Nebenbuch

Nebenbuch
Die Buchhaltung besteht aus drei verschiedenen Büchern. Eines von ihnen ist das Nebenbuch, das wir in diesem Beitrag näher erläutern wollen. Dabei ist es im Kontext mit dem Grundbuch und dem Hauptbuch zu sehen. Da wir aber in der Subscription Economy in erster Linie von elektronischer Buchführung sprechen, gerät diese Unterscheidung immer mehr in den Hintergrund. Dennoch ist es hilfreich, sich mit der Theorie näher zu befassen. Das Einmaleins wird schließlich auch in Zukunft noch in der Schule gelehrt, obwohl wir alle inzwischen Taschenrechner benutzen.

Was genau ist eigentlich das Nebenbuch?

Die Buchhaltung besteht aus drei verschiedenen Büchern. Eines von ihnen ist das Nebenbuch, das wir in diesem Beitrag näher erläutern wollen. Dabei ist es im Kontext mit dem Grundbuch und dem Hauptbuch zu sehen.

Um den Vermögens- und Schuldenstand eines Unternehmens  zu ermitteln, ist eine doppelte Buchführung unverzichtbar. Sie wird in Buchhalterkreisen oft auch Doppik genannt. Konkret bedeutet dies, dass alle Geschätsvorfälle und Belege erfasst werden müssen (Belegorganisation) und auf mindestens zwei Konten verbucht werden müssen (Bücherorganisation).

Befassen wir uns zunächst mit der Belegorganisation: Grundsätzlich wird zwischen internen und externen Belegen unterschieden. Während interne Belege beispielsweise Quittungen, Lohnlisten, Materialentnahmescheine oder Privateinlagen- / entnahmen sein können, handelt es sich bei externen Belegen um sämtliche Belege, die den üblichen Geschäftsvorgang betreffen. Also Eingangs- und Ausgangsrechnungen, Kontoauszüge sowie Lieferscheine.

Eine weitere Säule der doppelten Buchführung ist die Bücherorganisation. Beim Grundbuch (auch Journal genannt) werden alle Belege chronologisch und mit sämtlichen Informationen (Datum, Betrag und weitere Vermerke) dokumentiert. Das Hauptbuch enthält dagegen alle Sachkonten. Will heißen, dass hierin alle im Grundbuch erfassten Buchungen übertragen werden und sachlich auf einem Sachkonto geordnet werden.

Die Nebenbücher unterstützen quasi die Buchungssätze im Grund- und Hauptbuch. Beispiele für ein Nebenbuch sind die folgenden:

  • Warenbuch: Hier werden alle Wareneingänge und -ausgänge verbucht
  • Kontokorrentbuch: Hier werden die Buchungen nach Geschäftspartner und Kunden sortiert, um so beispielsweise zu ermitteln, ob ein Kundenkonto ausgeglichen ist oder nicht (Offene-Posten-Buchhaltung)
  • Lohn- und Gehaltsbuchhaltung: Entscheidend für die Lohn und- Gehaltsabrechnung
  • Anlagenbuchhaltung: Veränderungen im Anlagevermögen werden hier erfasst
  • Wechselbuch
  • Kassenbuch

Welche Bedeutung hat das Nebenbuch für das Controlling?

Die Belege

Die Erfassung sämtlicher Belege bildet die Grundlage für die Zuordnung von Beträgen auf bestimmte Konten. Dazu zählen beispielsweise Ausgangsrechnungen, Eingangsrechnungen, Kassenbelege und Kontoauszüge.

Das Grundbuch

Auf dieser Basis erfolgt eine Erfassung aller Geschäftsvorfälle in chronologischer Reihenfolge. Dazu zählen Eröffnungsbuchungen, laufende Buchungen, vorbereitende Abschlussbuchungen und die Abschlussbuchungen selbst. Diese werden ins Grundbuch überführt, auch Journal oder Tagebuch genannt.

