Grundbuch

Grundbuch
Das Grundbuch gehört zu den verschiedenen Büchern der Buchhaltung. Es ist auch unter dem Begriff Journal bekannt.Dortwerden alle Geschäftsvorfälle in chronologischer Reihenfolge aufgelistet. Diese chronologische Anordnung, soll vor allem im Prüfungsfall dafür sorgen, dass es für Behörden leichter ist eine Prüfung durchzuführen.

Wie ist das Grundbuch aufgebaut?

Das Grundbuch oder auch Journal listet chronologisch alle Geschäftsvorfälle auf. Dabei wird jedem Vorfall eine laufende Nummer zugewiesen. Neben der laufenden Nummer werden Betrag, Buchungstext und Belegnummer erfasst. Somit erhält jeder Eintrag immer das Datum, den Vorgang, Vermerke zum Vorgang, das Konto und das Gegenkonto sowie den Betrag. Daher lassen sich alle Geschäftsvorgänge zum Beleg zurückverfolgen.
Vor der Digitalisierung bestand die Buchführung noch aus physischen Büchern – daher auch die Namen wie Grundbuch und Hauptbuch. Auch wenn in Zeiten der elektronischen Buchführung niemand mehr physische Bücher verwendet, werden auch in der Buchhaltungssoftware diese Bücher verwendet. Dazu gehört unter anderem auch das Hauptbuch und verschiedene Nebenbücher.
Um dieses überhaupt erstellen zu können, müssen alle Belege des Unternehmens aufbewahrt und im Anschluss erfasst werden. Dabei kann es sich um Rechnungen von Kunden, Kontoauszüge oder Kassenbelege handeln. Zu jedem Eintrag muss sich auch ein entsprechender Beleg finden lassen. Ohne Beleg wird das Finanzamt den Eintrag nicht akzeptieren. Sollte ein Beleg verloren gegangen sein, ist es möglich einen sogenannten Eigenbeleg auszustellen. Dieser Beleg muss ebenso wie andere Belege das Datum, den Betrag und den Verwendungszweck enthalten und mit diesen Angaben ins Grundbuch eingetragen werden.
Neben den chronologischen Buchungen aller Vorfälle enthält das Grundbuch Eröffnungsbuchungen und vorbereitende Abschlussbuchungen.

Was ist der Unterschied zwischen Grundbuch und Hauptbuch?

Nach dem Abschluss der Buchungen erfolgt der Übertrag ins Hauptbuch, wo dann die sachliche Zuordnung erfolgt.
Im Hauptbuch werden alle Sachkonten erfasst. Die Sachkonten aus dem Grundbuch werden ins Hauptbuch übertragen. Somit ist es die Vorlage für Buchungen im Hauptbuch. Der Abschluss des Hauptbuches ergibt die Bilanz, sowie die Gewinn- und Verlustrechnung.

Zu den Grundbüchern gehören zum Beispiel Kassenbücher, Rechnungseingangs- und Rechnungsausgangsbücher.
Es gilt somit die Grundregel: Zuerst erfolgt die Eintragung im Grundbuch und im Anschluss die Buchung auf den Konten im Hauptbuch.
Zusätzlich gibt es auch Nebenbücher, die die Buchungen im Grund- und Hauptbuch unterstützen. Beispiele für Nebenbücher sind das Warenbuch, zur Buchung von Warenein- und -ausgänge oder Lohn- und Gehaltsbuch für die Abrechnungen der Löhne der Mitarbeiter.

Welche Rolle spielt das Grundbuch für die Subscription Economy?

Unternehmen der Subscription Economy haben oft komplexe Buchhaltungsvorgänge durch die ständigen Veränderungen in den dynamischen Geschäftsmodellen. Umso wichtiger ist eine sorgfältige Grundlage in der Buchhaltung, um Geschäftsvorgänge und Abrechnungen nachvollziehen zu können.
Die Buchung und Abgrenzung von Abo-Modellen stellt viele Finanzbuchhaltungen vor große Herausforderungen. Ein gut geführtes Grundbuch, natürlich auch in elektronischer Form, ist die Grundlage der Buchhaltung. Durch die zeitliche Auflistung in Journalform, lassen sich alle Belege zurückverfolgen. Gerade bei einer großen Anzahl von Ausgangsrechnungen, wie es bei Abo-Modellen vorkommt, ist dies wichtig. Ohne ein gepflegtes Grundbuch ist die Prüfung von Vorgängen kaum möglich.

Grundbuch: Die Basis der Buchhaltung

Auch wenn durch die elektronische Buchführung der Zusammenhang der verschiedenen Bücher nicht mehr so relevant ist, da Buchhaltungsprogramme die Buchführungsschritte übernehmen, ist es hilfreich sich mit der eigenen Buchführung zu beschäftigen, um ein grundlegendes Verständnis über die Zusammenhänge zu gewinnen. Auch für Digital-Unternehmer der Subscription Economy hilft dieses Verständnis dabei, immer einen Überblick über die Wirtschaftlichkeit des eigenen Unternehmens zu haben. Das Grundbuch ist zugleich Grundlage und Buchungsanweisung für die Übertragung ins Hauptbuch und somit in jedem Buchhaltungsvorgang der erste Schritt.

Erfahren Sie mehr über billwerk & optimieren Sie jetzt Ihr Subscription Business
Mit billwerk Subscription Management & Recurring Billing automatisieren Sie nahezu alle Geschäftsprozesse Ihres Subscription Business.

in Wiki: FiBu (Finanzbuchhaltung)Wiki: Rechnungswesen