XRechnung

XRechnung
XRechnung ist ein XML-basiertes semantisches Datenmodell, mit dem elektronische Rechnungen nach den Vorgaben des Europäischen Komitees für Normung (CEN) an öffentliche Auftraggeber in Deutschland (auf Bundes-, Landes- oder kommunaler Ebene) versendet werden können.

Was ist die XRechnung?

XRechnung ist ein XML-basiertes semantisches Datenmodell, mit dem elektronische Rechnungen nach den Vorgaben des Europäischen Komitees für Normung (CEN) an öffentliche Auftraggeber in Deutschland (auf Bundes-, Landes- oder kommunaler Ebene) versendet werden können. Alle Auftraggeber der öffentlichen Hand in Deutschland werden sukzessive auf den elektronischen Empfang von Rechnungen, vorzugsweise im Format XRechnung, umstellen. Die XRechnung stellt eine nationale Variante der EU-Norm EN 16931 dar, eine so genannte Core Invoice Usage Specification (CIUS). XRechnung erleichtert zudem die Umsetzung der EU-Richtlinie 2014/55/EU. Diese Richtlinie verpflichtet alle Auftraggeber oder Händler, elektronische Rechnungen zu empfangen und zu verarbeiten. Rechnungen ab einer Höhe von 1.000 EUR müssen zukünftig in elektronischer Form an öffentliche Auftraggeber übermittelt werden.

Für Lieferanten an den Bund tritt ab 27. November 2020 ergänzend die Verpflichtung in Kraft, Rechnungen nach bestimmten Formatvorgaben (XRechnung) bei den Bundesbehörden elektronisch einzureichen, damit sie nicht abgelehnt werden.Damit eine XRechnung korrekt vom Rechnungssteller an den Rechnungsempfänger zugestellt werden kann, muss der Rechnungsempfänger eindeutig identifiziert werden. Dazu wird ein eindeutiges Kennzeichen verwendet, das den Rechnungsempfänger eindeutig identifiziert, die sogenannte Leitweg -ID. In diesem Artikel beleuchten wir das XRechnung Format und seine Relevanz beim einmaligen und wiederkehrenden Rechnungen.

XRechnung - Zeitplan

XRechnung entspricht der offiziellen E-Rechnung der Europäischen Union

E-Rechnungen bestehen aus Daten von strukturierten Rechnungen, die automatisch verarbeitet werden können. Ein einfaches PDF-Dokument ohne einen entsprechenden XML-Datensatz kann daher nicht als echte elektronische Rechnung angesehen werden. Auch dann nicht, wenn die PDF-Rechnung vollständig digital, z.B. per E-Mail, an den Endempfänger übermittelt wird. Daher ist ein Szenario durchaus denkbar, in dem einfache PDF-Rechnungen per E-Mail in naher Zukunft von vielen öffentlichen Kunden nicht mehr akzeptiert würden. Genauer gesagt ist die XRechnung das elektronische Rechnungsformat des IT-Planungsrats für Bund und Länder, da es eine deutsche Spezifikation für die elektronische Rechnungsstellung für öffentliche Verwaltungen ist und nur aus einem strukturierten Datensatz besteht.

XRechnung erstellen als Standard?

Nach der EU-Richtlinie handelt es sich bei der XRechnung nicht um “echte” elektronische Rechnungen, die problemlos automatisch verarbeitet werden können. Am 28. Juni 2017 veröffentlichte die vom CEN entwickelte Norm „CEN/TC 434 – Elektronische Rechnungsstellung”in zwei Teilen:

Teil 1: Semantisches Datenmodell für die zentralen Elemente einer elektronischen Rechnung;

Teil 2: Liste der Syntaxen, die EN 16931-1 entsprechen.

