Debitorenmanagement – Forderungen und Mahnungen im Blick

Debitorenmanagement
Das Debitorenmanagement ist ein Teilbereich des Rechnungswesens und ein wichtiger Geschäftsbereich zur Gewährleistung der Unternehmensliquidität. Hier werden also nicht nur Rechnungen erfasst und versendet, sondern die entsprechenden Forderungen überwacht und zur Not mittels Mahnwesen oder gar Inkassounternehmen eingetrieben. Dabei ist der Debitor im Grunde nichts anderes als der Kunde. In vielen Unternehmen ist das Debitorenmanagement eine personalintensive Angelegenheit. Ein Aufwand, den insbesondere Online-Shops und Subscription-Unternehmen, aufgrund der Vielzahl an monatlichen Rechnungen, so nicht leisten können. Eine Lösung sind die sogenannten Payment Service Provider (PSP) und Subscription Software Management-Anbieter. Was das genau heißt und warum ein professionelles Debitorenmanagement so wichtig ist, erklären wir in diesem Beitrag.

Was genau ist Debitorenmanagement?

 Das Rechnungswesen ist in der Regel in ein Debitoren- und in ein Kreditorenmanagement unterteilt. Während die Kreditorenbuchhaltung dafür verantwortlich ist, die eigenen Verbindlichkeiten zu begleichen und die eigene Zahlungsmoral zu überwachen, ist das Debitorenmanagement dafür zuständig, dass alle Ausgangsrechnungen in der vereinbarten Abrechnungsperiode ausgeglichen werden.

Zu den zentralen Aufgaben gehören die Anlage und Pflege von Kundenkonten, die Bonitätsprüfung vor Bestellung bzw. Lieferung, die zeitnahe Erstellung und Einbuchung von Rechnungen und Zahlungseingängen und die Überwachung von Fälligkeiten. Im negativen Fall bedeutet dies, Unternehmen außergerichtlich und im schlimmsten Fall gerichtlich abzumahnen. Dieser kurze Überblick macht deutlich, wie hoch der Aufwand im B2C-Bereich sein kann – erst recht bei Online-Shops oder Abo-Angeboten mit kleinen Rechnungsbeträgen bzw. häufigen Rechnungsverkehr.

Zwei wichtige Debitorenmanagement-Kennzahlen sind dabei zum einen die Debitorenlaufzeit, also die Geschwindigkeit der Zahlung der gestellten Rechnung. Eine andere wichtige Kennzahl ist der so genannte Debitorenumschlag, auch DSO („Days Stand Outstanding“) genannt. Dabei sollte das Unternehmen einen hohen DSO-Wert anstreben. Dazu werden die Netto-Umsatzerlöse durch den durchschnittlichen Debitorenbestand dividiert. Je höher also der Faktor, umso weniger ist Kapital an Debitoren gebunden. Kurz: Das Unternehmen hat Kapital auf der hohen Kante und ist damit liquide. Eine rückläufige Quote sollte also zu betriebsinternen Maßnahmen führen.

 

Was sind die Vorteile eines professionellen Debitorenmanagements?

Als Startup oder Gründer eines Dienstleistungsunternehmens ist das Kerngeschäft in der Regel das Produkt oder die Wahrung des geschäftlichen Wettbewerbsvorteils. Dazu zählt i.d.R. nicht das Rechnungswesen. Dabei ist genau dieser Bereich hauptverantwortlich für die Liquidität des eigenen Unternehmens. Eine „Der-Kunde-wird-schon-zahlen“-Mentalität kommt dabei schnell an ihre Grenzen. Gerade dann, wenn die Anzahl an Kunden irgendwann unüberschaubar wird. Dafür gibt es Payment Service Provider (PSP), also Zahlungsdienstleister, wie etwa Payone oder GoCardless, die im Normalfall die komplette Abwicklung des Forderungsmanagements übernehmen. Zu den Leistungsangeboten zählen:

  • Weiterleitung von Kreditkartendaten
  • Angebot bzw. Integration verschiedener Zahlungsverfahren
  • Rechnungsstellung
  • Umsatzverrechnung
  • Inkasso- und Forderungsmanagement

Würde man als KMU diese Leistungen selbst erledigen, bedeute dies einen hohen Personalaufwand. Während PSPs dank Automatisierung und hoher Professionalisierung diese Aufgaben übernehmen. Insbesondere das Forderungsrisiko ist auf diesem Wege für das eigene Unternehmen nicht mehr gegeben, da PSPs auch das Inkasso übernehmen. Somit ergeben sich zwei nicht zu unterschätzende Vorteile: Sinkende Personal- und Sachkosten, bei geringer Forderungsausfallquote.

 

Welche Bedeutung hat Debitorenmanagement für die Subscription Economy?

Die Anforderungen der Subscription Economy an ein zuverlässiges Rechnungswesen sind hoch. So hoch, dass selbst PSPs hier oft an ihre Grenzen stoßen. Eine spezielle Subscription Management und Recurring Billing Software, wie die von billwerk, verschafft hier Abhilfe. Denn eine ausgeklügelte Abonnementverwaltung muss sich auch im Management von Debitoren widerspiegeln. Folgende Punkte sind dabei wichtig:

 

  • Zahlungseskalation: beginnend bei der Benachrichtigung von Debitoren bis hin zur Sperrung von Kunden-Accounts
  • Mehrstufiges Mahnwesen: alle Zahlungseskalationen müssen auf einen Blick gehalten werden
  • Automatische Offene-Posten-Verwaltung für den Jahresabschluss
  • Rücklastschriften und Chargebacks: Keditkartenrückzahlungen sind in der Subscription Economy an der Tagesordnung. Eine gute Subscription Management Software erkennt Rücklastschriften
  • Reverse-Charge-Verfahren: Internationale Buchungen ohne Mehrwertsteuer müssen möglich sein

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Fazit: Ein reibungsloses Debitorenmanagement ist in der Subscription-Welt obligatorisch

 Ein funktionierendes Debitorenmanagement  war schon immer wichtig. Nur so kann die Liquidität eines Unternehmens gewährleistet werden. Im digitalen Zeitalter, angefangen im E-Commerce bis hin zu Abonnement-Angeboten, werden die Ansprüche an das Kundenmanagement immer höher – und das aus gutem Grund. Kunden, aber auch das eigene Unternehmen, erwarten Arbeitsabläufe in Echtzeit. Das Ergebnis muss ein dynamischer, flexibler und trotzdem zuverlässiger und rechtlich verbindlicher Prozess sein, wie ihn nur professionelle Subscription Software-Anbieter zur Verfügung stellen.

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