GoBD – erste Übersicht und Praxis-Leitfaden

Auch moderne Start-ups brauchen eine traditionelle Buchführung. Für elektronische Bücher und Dokumente gelten die Leitlinien „GoBD“. Auch wir richten unsere Prozesse und DV-Systeme danach aus und haben einen Überblick erstellt.

Es klingt so herrlich typisch deutsch: GoBD steht für „Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff“.

Wen betrifft GoBD?

Die Richtlinie betrifft alle steuerlich relevanten Dokumente, werden sie – wie üblich – digital erfasst, verwendet oder archiviert. Dafür ist jeder Steuerpflichtige selbst verantwortlich. Für einen ersten Überblick ist dieses Vier-Säulen-Modell hilfreich, das die Anforderungen thematisch zusammenfasst.

Welche Prozesse sind von GoBD betroffen?

Die GoBD gelten für alle Unternehmensbereiche, in denen betriebliche Abläufe durch datenverarbeitungsgestützte Verfahren abgebildet werden, z. B. Finanzbuchführungssysteme, Anlagen- und Lohnbuchhaltung, Warenwirtschafts- und Zahlungsverkehrssysteme. Sämtliche Prozesse sollten auf Konformität geprüft werden. Dies muss nicht nur im Hinblick auf eine Betriebsprüfung getan werden, sondern bietet auch Gelegenheit, Kernprozesse einem Audit zu unterziehen und zu optimieren.

Checkliste: Was muss auf Belegen stehen?

Jeder Geschäftsvorfall, d. h. jeder rechtliche und wirtschaftliche Vorgang, muss mit einem Beleg nachgewiesen werden. Er muss laut den GoBD folgende Informationen enthalten (Quelle: Bundesfinanzministerium der Finanzen).

Allgemeine GoBD-Anforderungen – Kernaussagen in Kürze

Nachvollziehbar:

• Jede Buchung muss belegt werden.
• Geschäftsvorfälle müssen progressiv und retrograd nachgewiesen werden: vom Beleg bis zur Steuererklärung und umgekehrt.
• Die Buchführung muss für einen sachverständigen Dritten innerhalb angemessener Zeit nachvollziehbar sein, sodass dieser einen Überblick über Geschäftsvorfälle und Buchführungssysteme gewinnen kann.
• Um Bücher und Aufzeichnungen nachvollziehen zu können, muss eine aussagekräftige und vollständige Verfahrensdokumentation erstellt werden; ebenso Arbeitsanweisungen zu deren Umsetzung.

Vollständig:

• vollzählige und lückenlose Dokumentation einzelner Geschäftsvorfälle
• sichere Aufbewahrung, Schutz vor Verlust
• technische und organisatorische Kontrollen (z. B. Erfassungs- und Plausibilitätskontrollen, Lücken- oder Mehrfachbenennungsanalyse)

Richtig:

• Archivierte Dokumente müssen dem Originalbeleg entsprechen.
• kontenmäßige Abbildung
• Geschäftsvorfälle müssen sich von der Entstehung bis zur Abwicklung wahrheitsgemäß und lückenlos verfolgen lassen.

Zeitgerecht:

• Geschäftsvorfälle sind zeitnah nach ihrer Entstehung zu erfassen.
• Erfassung von unbaren Buchungen innerhalb von zehn Tagen
• taggenaue Erfassung von baren Buchungen
• Erfassung von periodische Buchungen bis zum nächsten Monatsende

Ordentlich:

• Alle Buchungen müssen einzeln, sachlich geordnet und kontiert dargestellt werden.
• Sie müssen unverzüglich lesbar gemacht werden.

Unverändert:

• Eine Buchung oder Aufzeichnung muss nachgewiesen unverändert
• Keine Fälschungen oder Löschungen, sodass die Originalversion von relevanten Dokumenten nicht mehr festzustellen ist

Erste Checkliste für Einsteiger: 

Quellen: Bundesfinanzministerium