Zusammenfassend liefert XRechnung eine Anwendungsspezifikation für das semantische Datenmodell. Es ist beabsichtigt, dass dies der nationale Standard in der öffentlichen Verwaltung sein soll. Der Hauptvorteil besteht darin, dass die XRechnung vollständig dokumentiert wird und sowohl für das Produkt als auch für den Hersteller neutral ist. Es ist auch für jedermann kostenlos verfügbar. Die deutsche Koordinierungsstelle für IT-Standards (KoSIT) hat dieses Format geschaffen, das im Juni 2017 vom IT-Planungsrat veröffentlicht wurde. Das gleiche Gremium ist auch für die Weiterentwicklung und Überarbeitung der Norm zuständig.

Standardkomponenten und Einhaltung der Norm

Die Standard-XRechnung muss die hier aufgeführten Anforderungen erfüllen:

  • Dokumentation des XRechnungsstandards als PDF-Dokument
  • Technische Mittel zur Validierung ergänzender nationaler Geschäftsregeln als Schematron- und XSL-Dateien
  • Technische Darstellung von Codelisten im OASIS-Standard “Genericode 1.0”
  • Open-Source-Referenzimplementierung zur Überprüfung der Übereinstimmung eines XML-Dokuments mit dem XRechnung-Standard
  • Testbotschaften
  • Technische Unterstützung für die Visualisierung.

Die elektronische Rechnung entspricht nur dann dem XRechnungs-Standard, wenn sie in Form eines im Vergleich zum Standard gültigen XML-Dokuments ausgestellt, übermittelt und empfangen wird und wenn sie nur die Informationselemente des semantischen Datenmodells des XRechnungs-Standards (entsprechend seiner Spezifikation) verwendet.

Eine Office-Datei oder eine PDF-Datei mit eingebettetem XML nach einem anderen Standard ist möglicherweise nicht konform. Die Konformität einer Rechnung wird in zwei Schritten festgestellt, wobei der erste Schritt die Verifizierung und der zweite die Bewertung ist. Wenn das Ergebnis der Konformitätsprüfung positiv ist, muss die Rechnung akzeptiert werden. Ist das Ergebnis negativ, kann im zweiten Schritt mit Hilfe einer Konformitätsbewertung entschieden werden, wie gross die Abweichung von der Norm ist und ob die Rechnung trotzdem akzeptiert und bearbeitet werden soll. Wenn die Abweichungen die definierte Annahmetabelle überschreiten, wird die Rechnung abgelehnt. Diese Konformitätsbewertung kann individuell definiert werden.

Wichtig zu wissen ist, dass es nicht den einen Standard für E-Rechnungen gibt. Neben XRechnung gibt es auch das ZUGFeRD-Format, das ebenfalls als  Standard in der Rechnungskommunikation zwischen zwei Unternehmen, Verwaltungen oder Behörden verwendet wird. Die Datenstruktur von ZUGFeRD 2.1 basiert ebenso wie die XRechnung auf der Norm EN 16931. Die XRechnung erfüllt die spezifischen Anforderungen der deutschen Verwaltung. ZUGFeRD wurde dagegen speziell auf die Bedürfnisse der Wirtschaft zugeschnitten und nimmt mit der Version 2.1.1. im Profil XRechnung auch die spezifischen Anforderungen der Verwaltung in sich auf.

Fazit: Standard für elektronische Rechnungen

Das Hauptziel von XRechnung ist die Schaffung einer elektronischen Rechnungsstellung auf der Grundlage des Inhalts und einer neutralen und standardisierten Technologie. Die XRechnung ist kompatibel mit nationalen und internationalen Standards und wird ab 27. November 2020  für die Rechnungsstellung im öffentlichen Beschaffungswesen benötigt. Sie eignet sich aber auch für den einfachen, sicheren, schnellen und ressourcenschonenden Austausch von Rechnungen zwischen Unternehmen. Dabei ist das XRechnung Beispiel kein exklusives Format für die Rechnungskommunikation. Weitere Formate wie ZUGFeRD, spielen ebenfalls eine wichtige Rolle in der Welt der elektronischen Rechnungen.

Ist Ihre Subscription Management Lösung bereit für die Zukunft?

Jetzt Checkliste herunterladen

in Wiki: Standards & Normen