ZUGFeRD Format

ZUGFeRD Format
Der Zentraler User Guide des Forums elektronische Rechnung Deutschland, kurz ZUGFeRD Format, ist ein elektronisches Datenformat für den Austausch von Rechnungen. Was zunächst banal klingt, ist auf dem besten Wege ein neuer Standard, ja ein Zugpferd, in der Rechnungskommunikation zwischen zwei Unternehmen, Verwaltungen oder Behörden zu werden. Es lohnt sich also für jedes kleine und große Unternehmen, sich frühzeitig mit der Thematik auseinanderzusetzen.

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Jedes Jahr werden rund 32 Milliarden Rechnungen in Deutschland ausgetauscht. Überraschend: Nur 10 Prozent der Rechnungen werden auf elektronischem Wege versendet. Dabei liegt das Einsparungspotenzial auf der Hand. Neben Porto und Papier entfällt auch viel manuelle Arbeit, sobald sich ein Unternehmen für die elektronische Rechnungsverarbeitung entschieden hat.

ZUGFeRD Format: Elektronische Rechnungen auf einem neuen Level

Doch was ist der Unterschied zwischen einer herkömmlichen PDF-Rechnung und einer Rechnung im ZUGFeRD Format? Einfach erklärt, besteht eine ZUGFeRD-kompatible Rechnung aus zwei wohlbekannten Formaten, nämlich dem PDF- und einem XML-Format. Es handelt sich also um eine Hybrid-Datei, die mit dem PDF eine visuelle Komponente aufweist und mit dem XML einen datenbasierten Ableger für die weitere, automatisierte Verarbeitung. PDF und XML müssen die Vorgaben des § 14 Abs. 4 Umsatzsteuergesetz (UStG) berücksichtigen, um inhaltlich identische Mehrstücke derselben Rechnung darzustellen.

Dadurch, dass sich in der ZUGFeRD Rechnung also auch strukturierte XML-Daten befinden, ist eine elektronische Rechnungsverarbeitung im unternehmensspezifischen Buchhaltungssystem problemlos möglich. Die manuelle Übertragung der Rechnungsdaten in ein digitales Tool entfällt dadurch. Gerade in der Subscription Economy sind agile Herangehensweisen wie diese notwendig, um den flexiblen Abonnement-Angeboten und -Tarifen gerecht zu werden.

Warum wird das ZUGFeRD Format zum neuen Standard in der Rechnungsverarbeitung?

Das Forum elektronische Rechnung Deutschland, kurz FeRD, ist eine nationale Plattform von Verbänden, Ministerien und Unternehmen in Deutschland. Die Organisation hat sich zur Aufgabe gemacht, die Akzeptanz und die Verbreitung von elektronischen Rechnungen und ihre Verarbeitung zu fördern. Die Mitglieder-Liste liest sich bereits jetzt wie das Who-is-who der deutschen Wirtschaft. Neben den Bundesministerien für Finanzen, Wirtschaft und Innern, haben sich auch der Branchenverband Bitkom, das Softwareunternehmen DATEV, der Verband der Automobilindustrie, der Verband der Elektroindustrie und viele weitere dem Forum angeschlossen. Jedes Unternehmen, das sich also für die ZUGFeRD Rechnungen entscheidet, ist in bester Gesellschaft und bereitet das eigene Unternehmen auf die Zukunft vor. Übrigens: Die Rechnungsstellung mit billwerk ist kompatibel mit dem ZUGFeRD-Standard.

 

Für wen ist das ZUGFeRD Format relevant?

Die Voraussetzung für den Erfolg von ZUGFeRD konformen Rechnungen war und ist die Entwicklung eines einheitlichen Datenformats, das sowohl in der Wirtschaft als auch in der öffentlichen Verwaltung Akzeptanz findet. Beides ist durch die FeRD-Mitglieder gewährleistet. Sämtliche Behörden und Finanzämter akzeptieren den neuen Standard im Rechnungswesen. Gerade kleinen und mittelständischen Unternehmen soll das ZUGFeRD Format eine Unterstützung in der Buchhaltung sein. Dass insbesondere Unternehmen in der Subscription Economy einen Vorteil aus dem neuen Rechnungsstandard ziehen können, liegt dabei auf der Hand. Im Vergleich zu Pay-per-Product-Angeboten ist eine elektronische Rechnungsverarbeitung bei digitalen Subscription-Modellen unausweichlich.

Effizienz und Schnelligkeit in der Verarbeitung von Kundenanfragen sind wichtige Faktoren für ein funktionierendes, dynamisches Abonnement-Business. In welcher Branche Sie dabei zu Hause sind, ist für ZUGFeRD völlig unerheblich. KMUs aller Art, Großunternehmen, Softwarehersteller, Service Provider und Organisationen im nichtwirtschaftlichen Sektor können allesamt von dem neuen Rechnungsformat profitieren.

 

Wie zukunftsfähig ist ZUGFeRD?

Stellt sich noch die Frage, wie zukunftsfähig das ZUGFeRD Format wirklich ist. Ist es nicht möglich, dass parallel an anderen Formaten entwickelt wird und wir uns in wenigen Jahren wieder auf ein neues Format einstellen müssen? Die Wahrscheinlichkeit ist äußerst gering. Zwar gibt es in gewisser Weise einen Wettbewerb der Ideen zwischen dem Bundesministerium des Innern und dem der Wirtschaft, doch zukünftige weitere Rechnungsstandards, wie etwa die XRechnung, sollen nach Aussage von Experten gleichberechtigt anerkannt und verwendet werden können.  Einzeln betrachtet handelt es sich bei ZUGFeRD bekanntermaßen um eine Kombination aus einer PDF- und einer XML-Datei. Formate, die weltweit seit langer Zeit als Standard gelten. Im Unterschied dazu ist die XRechnung ein rein strukturierter Datensatz ohne PDF-Komponente. Wie zukunftsfähig das ZUGFeRD Format wirklich ist, wird auch dadurch deutlich, dass das Format von Wirtschaft und öffentlicher Hand gemeinsam entwickelt wurde – ohne finanzielle Interessen. Das Ziel war stets der breitest mögliche Konsens, beruhend auf globalen Standards und europäischen Empfehlungen.

 

Aus 2.0 wird 2.1.1: Das ZUGFeRD Format wird weiterentwickelt

In Ergänzung dazu wurde im September 2017 eine neue Version, nämlich ZUGFeRD 2.0, entwickelt und verabschiedet. ZUGFeRD 2.0 im Profil EN 16931 entspricht vollständig der europäischen Norm und kann damit von allen europäischen Verwaltungen gemäß EU-Richtlinie 2014/55/EU empfangen und verarbeitet werden. Außerdem basiert die 2.0-Version auf den aktuellsten internationalen UN/CEFACT-Standards der Vereinten Nationen. Im Juli 2020 wurde die aktuellste Version ZUGFeRD 2.1.1 veröffentlicht. Die Datenstruktur basiert weiterhin auf der Norm EN 16931 und nimmt im Profil XRechnung jetzt auch die spezifischen Anforderungen der Verwaltung in sich auf. Die XRechnung definiert auf nationaler Ebene zusätzlich zu den EN 16931 noch 21 nationale Geschäftsregeln und erfüllt die besonderen Anforderungen der deutschen Verwaltung.

Unternehmen, die sich also für das ZUGFeRD Format entscheiden, ganz gleich wie groß, setzen auf ein echtes “Zugpferd” im Rechnungswesen. Die Zukunft gehört schließlich nicht mehr dem Papier und dem Porto, sondern der effizienten und kostensparenden elektronischen Rechnungsverarbeitung.

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