Das Hauptbuch

Erst mit dem Hauptbuch wird das Controlling eines Unternehmens komplett. Nachdem bereits eine zeitliche Zuordnung stattfand, geht es im Hauptbuch um die sachliche Zuordnung aller im Grundbuch erfassten Geschäftsvorfälle.

Die Nebenbücher

Um Abgrenzungen vornehmen zu können und einzelne Positionen im Hauptbuch besser zu überblicken, gibt es außerdem sogenannte Nebenbücher. Beispiele können etwa das Lohn- und Gehaltsbuch sein, das Anlagebuch, das Kontokorrentbuch, das Kassenbuch oder das Rechnungsausgangsbuch sein.

In Deutschland besteht nach §238 HGB eine Buchführungspflicht. Die Mindestanforderung besteht darin, dass jeder Beleg nachvollziehbar und überprüfbar ist. So sehen es die Grundsätze ordnungsgemäßer Buchführung (GoB) vor. Die Funktion der Nebenbücher ist insbesondere für das Controlling hilfreich, um Buchungssätze einzelnen Projekten und Sachkonten zuordnen zu können. Es ist also gerade aus unternehmerischer Sicht besonders wichtig, wie es um die einzelnen Geschäftsbereiche buchhalterisch steht. Wie sieht es im „Soll“ und wie im „Haben“ aus? Eine solche doppelte Buchführung hat im Ergebnis nicht nur Folgen für das Controlling. Mögliche finanzielle Schieflagen oder Überschüsse führen auch zu Budgetanpassungen auf Projekt- oder Fachabteilungsebene. Wo muss gespart werden, wohin können Budgets verteilt werden? Auf diese Weise erhält der theoretische Ausdruck Nebenbuch eine ganz praktische Bedeutung.

Ein anderer wichtiger Punkt und Grund für die Pflege von Nebenbüchern bzw. Sachkonten ist das Thema Rückstellungen. Um unternehmerisch adäquat zu handeln, sind antizipative  Geschäftsentscheidungen wichtig, um nach vorne zu schauen und zu wachsen. Für welches Projekt muss  ich mögliche Budgets reservieren, um meine Geschäftsvorhaben zu erreichen?

Was bedeutet das Nebenbuch für die Subscription Economy?

Der Ausdruck Buchführung kommt daher, da tatsächlich noch vor wenigen Jahrzehnten sämtliche Buchungen in klassischen Büchern erfasst und zugeordnet wurden. Man spricht hier auch von Lose-Blatt-Methode. In Zeiten der Digitalisierung und Subscription Economy klingt dieser Ansatz reichlich antiquiert. Heute kann ein Unternehmer oder Controller aus einem Fundus an Buchhaltungsprogrammen wählen und das ist auch notwendig.

Der Umgang mit Subscription-Kunden basiert im Wesentlichen auf ständige Veränderungen. Ein dynamisches Geschäftsmodell muss sich somit auch in der Buchführung widerspiegeln. Eine standardisierte EDV-Buchhaltung kann simultan Buchungen erfassen und verarbeiten, was gerade bei Subscription-Modellen unerlässlich ist. Stellen wir uns nur 1.000 Abonnement-Kunden im Monat vor, reden wir bereits von möglicherweise 12.000 Rechnungen im Jahr. Ein Aufwand, der nur mit perfekt abgestimmter Buchhaltungssoftware zu bewältigen ist.

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Das Nebenbuch – die wichtigste Nebensache eines Unternehmers

So theoretisch ein Nebenbuch in der digitalen Finanzbuchhaltung auch heute klingen mag, so wichtig und praktisch ist es zu wissen, welche Auswirkungen die korrekte Pflege und Zuordnung von Sachkonten auf die geschäftlichen Vorgänge im Unternehmen haben. Nur wer weiß, wie profitabel (oder problematisch)  interne Projekte und Konten aktuell sind, kann Rückstellungen bilden und damit Vorkehrungen treffen, die entscheidend für den Geschäftserfolg sein können. Kurz: Das Nebenbuch, mit all seinen kontextuellen Verbindungen, sollte zur wichtigsten Nebensache eines Unternehmers gehören.

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