Hauptbuch

Hauptbuch
Das Hauptbuch ist eines der Bücher, aus denen die doppelte Buchführung besteht. In das Hauptbuch werden alle Geschäftsvorfälle aus dem Grundbuch (Journal) überführt. Im Ergebnis findet hier eine sachliche Ordnung aller Buchungen auf Sachkonten statt. Diese gilt als Grundlage für die Bilanz am Jahresende. In diesem Beitrag wird der Themenschwerpunkt Buchführung und im Speziellen das Thema Hauptbuch näher beleuchtet.

Was ist das Hauptbuch?

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In der Finanzbuchhaltung wird mindestens zwischen zwei Büchern unterschieden. Während das Grundbuch alle Geschäftsvorfälle in zeitlicher Abfolge erfasst, ordnet das Hauptbuch alle Buchungen bestimmten Sachkonten zu. Diese zwei Bücher sind die Mindestanforderung an eine geordnete Buchführung. Daher spricht man auch von einer doppelten Buchführung. Daneben gibt es auch diverse Nebenbücher, die als Erläuterung bestimmter Hauptbuchkonten dienen.

Im Folgenden wird das Hauptbuch in einem Gesamtkontext näher erläutert. Schließlich funktioniert ein gut geführtes Hauptbuch nur im Zusammenspiel mit den bereits genannten anderen Büchern.

Das Hauptbuch – Einordung

Die Belege

Die Erfassung sämtlicher Belege bildet die Grundlage für die Zuordnung und Buchung von Beträgen auf bestimmte Konten. Dazu zählen beispielsweise sämtliche Ausgangsrechnungen, Eingangsrechnungen, Kassenbelege und Kontoauszüge.

Das Grundbuch

Auf dieser Basis erfolgt eine Erfassung aller Geschäftsvorfälle in chronologischer Reihenfolge. Dazu zählen Eröffnungsbuchungen, laufende Buchungen, vorbereitende Abschlussbuchungen und die Abschlussbuchungen selbst. Diese werden ins Grundbuch überführt, auch Journal oder Tagebuch genannt.

Das Hauptbuch

Erst mit dem Hauptbuch wird das Controlling eines Unternehmens komplett. Nachdem bereits eine zeitliche Zuordnung stattfand, geht es im Hauptbuch um die sachliche Zuordnung aller im Grundbuch erfassten Geschäftsvorfälle.

Die Nebenbücher

Um Abgrenzungen vornehmen zu können und einzelne Positionen im Hauptbuch besser zu überblicken, gibt es außerdem sogenannte Nebenbücher. Beispiele können etwa das Lohn- und Gehaltsbuch, das Anlagebuch, das Kontokorrentbuch, das Kassenbuch oder das Rechnungsausgangsbuch sein.

 

Welche Bedeutung hat das Hauptbuch für das Controlling?

Im Controlling fallen alle Elemente einer Buchführung zusammen. Hier wird der Kontenplan erstellt und alle Geschäftsvorfälle und ihre Buchungen und Konten überwacht. Eine Buchhaltung (EDV), die mit einem professionellen Buchhaltungsprogramm arbeitet, wird vermutlich wenig mit dem Begriff Hauptbuch zu tun haben, da die Hauptbuch Konten vom System auf Basis der Buchungen im Grundbuch automatisch erstellt werden. Dennoch ist es wichtig, das Prinzip dahinter zu verstehen. So sieht der Gesetzgeber beispielsweise vor, dass das Hauptbuch das Prinzip der Geschlossenheit berücksichtigt. Dies bedeutet lediglich, dass ein Soll-Haben-Ausgleich vorliegen muss. D.h. die Summe der Soll-Posten muss der Summe der Haben-Posten entsprechen.

Am Ende einer Buchhaltungsperiode (z.B. ein Geschäftsjahr) steht die Gewinn- und Verlustrechnung (GuV), sowie die Schlussbilanz an. Die Grundlage hierfür bildet das Hauptbuch, das von einem Buchhaltungsprogramm oder Tool automatisch erstellt wird.

Was bedeutet das Hauptbuch für die Subscription Economy?

Die Beziehung zu Subscription-Kunden basiert im Wesentlichen auf ständigen Veränderungen. Ein dynamisches Geschäftsmodell muss sich somit auch in der Buchführung widerspiegeln. Ein Unternehmen mit einem Subscription-Geschäftsmodell möchte schließlich nicht nur flexible Abrechnungsmodalitäten etablieren, sondern dem Kunden auch barrierefrei und einfach neue Dienstleistungen anbieten um den Gewinn zu maximieren. Kurz: Die Welt des Controlling wird durch jede neue Abonnement-Beziehung und ihrer laufenden Veränderungen immer komplexer. Umso wichtiger ist ein Buchhaltungsprogramm und ein Gesamtsystem, das in der Lage ist, eine komplexe Buchführung zu bewältigen und den Kunden gleichzeitig leicht nachvollziehbare Einzelabrechnungen und Infos zur Verfügung zu stellen. Und natürlich muss am Ende auch die Bilanz stimmen, was nicht mit einer einfachen Excel-Liste zu erhalten ist.

Ein weiterer wichtiger Punkt in der Subscription Economy ist die Rechnungsabgrenzung. So decken sich die Zeitpunkte von Fälligkeiten selten mit denen der erbrachten Leistung. Das ist das Wesen von Abonnements und es ist daher umso wichtiger, dass sich diese Anforderung in Form eines akkurat geführten Hauptbuches manifestiert.

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Fazit: Hauptsache, die Zahlen stimmen

Eine wandelbare Geschäftswelt, wie die der Subscription Economy, ist auch dynamischen Anforderungen ausgesetzt und benötigt besondere Planung. Das Hauptbuch bzw. die Buchhaltung im Allgemeinen muss diesen Anforderungen jederzeit gerecht werden. Ein Verständnis über die Grundzüge der Buchführung zu entwickeln, ist daher insbesondere für Subscription-Unternehmen das A und O. Das Gute: Ein großer Vorteil ist, dass die wichtigen Buchführungsschritte heutzutage von Buchhaltungsprogrammen übernommen werden und man sich nicht mehr auf ein Excel Tool für wichtige Kennzahlen verlassen muss.

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