt und termingerecht erfolgen: Die Zahlungstransaktionen müssen überwacht und ggf. Mahnungen geschrieben werden.

Zudem bieten viele SaaS-Anbieter ihre Produkte grenzüberschreitend an. Das heißt aber auch, dass unterschiedliche steuerliche Besonderheiten zu beachten sind. In einigen EU-Mitgliedsstaaten müssen beispielsweise Rechnungen im B2B-Bereich bereits zwingend elektronisch erstellt werden und an ein bestimmtes Rechnungsportal übermittelt werden (zum Beispiel Italien). In anderen Staaten haben Unternehmen noch die Wahl, ob die Rechnungen elektronisch oder in Papierform erstellt werden.

SaaS Anbieter müssen also den Überblick bewahren zu den unterschiedlichen steuerlichen Rechnungsanforderungen, Währungen, Steuersätzen, Aufbewahrungspflichten u.v.m. Das ist alles andere als einfach und kann zu Verunsicherungen führen. Doch eine korrekte Rechnungsstellung ist Voraussetzung für das Erzielen von Umsätzen. Das SaaS Billing Management ist gerade hier von großer Bedeutung.

Was sind die Vorteile von SaaS Billing?

Das SaaS-Geschäftsmodell bringt für Unternehmen den Vorteil mit sich, dass wiederkehrende Umsätze generiert werden. Die Vertragslaufzeiten ermöglichen es, dass SaaS-Anbieter bereits im Vorfeld planen können, wann welche Umsätze voraussichtlich entstehen. Wiederkehrende Zahlungen sind besser planbar und sorgen für mehr Stabilität der Unternehmensliquidität. Mit SaaS Billing wird die Grundlage für eine langfristige Liquiditätsplanung gelegt.

Die Verwaltung der Kunden kann dank moderner Softwarelösungen mit überschaubarem Aufwand gestaltet werden. Zudem können Kunden langfristig an das Unternehmen gebunden werden.

Gerade im Bereich von wiederkehrenden Zahlungen bieten sich Automatisierungslösungen im Abrechnungsprozess an. So gelingt das SaaS Billing Management im Handumdrehen.

Welche Arten von SaaS Billing gibt es?

SaaS Billing Systeme sind in unterschiedlichen Betriebsarten verfügbar. So gibt es beispielsweise
– Public SaaS,
– Private SaaS oder
– On-Premise

Public SaaS ist beispielsweise eine beliebte Betriebsart für kleine oder auch junge Unternehmen. Sie ist vergleichbar kostengünstig. Der Nutzer erhält hier einen Account, welcher im Rechenzentrum des SaaS Billing System-Anbieters betrieben wird.

Private SaaS ist eine Betriebsart, die zwar ebenfalls im Rechenzentrum des SaaS Billing System-Anbieters betrieben wird. Allerdings wird hier eine separate Infrastruktur genutzt.

On-Permise ist eine Betriebsart, bei der das SaaS Billing System im Rechenzentrum des Nutzers betrieben wird.

Welches System schlussendlich die richtige Wahl ist, hängt von den individuellen Erwartungen des Nutzers ab. Eine Beratung durch den SaaS Billing Solution-Anbieter kann hier empfehlenswert sein.

Was ist eine SaaS Billing Software?

Eine SaaS Billing Software steuert den Abrechnungsprozess eines Unternehmens. Dabei steht die Automatisierung des Prozesses im Vordergrund und soll das Rechnungswesen erheblich entlasten.

Die Software plant, erstellt und versendet Rechnungen. Rechtliche Anforderungen, wie beispielsweise zur Umsatzsteuer oder den gesetzlichen Aufbewahrungspflichten, werden dabei umgesetzt. Ein wichtiger Faktor ist auch die Überwachung von offenen Zahlungen. So können Nutzer schnell erkennen, welche Zahlungen (demnächst) fällig werden.

Auch bei einem Zahlungsverzug muss das Rechnungswesen nicht manuell tätig werden: Das Mahnwesen kann automatisiert erfolgen und entsprechende Schreiben an die Kunden versandt werden.

Warum sollte man eine SaaS Billing Software benutzen?

Vor allem im Bereich Software as a Service (SaaS) müssen Unternehmen mit wahren Datenmassen kämpfen. Für das Rechnungswesen bedeutet dies, dass eine große Vielzahl von Transaktionen und Abrechnungen verwaltet werden muss. Manuell wäre das mit einem enormen Aufwand verbunden. Zudem kann es bei der manuellen Bearbeitung schnell zu Fehlern kommen, insbesondere bei Abrechnungen mit Auslandsbezug.

Eine SaaS Billing Software entlastet, professionalisiert und verbessert den kompletten Abrechnungsprozess. Dabei werden auch regulatorische Anforderungen, zum Beispiel zu eInvoicing in anderen EU-Mitgliedstaaten, berücksichtigt.

Was sind die Funktionen einer SaaS Billing Software?

Erstellen von Rechnungen: Eine SaaS Billing Software plant und erstellt die Rechnungen auf Basis der jeweiligen Vertragsvereinbarungen automatisch.

