TCO | Total Cost Of Ownership

TCO | Total Cost Of Ownership
Total Cost of Ownership (TCO) ist die Gesamtbetrachtung aller Kosten, die mit dem Kauf und Betrieb einer Dienstleistung oder eines Produkts verbunden sind. Sie zielt darauf ab, die Betriebs- und Anschaffungskosten eines Produkts oder Software zu berechnen und festzustellen, ob sich eine Investition lohnt.

Definition TCO – Total Cost of Ownership

Total Cost of Ownership (TCO), zu deutsch auch Gesamtbetriebskosten, ist eine Analysemetrik, mit der die Betriebs- und Anschaffungskosten eines Produkts, einer Anlage oder eines Systems berechnet werden können. Diese ganzheitliche Art und Weise, die Kosten insbesondere in der Informationstechnologie zu bewerten, ist für die Geschäftswelt sehr wichtig, denn sie kann nicht nur die Kosten der Anschaffung sondern auch und alle Aspekte der langfristigen Kosten, also Nutzung, Wartung oder auch Energiekosten von Hardware, Software oder anderen Geräten oder Anlagen bewerten. Hinzu kommt die Berücksichtigung von indirekten Kosten, wie Arbeits- oder Produktionsausfälle. Da die TCO-Analyse alle anfallenden Kosten über den gesamten Lebenszyklus eine Produktes oder eines Dienstleistung aufdeckt, ist sie eine wertvolle Hilfe bei der Investitionsentscheidung.

TCO Modelle und Kostenkategorien

Eine TCO-Analyse lohnt sich, um Fehlinvestitionen zu vermeiden und versteckte Kostentreiber aufzudecken. Auch der Vergleich mit möglichen Alternativen fällt so leichter und ein mögliches Einsparpotential kann ermittelt werden.

Um TCO-Berechnungen durchführen zu können, müssen die Kosten in drei verschiedene Kategorien unterteilt werden: Beschaffung, Implementierung und Support/Wartung. Sie alle zahlen auf die Gesamtkosten ein und können wie im Schaubild zu sehen unterteilt werden.

TCO – Total Cost Of Ownership – Übersicht

TCO - Total Cost of Ownership

Direkte und indirekte Kosten für die TCO Berechnung

Außerdem kann nach direkten und indirekten Kosten unterschieden werden. Die direkten Kosten haben als Hauptmerkmal die Möglichkeit der Quantifizierung, so dass diese Kategorie den Erwerb von Hardware/Software (und deren Updates und Lizenzen), Support (Ausbildung, Reisen, Handbücher usw.), Management (von Netzwerken und Systemen), Entwicklung (von Anwendungen und Inhalten) und Kommunikation (Infrastruktur und Gebühren) umfasst. Die eher schwer zu kalkulierenden indirekten Kosten beziehen sich auf den Betrieb bzw. Endbenutzer. Die wichtigsten Tätigkeiten umfassen gelegentlichen Support und Selbststudium oder sogar Reparaturarbeiten, die mit Arbeits- und Produktionsausfällen verbunden sein können.

Gesamtbetriebskosten: Die Bemessung des Lebenszyklus

Die TCO-Berechnung kann relativ aufwendig sein, da alle Informationen und Fakten gesammelt werden müssen, um die Gesamtkosten abzuschätzen und zu errechnen. Ein weiterer Faktor ist der Lebenszyklus von Produkten oder Dienstleistungen, da sie alle eine gewisse Nutzungsdauer haben. Daher ist es wichtig, die folgenden Nutzungsmodalitäten zu berücksichtigen: 

Abschreibungsdauer: die Anzahl der Jahre, in denen der Vermögenswert oder das Produkt abgeschrieben wird (bspw. 5 Jahre)

Wirtschaftliche Lebensdauer: Jahre, in denen die Anschaffung dem Eigentümer einen finanziellen Ertrag einbringen kann, der sich aus den für die Instandhaltung und den Betrieb notwendigen Kosten errechnen lässt. Wenn diese Kosten ihren Ertrag übersteigen, ist dies bereits ein Zeichen dafür, dass ihre wirtschaftliche Lebensdauer beendet ist.

Faktoren für eine sinnvolle TCO-Analyse

Um aussagekräftige Ergebnisse zu erzielen, müssen einige Faktoren berücksichtigt werden:

  • Klare Angabe der Ziele: Damit die Ergebnisse tatsächlich die im Voraus festgelegten Ziele erreichen, ist es von wesentlicher Bedeutung, dass die vorgeschlagenen Ziele für die Berechnung der TCO umfassend ermittelt werden.
  • Definition der relevanten Kosten: Für eine zufriedenstellende TCO-Berechnung ist es wichtig zu verstehen, welche Kosten mit dem Kauf eines bestimmten Produkts oder der Einführung einer bestimmten Technologie verbunden sind.
  • Definition des Berechnungszeitraums: Ebenso wichtig wie die oben genannten Faktoren ist die Definition des für die TCO-Berechnung zu bewertenden Zeitraums.

Fazit: Die Berechnung der Gesamtbetriebskosten hilft dabei Investitionsentscheidungen zu treffen

Total Cost of Ownership (TCO) ist kurz gesagt die Gesamtbetrachtung aller Kosten, die mit dem Kauf und Betrieb einer Dienstleistung oder eines Produkts verbunden sind. Sie zielt darauf ab, die Betriebs- und Anschaffungskosten eines Produkts oder Werkzeugs zu berechnen und festzustellen, ob sich eine Investition lohnt oder nicht. Eine TCO-Analyse kann auch aufdecken, dass nicht das Produkt oder die Dienstleistung mit den geringsten Anschaffungskosten das günstigste ist, sondern dass ein höherer Preis in der Anschaffung sich über die gesamte Lebensdauer ausgleicht und die Kosten insgesamt niedriger ausfallen.

in Wiki: Kennzahlen & KPIsWiki: Rechnungswesen