DIN 5008 – Regeln für geschäftliche Korrespondenz

DIN 5008
Geschäftliche Kommunikation unterliegt keinen gesetzlichen Regeln, sollte aber bestimmte Richtlinien verfolgen. Genau solche Richtlinien umfasst die sogenannte DIN 5008. Im Unterschied zu einem Gesetz ist eine Richtlinie nach DIN-Norm freiwillig, erleichtert jedoch die Kommunikation erheblich. Wo genau steht der Absender, wo die Anrede und wie lautet die korrekte Schreibweise des Datums? Vermeintlich banale Fragen, auf die es genormte und international anerkannte Regeln gibt. In diesem Artikel erläutern wir, warum ein aufgeräumter und richtlinienkonformer Geschäftsbrief so wichtig ist und wie unnötige Mehrarbeit und Missverständnisse verhindert werden kann.

DIN 5008 – Das müssen Sie wissen

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Das Schreiben und Versenden von Geschäftsbriefen gehört für jeden Unternehmer zum Tagesgeschäft. Eine Regel, die für viele oft im Hintergrund angewandt wird, ist die sogenannte DIN 5008. Diese legt seit 1928 Schreib- und Gestaltungsregeln für die Textverarbeitung fest, darunter Satzzeichen, Schriftzeichen, Rechenzeichen, Formeln sowie die Gliederung von Texten in Dokumenten und den Aufbau von Tabellen. Seitdem gab es eine Reihe von Updates, die letzte umfassende im Jahre 1996, als auch die Gestaltung mit PC-Textverarbeitungsprogrammen Gegenstand der Norm wurde. Dies betrifft auch Rechnungsprogramme und jegliche Software, die Geschäftsbrief-Vorlagen anbietet.

Wichtig ist dabei zu wissen, dass die DIN 5008 nicht die Inhalte eines Geschäftsbriefs regelt, sondern lediglich wie er auszusehen hat. Dabei gibt es einige wichtige Beispiele zu beachten:

  • Im Fließtext wird keine 0 vor einem Datum gestellt (z.B. 5. August 2016)
  • Die einzig richtige Schreibweise für E-Mail ist E-Mail (und nicht z.B. Email)
  • Es heißt „z. Hd. Herrn (…)“ und nicht „z. Hd. Herr (…)“
  • Die einzig korrekte Schreibweise für eine internationale Telefonnummer ist +49 123 456789 und nicht etwa +49 (0) 123 456789
  • Uhrzeiten können sowohl “9 Uhr“ als auch „09:00 Uhr“ geschrieben werden
  • Aus optischen Gründen sollte die Betreffzeile nicht länger als zwei Zeilen sein. Die Betreffzeile ist grundsätzlich fett zu schreiben
  • Zwischen Betreff und Anrede sind maximal zwei Leerzeilen zu berücksichtigen
  • Zwischen den einzelnen Absätzen im Brief ist ein Abstand von einer Leerzeile einzuhalten
  • Nach der Grußformel bleiben insgesamt drei Zeilen frei. Dieser freie Bereich wird für die Unterschrift und einen möglichen Firmenstempel verwendet
  • Unter der Unterschrift sollte der richtige Name vollständig ausgeschrieben werden
  • „PS“ ist die einzig richtige Schreibweise und nicht „P.S.“
  • Das Wort „Anlage“ kann geschrieben werden, ist aber nicht zwingend notwendig. Wenn es aber aufgeführt wird, dann fett

Hier finden Sie weitere Richtlinien zur DIN 5008.

Die DIN 5008 als Dolmetscher in der Geschäftswelt

Eine Richtlinie wie die DIN 5008 sieht auf den ersten Blick nach Mehraufwand aus, doch tatsächlich erleichtert sie das Geschäftsgebaren und die Kommunikation zwischen Geschäftspartnern erheblich. So, wie es auch eine Etikette und Gepflogenheiten im bilateralen Geschäftsumgang gibt, gibt es eben auch anerkannte Regeln in der Geschäftskorrespondenz. Dabei ist stets zu beachten, dass Abweichungen natürlich gestattet sind, da es sich nicht um ein Gesetz handelt. Viel wichtiger ist, dass sich ein Unternehmen mit einer konsistenten Corporate Identity ausstattet, die immer dann von der Norm abweichen kann, wenn sie anderenfalls die eigene Unternehmensphilosophie konterkarieren würde. Gleichzeitig muss sie aber so ausgelegt sein, dass mein Gegenüber alles korrekt versteht und es nicht zu Missverständnissen kommen kann. So gesehen ist die DIN 5008 als Übersetzungswerk in der Geschäftswelt zu verstehen, damit alle die gleiche formelle Sprache sprechen.  

DIN 5008 und Subscription Economy

Eine einheitliche und aufgeräumte Geschäftsbrief-Vorlage ist das A und O für eine fehler- und beschwerdefreie Geschäftskorrespondenz. Die Herausforderung in der Subscription Economy liegt in der Frequenz der schriftlichen Kommunikation. Im Recurring Billing werden automatische, oftmals monatliche Rechnungen ausgestellt. Hinzu kommt der erweiterte Schriftverkehr. Stellen Sie sich jetzt eine Serienbriefvorlage vor, die missverständlich, widersprüchlich oder zumindest nicht rechtlich einwandfrei ist. Beschwerdebriefe mit möglicherweise finanziellen oder gar rechtlichen Konsequenzen könnten die Folge sein. Darum ist die Beachtung des DIN-Regelwerks besonders für Subscription-Unternehmen so wichtig, um eine konsistente und verständliche Geschäftskommunikation zu gewährleisten.

Auch bei billwerk können Geschäftsbriefvorlagen nach DIN 5008 erstellt werden, um Dokumente mit dem eigenen Unternehmensbriefbogen und -Layout zu versehen. Diese PDF-Vorlagen können beispielsweise für Rechnungen, Gutschriften oder Mahnungen angewandt werden.

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Fazit: Die DIN 5008 als Knigge für den schriftlichen Geschäftsalltag

Unternehmer haben jede Menge geschäftskritischer Regeln zu beachten, insbesondere im finanziellen und steuerlichen Bereich. Da können eher trivial anmutende Regeln, wie die der DIN 5008, schnell vom Radar verschwinden. Wenn wir aber das Regelwerk zum DIN-Brief eher als Hilfestellung für den Geschäftsalltag begreifen, wird deutlich, dass die Anwendung dieser Richtlinien lediglich dem gesunden Menschenverstand entspricht. Missverständnisse, ein Aneinandervorbeireden und im schlimmsten Falle Beschwerden können dadurch vermieden werden.

in Wiki: Standards & Normen