Rechnungsversand: Die Rechnungen werden an den Nutzer übermittelt. Dabei sind grundsätzlich unterschiedliche Wege denkbar – beispielsweise postalisch, per E-Mail oder zum Download im Kundenportal.

Überwachung der Zahlungseingänge: : Eine SaaS Billing Software prüft und überwacht die Zahlungstransaktionen. So kann erkannt werden, ob Zahlungen fristgerecht eingegangen oder vielleicht überfällig sind.

Mahnwesen: Eine SaaS Billing Software kann auch automatisch Mahnungen versenden, wenn Zahlungen ausgeblieben sind.

Datenanalyse: Die Daten des Abrechnungsprozesses können für das Reporting genutzt werden. So können Umsatzzahlen analysiert oder auch die Liquiditätsplanung entsprechend ausgerichtet werden.

Fünf Vorteile einer SaaS Billing Software

Rechnungsversand: Eine SaaS Billing Software ermöglicht nicht nur die Rechnungserstellung. Auch der Versand wird gesteuert – beispielsweise per Postbrief, E-Mail oder zum Herunterladen der Rechnung im entsprechenden Kundenportal.

Automatisierung: Manuelle Aufgaben fallen beim Einsatz einer SaaS Billing Software kaum noch an. Der komplette Prozess kann automatisch und rechtssicher abgewickelt werden.

Steuerliche Regelungen: Eine SaaS Billing Software setzt bereits automatisch die steuerlichen Regelungen im Abrechnungsprozess um. So werden beispielsweise die umsatzsteuerlichen Anforderungen an eine ordnungsgemäße Rechnung bereits berücksichtigt.

Einfache Verwaltung: Durch ein professionelles SaaS Billing-System können die Abrechnungsdaten einfach erfasst werden. Zudem bleiben die Daten abrufbar und können analysiert werden.

Kundenfreundlich: SaaS Billing schafft nicht nur Transparenz für den Nutzer. Die Rechnungen können im jeweiligen Kundenportal abgerufen werden. Zudem wird der Kundenservice optimiert, da auch die Abrechnungshistorie in der SaaS Billing Plattform abrufbar ist. Durch einen guten Support kann die Kundenbeziehung verbessert werden.

In-house Billing Solutions oder SaaS Billing Software?

Für SaaS-Provider stellt sich die Frage, wie der Abrechnungsprozess gestaltet werden soll. Sollte eine interne Lösung erarbeitet werden? Oder sollte eine spezialisierte Softwarelösung in Betracht gezogen werden?

Eine In-house Solution bringt den Vorteil mit sich, dass Unternehmen ihre individuellen Vorstellungen umsetzen können. Das Abrechnungssystem kann also speziell auf das Geschäftsmodell des Unternehmens abgestimmt werden. Voraussetzung ist allerdings, dass in dem Unternehmen nicht nur entsprechende Fachkenntnisse bei der Softwareentwicklung vorhanden sind, sondern auch regulatorische Anforderungen (zum Beispiel DSGVO, Umsatzsteuer, GoBD) beachtet werden. Dabei sind viele komplexe Fragestellungen zu beachten. Und wenn etwas nicht funktioniert, stellt sich die Frage: Wie schnell kann ein Softwarefehler behoben werden? Wer ist Ansprechpartner für Fragen rund um die Anwendung?

Eine SaaS Billing Software kann sofort eingesetzt werden. Interne Ressourcen werden geschont. Zudem profitiert das Unternehmen davon, dass mit der SaaS Billing Software eine Anwendung genutzt wird, bei der bereits viele Erfahrungswerte vorhanden sind. Ein Kundendienst ist bei Anwendungsfragen schnell erreichbar und kann den Nutzer unterstützen. Außerdem sind komplexe regulatorische Fragen bereits berücksichtigt. So baut das Unternehmen auf eine rechtssichere, kostengünstige und kundenorientierte Komplettlösung.

Worauf bei der Auswahl eines SaaS Billing Systems geachtet werden sollte?

Der große Vorteil eines professionellen SaaS Billing Systems liegt in der Automatisierung. Deshalb sollte bei der Wahl der SaaS Billing Plattform darauf geachtet werden, dass der Abrechnungsprozess weitestgehend automatisiert werden kann.

Wenn jedoch ein umfangreicher Prozess automatisiert wird, spielt der Support eine große Rolle. Treten Probleme auf, ist es wichtig, dass ein Kundenservice erreichbar ist und schnell weiterhelfen kann. Ein guter Kundensupport fängt bereits beim ersten Einsatz der Softwarelösung an: Wenn Nutzer hierbei begleitet werden, kann die SaaS Billing Lösung schnell zum Einsatz kommen. Viele Unternehmen verfügen über eine komplexe IT-Landschaft. Ein gutes SaaS Billing System zeichnet sich durch eine einfache Integration und Kompatibilität aus. Zudem müssen regulatorische Anforderungen, wie Datenschutz und GoBD, umgesetzt werden.