Finanzbuchhaltung

Finanzbuchhaltung
Die Finanzbuchhaltung, kurz FiBu, ist ein essentieller Bestandteil des betrieblichen Rechnungswesens. Sie erfasst alle unternehmerischen Vorgänge, die sich in Zahlen ausdrücken lassen, also alle Kosten und Erträge. Bei größeren Unternehmen wird zusätzlich noch zwischen Debitoren- und Kreditorenbuchhaltung unterschieden, da beide Vorgänge (Kosten- und Ertragserfassung) unabhängig voneinander durchgeführt werden können. Entscheidend ist dann allerdings ein Controlling, das die Finanzbuchhaltung überwacht. In diesem Dossier erklären wir, welche Rolle eine transparente und korrekte Finanzbuchhaltung hat – insbesondere für die Subscription Economy.

Was ist Finanzbuchhaltung?

Als Grundlage für die Finanzbuchhaltung eines Unternehmens gilt die sogenannte Gewinn- und Verlustrechnung (GuV), sowie die Bilanz. Diese basiert auf den Buchungen aller Finanzströme. Dabei müssen zwei Kriterien beachtet werden:

  • Die Reihenfolge muss chronologisch erfolgen
  • Je nach Art des unternehmerischen Vorgangs erfolgt eine sachliche Ordnung

Finanzbuchhaltung | Rechnungswesen | billwerk WikiDas Ergebnis einer FiBu ist der Jahresabschluss. D.h. es wird eine Gewinn- und Verlustrechnung mit allen Einnahmen und Ausgaben sowie eine Bilanz erstellt. Gemäß § 238 HGB ist eine Betriebsbuchhaltung in der Regel für alle Unternehmen gesetzlich vorgeschrieben. In welchem Maße dies geschehen muss, kommt auf die Größe des Unternehmens an. Lediglich Freiberufler und Unternehmen, die weniger als 60.000 Euro Gewinn (bzw. 600.000 Euro Umsatz machen) sind von der klassischen Buchführungspflicht befreit – sie sind von der Pflicht zur doppelten Buchführung befreit. Dennoch müssen auch Unternehmen ihren Gewinn ermitteln und eine vereinfachte Einnahmen-Überschuss-Rechnung (EÜR) den Finanzbehörden/dem Finanzamt vorlegen.

Was sind die Aufgaben der Finanzbuchhaltung?

Am Anfang einer korrekten Finanzbuchhaltung sollte eine Bedarfsplanung stehen, auch Enterprise-Resource-Planning (ERP) genannt. Dabei handelt es sich um eine Art Forecast-Berechnung mit dem Ziel sämtliche unternehmerischen Aufgaben rechtzeitig und bedarfsgerecht zu planen und zu steuern. Dazu gehören beispielsweise Personal, Kapital, Betriebsmittel, Material, Technik und vieles mehr.

Die 5 wichtigsten Aufgaben:

Erfassung und Dokumentation aller Geschäftsvorfälle
Jeder Unternehmer, der verpflichtet ist eine Finanzbuchhaltung durchzuführen, muss alle Geschäftsvorfälle, i.d.R. in Form von Belegen, lückenlos dokumentieren. Dies ist die Grundlage für jede Steuerermittlung, sowie einer anschließend unregelmäßig stattfindenden Prüfung.

Die Aufstellung einer Bilanz
Für die Bilanz werden alle Schuldenbestände und Vermögenstände dokumentiert. Diese Angaben sind eine wichtige Information für Gläubiger, Anteilseigner und Außenstehende.

Die Ermittlung der Bestandsveränderungen
Sollten sich Vermögen oder Schulden verändert haben, werden diese in einer Bestandsveränderungsermittlung festgehalten.

Die Gewinnermittlung (GuV)
Die Grundlage für die Gewinn- und Verlustrechnung ist die Dokumentation aller Geschäftsvorfälle.

Die Besteuerung des Unternehmenserfolgs
Auf Basis der GuV kann die Besteuerung des Unternehmenserfolgs durchgeführt werden. Dabei ist Erfolg nicht immer positiv zu verstehen. Sollte am Ende ein Verlust auf der GuV stehen, spricht man vom negativen Erfolg.

