GoBD Konformität

Die GoBD ist eine am 14. November 2014 erlassene Steuervorschrift und steht für Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff. Was nach einem komplizierten Wortmonster klingt, ist für Unternehmen in der Realität einfacher umzusetzen als der Name der Verwaltungsvorschrift vermuten lässt. Urheber dieser Grundsätze ist das Bundesfinanzministerium (BMF). Es ist als Reaktion auf die buchhalterische Realität in den heutigen Unternehmen zu verstehen. Die elektronische Buchführung ist heute schließlich gelebte Digitalisierung in den Finanzabteilungen deutscher Unternehmen. Dennoch sind die genannten Grundsätze kein Selbstläufer und elementar und bindend für jeden Steuerpflichtigen in diesem Land.

Die GoBD löste mit ihrer Einführung die 2002 inkraftgetretene GDPdU (Grundsätze zum Datenzugriff und zur Prüfbarkeit digitaler Unterlagen) ab. Ihre Inhalte wurden allerdings keinesfalls obsolet, sondern wurden mit dem Nachfolger zusammengeführt.

GoBD Konformität- was müssen Sie wirklich wissen?

Grundsätzlich betrifft die GoBD Konformität jeden Steuerpflichtigen in Deutschland – und ganz besonders Unternehmen.

Während Papierrechnungen mehr und mehr der Vergangenheit angehören, sind E-Rechnungen zunehmend der Normalfall – für Betreiber eines Subscription Business sowieso. Die Anforderungen an die GoBD Konformität sind für viele Unternehmer auf den ersten Blick nicht wirklich verständlich. Ein genauer Blick zeigt jedoch, dass viele Anforderungen durchaus nachvollziehbar sind. So müssen digitalisierte Rechnungsunterlagen

nachvollziehbar und nachprüfbar sein
eindeutig und fortlaufend aufgezeichnet sein
vollständig sein
korrekt sein
zeitgerecht verbucht
geordnet
und unveränderlich sein

Während die meisten genannten Punkte für sich sprechen, möchten wir zwei Punkte herausgreifen, da sie massive Implikationen auf die GoBD Konformität haben.

Die zeitnahe Buchung

Für die Buchung von Belegen dürfen Sie sich nicht ewig Zeit lassen. Unbare Buchungen müssen innerhalb von zehn Tagen erfasst werden, während bare Buchungen sogar täglich erfasst werden müssen. Periodische Buchungen müssen dagegen zum Monatsende erfasst werden.

GoBD Konformität bei der Archivierung

GoBD-konforme Rechnungen müssen revisionssicher aufbewahrt werden. D.h. sie dürfen nicht veränderbar sein und sie müssen fälschungssicher sein. Konkret bedeutet dies, dass jede digitale Rechnung (z.B. ein PDF, eine XRechnung oder eine ZUGFeRD-Rechnung) nicht überschreibbar sein darf und mindestens zehn Jahre aufbewahrt werden muss. Gleichzeitig muss sie sie so geordnet sein, dass sie innerhalb kürzester Zeit (maximal innerhalb von drei Wochen) auffindbar ist und dem Steuer- oder Wirtschaftsprüfer zugänglich gemacht werden kann. Hier wird zwischen einem unmittelbaren Datenzugriff (also der direkte Zugriff auf das Buchhaltungssystem), einem mittelbaren Datenzugriff (der Steuerpflichtige wertet zunächst aus und gewährt dem Betriebsprüfer Leserechte) und einer Datenträgerüberlassung (z.B. auf einer CD oder DVD) unterschieden. Letztere Variante ist tatsächlich die noch immer am häufigsten genutzte Zugriffsmethode der Finanzbehörden.

Die Vorteile von GoBD Konformität

Die Vorzüge einer elektronischen Buchführung und revisionssicheren Archivierung liegen auf der Hand. Nicht nur, dass eine Archivierung in Papierform entfällt, auch die Aufbewahrung von geschäftlichen E-Mails ist nicht mehr zwingend, wenn sich das Unternehmen für eine systematische elektronische Rechnungsstellung entschieden haben – es sei denn es wurden Nebenabsprachen auf dem E-Mail-Wege getroffen, die aus der Rechnung nicht hervorgehen. Unternehmen, die GoBD-konforme Datenverarbeitungssysteme nutzen, sind auch auf der sicheren Seite in Bezug auf die gesamte Verfahrensdokumentation, die Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) und auf das Bilanzrichtlinie-Umsetzungsgesetz (BilRUG).

GoBD Konformität für die Subscription Economy

Die Nachvollziehbarkeit und die Ordnung von Belegen ist für jedes Unternehmen unabdingbar. Im Subscription Business ist die Komplexität aufgrund der voll automatisierten Prozesse zudem höher. Zwar gelten in der Subscription Economy keine gesonderten Grundsätze im Vergleich zu Unternehmen mit anderen Geschäftsmodellen, allerdings sind die Anforderungen in der Subscription-Welt aufgrund ihrer Frequenz, des Volumens (Rechnungsaufkommen) und der Automatisierung ungleich höher. Hier den Überblick zu behalten, ist nur mit einer professionellen und ausgereiften GoBD-zertifizierten Software, wie sie billwerk anbietet, möglich.

Fazit: Weiterentwicklung der Digitalisierung

Unternehmen, die bereits mit einem revisionssicheren und konformen Rechnungsprogramm arbeiten, werden von den genannten GoBD Konformität Anforderungen vermutlich wenig überrascht sein. Dennoch ist es immer hilfreich, sich diese Grundsätze zu verinnerlichen und der Buchführung regelmäßig einen Reality-Check zu unterziehen – und zwar auch unter Mitwirkung und in Zusammenarbeit mit Ihrem Steuerberater und Ihrer Subscription Management Software.

Hinzu kommt, dass die Digitalisierung in der Buchführung noch längst nicht abgeschlossen ist. Mit Blick auf GoBD 2019 zeigt sich, dass Neuerungen wie das Implementieren von innovativen Prozessen, wie etwa die Einbeziehung von Cloud-Systemen, und die Möglichkeit des mobilen Scannens weitere Schritte sind, Steuerpflichtigen aber auch Behörden die Buchführung in Zukunft weiter zu vereinfachen.