Passive Rechnungsabgrenzung

Nebenbuch
In der Buchhaltung wird zwischen der aktiven und der passiven Rechnungsabgrenzung unterschieden. In diesem Beitrag befassen wir uns mit der passiven Rechnungsabgrenzung, da sie besonders relevant für die Subscription Economy ist. In Deutschland besteht der Grundsatz der „periodengerechten Buchung“. Das bedeutet, dass jede Ertragsbuchung unabhängig von der eigentlichen Zahlung in dem jeweiligen Geschäftsjahr erfolgen muss. Das betrifft allein schon deshalb fast alle Unternehmen, da die wenigsten am 1. Januar gegründet haben. Es liegt also in den meisten Fällen ein sogenanntes „Rumpfjahr“ vor, bei dem das Wirtschafts- oder Geschäftsjahr vom kalendarischen Jahr abweicht. Dazu kommt eine Besonderheit bei Unternehmen in der Subscription Economy. In der Regel sind Abonnementerträge im Voraus fällig, während die Leistung erst später erfolgt. Ein gutes Verständnis zum Thema Rechnungsabgrenzung ist in dieser Branche somit unerlässlich.

Wie genau funktioniert die passive Rechnungsabgrenzung?

 Als passive Rechnungsabgrenzung, auch PRA abgekürzt, wird der Vorgang bezeichnet, mit dem man Erträge in das Folgejahr transferiert, obwohl man sie bereits im alten Jahr erhalten hat. Bekannte Beispiele hierfür sind Mieteinnahmen, Zinserträge aber auch Erträge aus Abo-Geschäftsmodellen.

Wenn beispielsweise die Hälfte einer Zahlung einem Ertrag aus dem Folgejahr entspricht, muss die Hälfte des Gesamtbetrags über das Konto „Passive Rechnungsabgrenzungsposten“, auch pRAP genannt, entsprechend abgegrenzt werden. Im Folgejahr wird diese Buchung dann durch die Zuordnung in der korrekten Periode wieder aufgelöst und das Konto damit ausgeglichen.

Zur Einordnung: Im Gegensatz zur passiven Rechnungsabgrenzung, handelt es sich bei der aktiven Rechnungsabgrenzung um eine Ausgabe im alten Jahr, während der Aufwand jedoch im nächsten Jahr erfolgt.

Die Bestimmung von Rechnungsabgrenzungsposten, beruht somit auf das vereinbarte Zahlungsziel mit dem Kunden oder Lieferanten. Sobald ein Geschäftsvorgang über ein kalendarisches Jahr hinausreicht, ist eine Buchung an ein entsprechendes Abgrenzungskonto obligatorisch. Diese Grundlage ist in Deutschland über das HGB §250 und §252 geregelt. Hier heißt es ganz konkret: Aufwendungen und Erträge des Geschäftsjahrs sind unabhängig von den Zeitpunkten der entsprechenden Zahlungen im Jahresabschluss zu berücksichtigen.“

 

Wie sinnvoll ist ein Kontenplan um den Überblick zu behalten?

Für eine übersichtliche Buchführung ist ein Kontenplan mit einer Auflistung einiger weniger Konten sehr sinnvoll. Allerdings sollte die Anzahl der Konten auf ein Minimum reduziert werden, um den Überblick nicht zu verlieren. Hier kann man sich schnell im Detail verlieren. Ein Konto für die passiven Rechnungsabgrenzungsposten ist jedoch unvermeidbar, insbesondere wenn Erträge aus Abonnements zum Kerngeschäft gehören. Im Unterschied zu einem Rückstellungskonto, bei dem die Buchungsbeträge geschätzt oder errechnet werden dürfen, sind die genauen Beträge von  Rechnungsabgrenzungsposten immer bekannt und müssen daher akribisch nachgehalten werden.

Was bedeutet die passive Rechnungsabgrenzung für die Subscription Economy?

Das Wesen eines Subscription-Modells beruht im Prinzip auf der Annahme, dass laufend passive Rechnungsabgrenzungen stattfinden.

Ein Beispiel: Ein Carsharing-Unternehmen verkauft seinem Kunden am 1. Dezember ein Pre-Paid-Paket im Wert von 150,- Euro. Mit diesem kann der Kunde 500 Minuten fahren, nur wird er sie nicht komplett im Dezember verfahren, denn die Freiminuten sind unbegrenzt gültig. Dies bedeutet, dass das Carsharing-Unternehmen nicht die kompletten 150,- Euro auf das alte Jahr verbuchen kann, sondern anteilig auch auf das Folgejahr. Anderenfalls würde es im neuen Jahr eine Diskrepanz zwischen Verbindlichkeit und Aufwand geben. Schließlich wird der Kunde auch im neuen Jahr die Autoflotte nutzen wollen, bei dessen Inanspruchnahme der Leistung allerdings keine Zahlung gegenüberstehen würde.

 

Ein Verständnis über die Rechnungsabgrenzung ist das A und O in der Subscription Economy

 Um in einem Subscription Business den Überblick über die gesamte Buchhaltungsperiode hinweg zu behalten, ist es unerlässlich die passive Rechnungsabgrenzung anzuwenden. Dies setzt natürlich voraus, dass der Kunde in Vorleistung tritt bzw. eine Vorauszahlung tätigt und die tatsächliche Leistung erst oder in Teilen im Folgejahr erfolgt. Hier ist ein übersichtlich gehaltener Kontenplan ratsam, bei dem die Verbindlichkeiten und Aufwände stets im Blick genommen werd

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