Unsere Anleitung zum Zahlungsanbieterwechsel
Die Auswahl des Zahlungsanbieters sollte immer als langfristige Partnerschaft gesehen werden, da ein Wechsel aufwändig ist. Es kann aber immer Gründe für einen Wechsel geben, wie beispielsweise:
- Insolvenz bzw. Insolvenzantrag (Beispiel Paymill in 2016 oder wirecard aktuell)
- Unzureichende Service-Qualität
- Vertrauensverlust durch unsaubere Geschäftspraktiken
- Wechsel der Geschäftsanforderungen, z.B. geographische Expansion
Vorbereitungen
Haben Sie sich für einen neuen Zahlungsanbieter entschieden, muss neben der Akkreditierung auch die Migration der Zahlungsdaten sorgfältig geplant werden. Diese Migration kann sich bei den verschiedenen Zahlungsmitteln unterschiedlich gestalten:
- Kreditkarten-Daten können nur zwischen Zahlungsanbietern ausgetauscht werden. Hier ist also entweder die Mitwirkungen des alten Zahlungsanbieter erforderlich, oder Sie fordern von Ihren Kunden die erneute Eingabe der Kreditkartendaten im Kundenportal, nachdem Sie den neuen Zahlungsanbieter eingestellt haben. Weder Sie noch billwerk verfügt über die Zahlungsdaten. billwerk kann diese Migration damit nicht eigenständig für Sie übernehmen. billwerk muss aber im Zuge der Migration tätig werden, um Ihre bestehenden Kundenverträge mit dem Zahlungsmittel beim neuen Zahlungsanbieter zu verknüpfen. Diesen Aufwand stellen wir als Professional Service in Rechnung.
- Auf die SEPA-Lastschrift-Daten haben Sie und auch billwerk in der Regel Zugriff. Für die Migration dieser Daten ist die Mitwirkung des alten Zahlungsanbieters nicht erforderlich. Sobald Sie über einen Account bei einem neuen Zahlungsanbieter verfügen, kann billwerk diese Migration für sie übernehmen. Auch diesen Aufwand stellen wir als Professional Service in Rechnung. Eine Zwischenlösung über Ihre Hausbank ist in der Regel nicht empfehlenswert, da die Akkreditierung ähnlich aufwändig wie beim neuen Zahlungsanbieter ist, die Zahlungsprozesse nur teilweise automatisiert sind und Ihnen ggf. zusätzliche Dienste nicht zur Verfügung stehen.
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Empfehlungen bei akutem Handlungsbedarf
Sollte akuter Handlungsbedarf bestehen, und Sie ganz kurzfristig keine Zahlungen über den alten Zahlungsanbieter verarbeiten lassen wollen (weil beispielsweise ein Verlust der treuhändisch gehaltenen Gelder droht) und möchten Sie nicht die Bereitstellung des neuen Zahlungsanbieter abwarten, empfehlen wir folgendes Vorgehen für B2B-Geschäftsmodelle (für B2C-Geschäftsmodelle bedingt sinnvoll):
- sofortiges Einstellen von Zahlungstransaktionen über den betroffenen Zahlungsanbieter.
- Wechsel der Zahlungsmethode aller betroffenen Kunden von Kreditkarte bzw. SEPA ELV zu „Zahlung auf Rechnungen“. Beachten Sie hierbei bitte die Einstellung für das Zahlungsziel.
- Information an Ihre Kunden über die temporäre Umstellung der Zahlungsmethode.
- Später Migration der SEPA-Daten nach der Bereitstellung des Accounts durch den neuen Zahlungsanbieter.
Für billwerk-Kunden
Um die Zahlungen über den betroffenen Zahlungsanbieter einzustellen, müssen in billwerk die Zugangsdaten für diesen Zahlungsanbieter explizit unter „Einstelllungen > Zahlungseinstellungen“ gelöscht und die Änderungen gespeichert werden. Daraufhin kann das System keine weiteren Zahlungen mehr über den Zahlungsanbieter abwickeln. Hinweis: Das kann in den folgenden Tagen zu Mahnungen und fehlgeschlagenen Zahlungen führen.
Wenn Sie für den Wechsel Unterstützung und Beratung benötigen, sprechen Sie uns in jedem Fall an.