Dies muss im Rahmen einer Rechnungsperiode ermittelt werden. D.h. die Daten und Belege im Zeitraum zwischen zwei Abschlüssen. Hier unterschediet man erneut zwischen verschiedenen Abschlüssen. Es gibt einmal den Jahresabschluss, der am Ende des Geschäftsjahres durchgeführt wird. Es gibt aber auch Quartals- und Monatsabschlüsse, deren Rechnungsperiode drei Monate beziehungsweise ein Monat andauert.

Was sind die Vorgaben für eine GoBD konformate Finanzbuchhaltung?

Um GoBD konform bei der Finanzbuchhaltung zu sein, müssen einige Regeln beachtet werden. Wichtig ist, dass jeder Geschäftsvorfall einer Rechnungsperiode zuzuordnen ist. Alle Geschäftsvorfälle innerhalb einer Rechnungsperiode müssen in der Buchhaltung erfasst werden. Ein Geschäftsvorfall ist eine Buchung, wie zum Beispiel eine Einnahme oder eine Ausgabe auf einem Konto. Die Geschäftsvorfälle werden auf unterschiedlichen Konten erfasst. Nach jeder Rechnungsperiode (z.B. Monat oder Quartal) werden die Konten geschlossen. Ist eine Rechnungsperiode geschlossen, dürfen die Buchungen dieser Periode nicht mehr verändert werden.  Wurde die Rechnungsperiode geschlossen, kann sie an den Steuerberater oder das Finanzamt übermittelt werden. Dabei müssen gesetzliche Fristen unbedingt eingehalten werden.

Was bedeutet das für die Subscription Economy?

Unternehmer der Subscription Economy wissen, dass an ihre Finanzbuchhaltung besondere Anforderungen gestellt werden. Rechnungen über Buchhaltungsprogramme oder in Excel zu schreiben ist das eine, doch die verschiedenen Leistungsdatenströme zusammenzubringen das andere. Wo wird die Umsatzsteuer abgerechnet? Was sind die verbrauchsabhängigen Güter und wie hoch kann der Hardwarekostenanteil beziffert werden? Ein Enterprise-Resource-Planning, sowie ein transparentes und integriertes Controlling ist daher unabdingbar, um den dynamisch ablaufenden Geschäftsvorgängen Rechnung zu tragen und außerdem einer möglichen Steuer- oder Wirtschaftsprüfung jederzeit standzuhalten.

Eine logisch aufgebaute und cloudbasierte Finanzbuchhaltungssoftware ist daher eine wichtige Grundlage für die Finanzbuchhaltung in der Subscription Economy. Hier gibt es jede Menge guter Anbieter, die sich jeweils nach dem benötigten Bedarf richten. Welche Module sind in dem Buchhaltungsprogramm enthalten? Gibt es nur einen Benutzer oder mehrere? Welches Warenwirtschaftssystem kann integriert werden? Welche Art des Jahresabschlusses unterstützt die Software? Ist die Umsatzsteuervoranmeldung integriert? Welchen Support erhalte ich mit dem Programm? Ähnlich wie beim Materialbedarf sollte auch hier zunächst der buchhalterische Bedarf ermittelt werden, bevor man sich an die Recherche einer geeigneten Buchhaltungssoftware begibt. Auch die Integrationsmöglichkeiten in bestehende Systeme sind ein entscheidender Faktor, der für die gesamte Buchhaltung und Buchführung nicht unterschätzt werden darf. Ein Subscription Management mit Integrationen zu bestehenden Buchhaltungs-Programmen ist daher gerade in der Subscription Economy entscheidend für den Erfolg.

Fazit: Eine korrekte FiBu ist das A und O – darf jedoch nicht zum Geschäftsschwerpunkt werden

Gerade im Online Subscription Business ist eine schnelle, dynamische und effiziente Finanzbuchhaltung im Rechnungswesen entscheidend für den Geschäftserfolg. Mit dem richtigen Buchhaltungsprogramm sollte dies kein Problem darstellen. Wenn man am Anfang eines neuen Business steht, ist es jedoch erst einmal wichtig, sich den grundlegenden Aufgaben der Buchhaltung und Buchführung bewusst zu werden, gefolgt von der Frage, wer sich darum kümmern kann. Um einer lückenlosen und korrekten FiBu gerecht zu werden, sollte eine extra hierfür zuständige Person (wie zum Beispiel Finanzbuchhalter) oder gar Abteilung, zumindest ein Steuerbüro, sich der Sache annehmen, um nicht den Überblick zu verlieren. Nur so kann die Basis für ein transaktions- und abonnementbasiertes Business geschaffen werden.

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